醫(yī)院后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理應(yīng)用

摘 要：文章對(duì)醫(yī)院后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理的重要性內(nèi)涵進(jìn)行了表述，分析了物資信息化管理網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，并著重介紹了物資信息化管理的實(shí)際應(yīng)用，總結(jié)了物資信息化管理對(duì)提升后勤物資管理品質(zhì)所帶來(lái)的明顯成效。

關(guān)鍵詞：物資配送 服務(wù)流程 信息化管理

中圖分類號(hào)：F252

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2013）01-252-03

醫(yī)院后勤物資配送服務(wù)流程的管理是醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)，是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)。如何提高各類物資管理的科學(xué)性和合理性，減少浪費(fèi)和庫(kù)存占用，優(yōu)化物資管理流程，加強(qiáng)物資的定額管理等，是醫(yī)院信息化管理的一個(gè)重要課題。近年來(lái)，筆者所在的湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院以信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為平臺(tái)，以計(jì)算機(jī)管理為技術(shù)支持的后勤各種物資配送服務(wù)流程管理，取得了長(zhǎng)足發(fā)展。對(duì)全院實(shí)行各種物資的統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)、統(tǒng)一供應(yīng)配送、統(tǒng)一信息化管理、統(tǒng)一成本核算。經(jīng)過(guò)幾年的運(yùn)行，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益明顯提高，各種物資采購(gòu)成本大幅度下降，收到了良好的效果。在醫(yī)院物資內(nèi)部流轉(zhuǎn)過(guò)程和科學(xué)管理中，強(qiáng)化了醫(yī)院物資管理意識(shí)，確保醫(yī)院固定資產(chǎn)的實(shí)物管理和價(jià)值管理相結(jié)合，不斷完善內(nèi)部控制制度，減少管理中的漏洞，營(yíng)造了良好的物資管理環(huán)境。

一、后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理重要性

現(xiàn)在的社會(huì)是信息化的社會(huì)。信息具有傳播速度快、傳播范圍廣、內(nèi)容更新及時(shí)等優(yōu)勢(shì)。以我院為例，對(duì)后勤物資管理的信息化建設(shè)歷來(lái)十分重視，但物資管理信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要醫(yī)院內(nèi)部行政職能科室、后勤部門、臨床科室共同配合與協(xié)調(diào)才能完成。我院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，醫(yī)院的財(cái)會(huì)、審計(jì)部門重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)后勤物資采購(gòu)配送等一系列關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，采用多元化內(nèi)部監(jiān)控措施，把內(nèi)部控制滲透到醫(yī)院物資管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，降低醫(yī)院的成本消耗，緩解就醫(yī)者看病貴的突出矛盾，構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系，在提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的同時(shí)，不斷深化后勤物資配送服務(wù)流程的信息化建設(shè)，真正地建立了良好的物資管理體系。物資信息管理很好地保證了物資流通處于較佳的運(yùn)行狀態(tài)。

二、后勤物資配送服務(wù)流程信息化網(wǎng)絡(luò)安全管理問(wèn)題

計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備更新及升級(jí)不及時(shí)。我們獲取信息、處理信息、存儲(chǔ)、傳遞信息這一過(guò)程中，高效的計(jì)算機(jī)信息處理工具起到了非常重要的作用。從物資招標(biāo)采購(gòu)環(huán)節(jié)到物資驗(yàn)收入庫(kù)出庫(kù)等物資管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。但是，由于硬件老化及計(jì)算機(jī)的不穩(wěn)定因素，系統(tǒng)故障會(huì)嚴(yán)重影響到物資流通過(guò)程中繁重的運(yùn)算和大量的數(shù)據(jù)流處理，影響工作效率。硬件引起的故障，硬盤數(shù)據(jù)丟失，會(huì)使多年來(lái)保存的各種數(shù)據(jù)、重要文檔資料等丟失。為此，不斷進(jìn)行計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新，配備高性能的計(jì)算機(jī)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能使物資管理信息系統(tǒng)運(yùn)行更流暢，數(shù)據(jù)保存更安全，更穩(wěn)定、可靠。

計(jì)算機(jī)病毒防護(hù)及安全意識(shí)不強(qiáng)。由于網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，各級(jí)醫(yī)院紛紛通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立了自己的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源共享和各項(xiàng)工作的拓展，開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)的使用波及到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全，致使計(jì)算機(jī)病毒在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上大范圍的傳播，影響到網(wǎng)絡(luò)整體的速度和系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。網(wǎng)絡(luò)安全關(guān)系到物資部門專用軟件的穩(wěn)定運(yùn)行，也關(guān)系到物資重要數(shù)據(jù)的保存和傳輸安全，使得我們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中不得不對(duì)數(shù)據(jù)安全問(wèn)題引起足夠重視。

