我國企業檔案信息化建設探究

隨著現代企業管理制度的引進，市場經濟的迅速發展，我國企業在激烈的競爭中逐步轉型，走現代化發展之路。信息資源成為企業在競爭中的主要資源，企業信息化的重要組成部分是檔案信息化。對企業而言，檔案資源是重要的信息，是一筆無形的資產。因此，應當充分認識到企業檔案信息化建設的重要性，積極推進檔案信息化建設，使其為提高企業的經濟效益和社會效益提供更高效的服務。

一、企業檔案信息化建設的必要性

企業檔案信息化建設就是將企業的檔案管理從傳統的實體方式轉向現代化數字方式，將現代信息技術與檔案管理相結合。檔案信息化建設是以科學的管理方法為前提，以現代科學技術為手段，對檔案工作和信息資源優化管理，形成信息網絡體系，進而實現資源共享，使之更好的為提高企業的社會效益和經濟效益提供服務。

企業檔案信息化建設是企業從傳統管理模式向現代化管理轉變的基礎，傳統的實體檔案管理模式已經不能適應企業信息化的要求。隨著企業的不斷發展壯大，檔案資源越來越多，紙質檔案不利于查閱者查找材料，且易于磨損，不易保存。企業管理以檔案管理為基礎，只有改變傳統的紙質檔案管理模式，運用網絡技術，對檔案信息進行數字化儲存、自動化處理以及網絡化的服務，最大限度地發揮檔案資料的價值，才能適應企業信息化建設的需求。

我國企業傳統的檔案管理只是將文件材料進行收集、整理、記錄、保存，供人們查閱，企業對檔案管理的重視程度不夠，其信息意識、法制意識、服務意識以及效益意識相對單薄，只是將檔案資源管理看成是簡單的保存工作。受傳統思想影響，對檔案的管理觀念相對保守，缺乏資源共享意識，結果造成信息資源不能流通，不能更好地為企業經濟效益的提高提供服務。

二、我國企業檔案信息化建設的現狀

我國企業檔案信息化建設在企業現代化管理中發揮了重要價值，具有重要意義，但是也存在一些問題。首先，我國企業檔案信息化建設發展不平衡。一些大型企業對檔案信息化建設的投入力度較大，已經初步具備檔案信息化建設的基礎性設施，重金引進技術人才開發檔案信息數據庫，逐步進行紙質檔案信息的網絡化、數字化管理，并以企業的網絡建設為依托，實行資源共享，使檔案信息的服務網絡化，從而優化企業信息管理，為企業經濟效益和社會效益的提高創造了有利條件。例如寶山鋼鐵集團，它配備了齊全的硬件、軟件設施來進行檔案信息化建設，引進并培養專業人才進行企業信息網絡建設，開設了專門的網頁來管理企業信息資源，為企業的建設發展提供便利的服務和全面的信息，適應了市場競爭的需求。一些效益差、規模小的企業在企業檔案信息化建設中相對落后。其次，我國企業進行檔案信息化建設的資金技術不足，缺乏專業人才?？傮w而言，我國企業對檔案信息化建設的重要作用認識不足，企業面臨著向現代化管理轉型，卻不夠重視檔案信息化建設。缺乏資金和技術的支撐，企業對檔案信息資源的開發和利用的力度不夠。再次，企業檔案信息化建設缺乏統籌規劃。我國企業檔案信息化建設存在盲目跟風的現象，沒有進行合理科學的統籌規劃，導致企業檔案信息化建設的程度和質量參差不齊，無法實現檔案信息管理與其他信息管理的有機結合，無法實現企業文檔管理的一體化。

三、我國企業檔案信息化建設的措施

企業檔案對企業生產、企業管理等信息資源進行整理保存，對企業的發展和建設有著不可替代的重要作用，但是，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代化企業管理的需求，因此，必須加強企業檔案信息化建設。

