文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質初探

單位有大小，分工有不同，但每個單位都少不了文秘人員這個重要的崗位，文秘人員除了要承擔行政事務、綜合服務等方面的工作，最主要的工作內容還是文書檔案管理。文秘人員作為文書的管理者，決定著文書管理的質量和文書檔案的質量，只有擁有良好的素質，才能出色地做好文書管理工作，這既是文秘工作內在性質確定的，也是由文秘工作客觀規律決定的。筆者通過長期實踐感到，文秘人員的必備素質包括道德修養、業務能力和工作的藝術性等方面。

一.文秘人員良好的道德修養，是做好文書檔案管理工作的首要素質

道德修養是人的道德活動形式之一，是個人自覺地將一定社會的道德要求轉變為個人道德品質的內在過程。道德修養要通過道德實踐活動促使道德原則和規范轉化為人們內心情感、意志和信念，道德修養對于純潔人們的道德意識、培養人們的道德品質、形成人們的道德行為，進而達到理想的道德境界具有重要意義，所謂德才兼備，以德為先。

文秘人員作為領導的助手，承擔著會議記錄、文稿起草、涉密文件處理等文書檔案管理工作。會議記錄是文秘人員在會議過程中，把會議的組織情況和具體內容記錄下來，以文字形式最大限度地再現會議情境的行為。會議記錄要求文秘人員一要忠于事實，不夾雜記錄者個人情感，不允許有意增刪發言內容；二必須忠實原意，不添加觀點、主張，斷章取義，尤其是會議決定，更不能有絲毫出入；三會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應征得發言者的審閱同意等。文稿起草一般要經過初稿、修改、定稿三個階段，文秘人員不光要掌握公文基本格式，文稿的草擬要領，還要求能準確把握新形勢，不偏離主旋律，不斷提高思想認識，培養大局意識，能根據現行的政策或上級機關的要求，按照領導的意圖和主張起草，經與領導合作反復修改形成正式文稿。而涉密文件的管理更是有嚴格的制度要求，無需贅述。這些都要求文秘人員應具有良好的道德修養，在實際工作中能堅持原則，保守秘密，覺悟高，講誠信，守紀律，并且把自身良好的道德修養貫徹到文書管理工作實踐中去。

二、文秘人員較強的業務能力，是做好文書檔案管理的重要素質

能力，就是指順利完成某一活動所必需的主觀條件，是直接影響活動效率，并使活動順利完成的個性心理特征。業務能力是指個人能運用所掌握的知識和經驗順利完成某項工作，或勝任某項任務的素質條件，業務能力的強弱直接影響到工作的質量和效果。

文秘人員的業務能力主要是指規范起草和處理公文的能力，而要具備較強的業務能力，首先要會學習，就是要求文秘人員不但要樹立終身學習的理念，與時俱進地學習上級的有關文件，學習黨和國家有關的方針、政策，深入理解其精神實質和政策界限，同時積累公文寫作知識，打牢公文寫作基礎，做好相關知識儲備，勤于思考，善于總結，并能迅速領會領導意圖，將上級的政策、精神加以具體化；其次要能認真謀篇布局。在熟悉規范的公文基本格式基礎上，保持清晰的思路，思維縝密，考慮周全，做到心中有數，胸有成竹，草擬出合理裁剪，突出重點，布局得當的提綱。三需對文稿進行精雕細琢和提煉潤色。要能對平時積累的工作素材進行系統梳理、認真歸類和精加工，通過敏銳的政治觀察力和分析判斷力，使文稿在格式上保持布局的規范性、合理性，在文字上達到表述的準確性、科學性，在篇幅上講求整體結構的緊湊性、美觀性，使文稿主題突出，有較強的針對性和指導性，最終達到完美效果。四是能按規定處理各類公文。即按公文處理規范性文件的要求，通過收、發處理的每一個環節，使公文流轉處理依順序進行，發揮最大效用。較強的業務能力是提高文書質量和順暢流轉處理公文的有力保障，是行政管理高效、高水準的重要體現，也是管理文書工作的文秘人員應具備的重要素質。