三、后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理應(yīng)用

1.明確權(quán)責(zé)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督。我院物資的采購(gòu)供應(yīng)由后勤部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。醫(yī)院成立有招標(biāo)采購(gòu)民主管理機(jī)構(gòu)及物資招標(biāo)采購(gòu)選標(biāo)工作組，成員由院長(zhǎng)、主管后勤工作的副院長(zhǎng)，后勤服務(wù)中心、財(cái)經(jīng)處、監(jiān)審處等有關(guān)人員組成。做好醫(yī)院物資管理的宏觀調(diào)控，把握投資方向。主管院長(zhǎng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)醫(yī)院物資采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)審和決策。臨床科室對(duì)使用的醫(yī)療物資進(jìn)行技術(shù)性的綜合評(píng)估。財(cái)經(jīng)處對(duì)相應(yīng)物資的定價(jià)和成交價(jià)格進(jìn)行核定，同時(shí)從經(jīng)濟(jì)效益的角度對(duì)物資采購(gòu)項(xiàng)目提出評(píng)估意見(jiàn)。紀(jì)委監(jiān)察、財(cái)務(wù)、審計(jì)等有關(guān)部門履行對(duì)招投標(biāo)及審核結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)民主管理機(jī)構(gòu)建議。后勤物資配送部門對(duì)全院物資采購(gòu)、物資管理、物資分配進(jìn)行全面統(tǒng)管，改變過(guò)去醫(yī)院物資管理粗放分散型的運(yùn)作模式，遵循合理分工與相互制約原則、協(xié)調(diào)原則和責(zé)任到人等原則，使醫(yī)院物資管理突出集中統(tǒng)一，責(zé)權(quán)明確，網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，充分體現(xiàn)物資管理的透明性。

2.分類管理、統(tǒng)一核算。大型醫(yī)院物資分類方式較多，通常按物資的功用分類、價(jià)值分類和自然屬性分類，目前，我院物資的分類根據(jù)物資的用途和價(jià)值來(lái)分類。我院物資的采購(gòu)與配送分屬于后勤物資器材科（配送部）和后勤財(cái)務(wù)部共同管理，由物資采購(gòu)員和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)員統(tǒng)一核算，責(zé)任明確。根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況和管理需要，醫(yī)院后勤物資儲(chǔ)備采用ABC分類庫(kù)存管理辦法，并設(shè)置三個(gè)分區(qū)庫(kù)房：醫(yī)療器械庫(kù)、醫(yī)用耗材庫(kù)、行政材料庫(kù)。ABC分類庫(kù)存管理法，就是按照“關(guān)鍵的少數(shù)和次要的多數(shù)”原理，將品種繁多的物資按其重要程度及資金占有的不同進(jìn)行分類。對(duì)品種少但資金占用多的A類物資集中管理，經(jīng)常檢查，并盡可能按經(jīng)濟(jì)批量原則儲(chǔ)備，以免過(guò)多占用固定資金。對(duì)次重點(diǎn)的B類物資，采用分散和集中結(jié)合的管理方法，適當(dāng)控制庫(kù)存，并且定期檢查。對(duì)品種多而資金占用少的C類物資，可批量進(jìn)貨，據(jù)實(shí)靈活儲(chǔ)備，以便將精力投入到AB兩類物資的儲(chǔ)備管理。憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)將各個(gè)庫(kù)房的物資材料的賬務(wù)數(shù)據(jù)全部匯集到后勤財(cái)務(wù)部統(tǒng)一處理、統(tǒng)一核算、匯總統(tǒng)計(jì)。后勤所有物資的消耗統(tǒng)一參與醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)核算。

3.借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)一體化管理。一是嚴(yán)格物資“零庫(kù)存”；二是網(wǎng)上物資申領(lǐng)流程；三是計(jì)算機(jī)出入庫(kù)、庫(kù)存管理；四是貴重物資監(jiān)控管理。貴重物資如導(dǎo)管和介入材料等，采用從采購(gòu)入庫(kù)到請(qǐng)領(lǐng)、病人的使用、收費(fèi)環(huán)節(jié)等全過(guò)程監(jiān)控，減少了中間環(huán)節(jié)的失誤對(duì)醫(yī)院造成的經(jīng)濟(jì)損失。