1.充分認識企業檔案信息化建設的重要作用

企業檔案信息化建設是企業現代化建設的重要組成部分，是企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地的軟實力。因此，必須重視企業檔案信息化建設，加大資金、技術的投入，推進和完善企業檔案資源的信息化建設，樹立服務意識、信息意識以及效益意識，使網絡化、數字化的檔案信息在企業現代化建設中最大限度地發揮其價值和作用。作為一名企業檔案管理人員，必須充分認識到電子文件檔案管理的重要性，轉變傳統紙質檔案管理的思維模式，樹立起新型電子文件檔案管理的思維模式，強化相關電子文件管理專業知識與技能的學習，在電子文件檔案管理工作中自覺做好各項工作，使電子文件檔案管理工作更好地促進企業或者高校各項工作的順利進展。

2.建立健全電子文件檔案管理的規章制度

電子文件檔案管理的規章制度可以使企業在進行檔案管理工作時有章有據，使檔案管理工作有條不紊地進行，避免在管理工作中出現檔案混亂的現象，如果出現問題，也能根據相關的規章制度及時進行處理。新時期背景下，電子信息技術不斷進步，以電子信息技術為載體的電子檔案被擺到了前所未有的高度，但在企業中，電子檔案的管理依然缺乏必要的規章制度，致使電子檔案管理工作中出現混亂的現象。對此，企業應該依據實際情況，制定電子檔案管理的相關規章制度，比如制定電子檔案的收集制度、集中管理制度以及歸檔制度等等。電子檔案管理的規章制度還應該包括檔案管理人員的考核制度，加強對檔案管理人員的監督。在電子檔案管理工作中，建立責任追究制，明確檔案管理人員的職責，使檔案管理人員自覺地將各項工作做好。

3.企業檔案信息化建設應當與檔案信息資源的開發利用有機結合

企業檔案信息化建設在給查閱保存以及利用檔案資源帶來便利的同時，也給檔案工作帶來了挑戰。因此，檔案信息管理的建設應當和信息資源的開發利用結合起來，使檔案信息化建設與企業的經濟基礎和企業的信息需求以及企業的技術發展相協調，使信息資源能夠產生更為廣泛的社會效益和經濟效益。在對檔案信息資源進行開發利用的同時，應當重視檔案數據庫和網絡傳輸的安全問題，使企業檔案信息資源具有長期的真實有效性，從而確保企業檔案信息化建設的健康發展。

4.加強企業檔案信息化建設的基礎性工作

檔案信息化建設的前提是基礎設施的配備，企業檔案部門應當建立企業信息網絡應用與服務平臺，將紙質檔案資源數字化，將檔案資源的網絡建設與政府網、辦公自動化等系統相連，使檔案信息有效發揮其作用。

5.規范檔案信息化建設的標準

檔案信息化建設的法律保障是標準規范，是不可替代的重要條件。就目前而言，我國相關檔案信息化建設的標準還不是很明確，檔案行政管理部門應當健全完善檔案信息化建設的標準規范和檔案工作制度。應當規范電子檔案的格式、標準等，使數字化檔案的保管有法可依，能夠按照統一的標準歸檔電子文件，從而推進企業檔案的信息化建設。

6.培養管理型信息化人才

專業人才是檔案信息化的關鍵。因此，企業的檔案管理人員為了適應信息化建設的需要，應當轉變觀念，主動學習，提高自身的綜合素質。企業也應當加大資金的投入，建立一支以復合型人才為核心，管理型人才為基礎的隊伍來滿足企業檔案信息化建設的需求。

企業檔案信息化建設是一項長期而系統的任務，對我國企業的發展壯大有著至關重要的作用。在推進企業檔案信息建設的過程中，應當將管理技能與信息技術有機結合，以現代先進的科技為手段，轉變傳統企業檔案管理模式，使企業的檔案資源能夠更好的為企業發展提供服務。

（作者單位：中鐵大橋局集團第五工程有限公司）