三、文秘人員工作的藝術性，是文書檔案管理提升水平的保障

文秘人員工作的藝術性，表現在技能與技巧的運用上面。要想做一名出色的文秘人員，不僅要具備廣博的科學知識，同時，應清醒認識自己所處的位置，找準自己的坐標，講求工作的藝術性，掌握工作的方式方法。

1.要懂得尊重。懂得尊重他人是有教養的表現，也是為人處事的高尚品質，我們每個人在單位所從事的職業只有分工的不同，沒有高低貴賤之別，一個真正懂得尊重他人的人，必然會得到他人的尊重和支持配合。作為一名文秘人員，因其與領導的密切關系以及文書管理崗位的重要性，更要學會以平常的心態面對人和事。尊重領導，尊重同事，對領導不卑不亢，對同事真誠友善，才能妥善處理好各種工作關系，創造和諧辦公環境，獲得領導和同事的信任，在領導的指導和同事們的協助下，集集體智慧和經驗，做好文書檔案管理等工作。

2.要能分擔。領導也是從普通干部成長到擁有一定政治地位的人，也會因各種原因，遇到工作壓力產生低落的情緒。文秘人員要學會主動與領導溝通，多從領導的角度思考問題，主動為領導分擔一些工作，與領導分享工作取得的成績和喜悅的同時共同承擔責任和壓力，面對挫折與失敗。在領導沖動的時候，盡到提醒義務，避免領導因決策失誤；在領導因工作失誤情緒低落的時候，能從旁開導和舒緩情緒。逐漸建立起與領導之間的深厚感情，獲得領導的信任，使你建設性的參謀建議能順利進入領導的視聽，共同成就高質量、高水平的文書。

3.要有責任心。責任心不僅是一種習慣，一種素質，更是一個優秀的人的必備品質，責任心能保證工作不出差錯，達到完滿效果，工作水平、工作質量不斷有新的飛躍。一個具有責任心的文秘人員，會認識到自己的工作在單位中的重要性，把實現單位的目標當成自己的目標，以挑剔的眼光看待工作，以追求完美的態度對待工作，想領導之所想，急領導之所急。有人曾經這樣形容過責任，“責任通常分為兩種，一種如清茶，倒一杯是一杯，永遠是被動的；一種如啤酒，剛倒半杯就泡沫翻騰，永遠是主動的”。在文秘崗位上就要像啤酒，以強烈的責任心去做好文書管理工作，讓自己滿意、同事滿意、領導滿意。

4.要會統籌兼顧。就是要求文秘人員有全局意識、科學籌劃、兼顧各方。文秘人員有時工作頭緒多，工作任務難易參雜，就文書檔案管理而言，可能一天當中會有幾個文稿起草或公文處理等著辦理，有時時間要求特別緊張，就必須學會“十指彈琴”，科學安排時間，明確工作重點，分清輕重緩急，先易后難，先急后緩，在做容易的工作同時可以邊思考較難的工作，等做完了容易的，再集中精力突破難的。不能“眉毛胡子一把抓”，主次不分，要在全面分析的基礎上，經過深思熟慮做出正確判斷后，再著手去做，避免走彎路，保障文書管理工作的效率。

文秘人員是單位文書檔案管理的執行者，只有具備了良好的道德修養、較強的業務能力、掌握了工作的藝術性等三方面素質才能很好地履行崗位職責。文書檔案管理水平決定著文書檔案的完整和質量，文書檔案是文書材料真正體現價值的歸宿，為此，文秘人員做文書檔案管理工作時一定要有較強的為單位存史檔案意識，做到應收盡收，應存盡存，實現真正意義上的文書檔案管理效用最大化，使自己成為一名出色的文秘工作者。

（作者單位：江西科技師范大學檔案館）