4.優(yōu)化物資財(cái)務(wù)管理流程和質(zhì)量。我院運(yùn)用新建立RHP的電算化財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，以最快的時(shí)間，最經(jīng)濟(jì)的辦法，及時(shí)編報(bào)準(zhǔn)確可靠的財(cái)務(wù)報(bào)表，真實(shí)反映后勤中心的工作業(yè)績(jī)，同時(shí)為做好事前的預(yù)測(cè)、事中決策、事后分析提供依據(jù)。嚴(yán)格執(zhí)行材料入出庫(kù)管理制度，出庫(kù)定額制度，交舊領(lǐng)新制度，計(jì)劃領(lǐng)料制度，庫(kù)存物資賬目清楚。本著“誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則加強(qiáng)資產(chǎn)日常監(jiān)管，并將每年的1月1日和7月1日作為資產(chǎn)清查基準(zhǔn)日，制作《科室固定資產(chǎn)臺(tái)賬》下發(fā)到科室，首先科室對(duì)資產(chǎn)自查，在科室資產(chǎn)管理員的配合下不定時(shí)地對(duì)設(shè)備資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)地清查。

四、后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理成效

1.財(cái)物流通秩序不斷規(guī)范。后勤物資從采購(gòu)到配送的各個(gè)環(huán)節(jié)，都受到經(jīng)濟(jì)管理的制約，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)全方位監(jiān)督，較好地發(fā)揮了物資經(jīng)費(fèi)的整體保障作用。改革傳統(tǒng)物資管理的思維定式、管理模式和方法。新的信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院材料從需求計(jì)劃、采購(gòu)、訂單、入庫(kù)、移庫(kù)、出庫(kù)、科室耗用的全過(guò)程跟蹤管理，確保物資在每個(gè)環(huán)節(jié)的管理監(jiān)控，杜絕了“跑冒滴漏”等現(xiàn)象的發(fā)生，消除管理“盲點(diǎn)”。推行院領(lǐng)導(dǎo)、后勤、臨床科室等集體理財(cái)、經(jīng)費(fèi)專管、物資統(tǒng)一保管，糾正了采購(gòu)、管理、供給、核算各環(huán)節(jié)的不可控性，確保了財(cái)物管理的科學(xué)有序，提高了經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

2.物資消耗成本大大降低。醫(yī)院物資消耗費(fèi)用與醫(yī)院支出費(fèi)用關(guān)系密切，材料費(fèi)用的下降是醫(yī)療費(fèi)下降的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。物資的統(tǒng)管統(tǒng)供，大大地增加了資金運(yùn)籌的靈活性。通過(guò)計(jì)劃采購(gòu)、定額供應(yīng)，變成本事后控制為事前控制，以達(dá)到醫(yī)院總體成本的降低，實(shí)現(xiàn)管理出效益的最終目的。通過(guò)對(duì)采購(gòu)的物資價(jià)格與市場(chǎng)價(jià)格分析，一次性耗材最高范圍可降低30%左右，辦公用品可降低20%，后勤物資可降低15%。

3.物資管理效率大大提高。物資的采購(gòu)渠道到物資的供應(yīng)環(huán)節(jié)是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理，因此，可以進(jìn)行各種物品消耗分析、采購(gòu)分析以及打印各種物資賬務(wù)報(bào)表，不但為管理者提供科學(xué)有效的物資分析，也把會(huì)計(jì)、保管員從繁瑣的賬務(wù)處理中解放出來(lái)。物資的采購(gòu)、入庫(kù)出庫(kù)可以隨時(shí)查詢，并根據(jù)庫(kù)存情況由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成或人工編制進(jìn)貨單，既保證了臨床一線的使用、又避免了庫(kù)存積壓和資金占用，提高了采購(gòu)資金的循環(huán)利用率。我院物資配送部門實(shí)行計(jì)算機(jī)管理后，工作效率增加一倍，管理人員卻減少了一半。

我院實(shí)施臨床科室效益單獨(dú)核算，各病區(qū)在物資部門領(lǐng)用的物資全部計(jì)入科室成本，杜絕了科室的物資浪費(fèi)現(xiàn)象，努力采取增收節(jié)支措施，促進(jìn)了科室的成本管理意識(shí)。

五、后勤物資配送服務(wù)流程信息化管理展望

物資保障信息化管理過(guò)程就是多種資源整合的過(guò)程，管理、信息、人員、事務(wù)等都要通過(guò)信息化整合在一起。目前物資部門既懂得業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得信息化的人才稀缺，人才匱乏已經(jīng)成為物資信息化建設(shè)過(guò)程中的一大瓶頸。我們應(yīng)盡快完善物資信息化建設(shè)的整體思路和發(fā)展戰(zhàn)略，大力進(jìn)行對(duì)具有網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和實(shí)踐能力、專業(yè)知識(shí)和管理能力的復(fù)合型人才的培養(yǎng)和骨干的培訓(xùn)，盡快建立起物資部門復(fù)合型人才隊(duì)伍，以適應(yīng)信息經(jīng)濟(jì)和物資管理信息化發(fā)展的需求。

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（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院 湖北十堰 442000）

（責(zé)編：若佳）