數字技術助力圖書出版精細化管理

傳統出版社數字轉型絕非只是產品形態的轉型，借助數字產品實現數字管理、優化出版流程，提高工作效率，是向數字化全面轉型的途徑之一。本文從項目管理的角度，以《今目標企業工作平臺》在出版項目進度管理中的探索為例，探討借助數字技術實現出版流程精細化管理，實現有效的出版項目進度控制目標。

什么是今目標

今目標是一套基于互聯網的企業工作平臺，企業無需架設服務器，無需專人維護，注冊后即可開通本企業專屬的工作平臺。

今目標整合了工作所需的二十多種信息工具與應用，如：電話、郵件、文檔、公告、即時通訊、備忘、審批、日志、計劃、討論、論壇、微博、任務及項目管理、主線等，涵蓋了企業內部的人員溝通、觀點分享、信息發布、文檔管理、知識管理、信息搜索、團隊協作、工作主線、企業社交和綜合辦公等各方面的內容，支持自動記錄、分類和保存工作過程的信息和數據，支持工作主線的回溯和工作場景的重現，支持各地分支機構的組織聯系和移動辦公，同時具有瀏覽器、桌面客戶端和手機客戶端三種登錄方式。

1.溝通

該平臺集成多種溝通工具，員工、客戶、分公司、上下游，任何時間、任何地點都可實現溝通。電腦、手機、平板，文字、圖片、語音、視頻，跨屏交流、統一通信。溝通記錄自動保留、永不丟失、授權查詢。

2.協同

該平臺提供近二十種辦公協同工具，企業自由組合，可輕松找到最適合自己的工作方式。

3.效率

該平臺集成企業最常用的信息工具，注冊即可永久免費使用，超低成本。無須比價選擇、無須安裝維護，甚至無須學習。

4.數據

數據是企業的核心資產，散落在個人手中，很容易丟失或擴散。使用該平臺，工作過程中的所有信息，都將自動匯聚到云存儲之中。所有數據都有嚴格的授權保護，以及完整的訪問記錄。

《今目標企業工作平臺》在圖書出版項目進度管理中的應用

圖書出版是一項系統工程，每一本圖書編輯出版生產任務都可以看作是一個項目。所謂出版項目進度管理就是指在圖書出版過程中按進度計劃，運用適當的方法定期對項目實際進度進行跟蹤、檢查，并與計劃進行對比，分析兩者之間的偏差及組織、指導、協調各環節、各部門工作，及時采取有效措施調整進度計劃，以保證項目及時完工或在不增加成本和保證項目質量的前提下完工。

下面從項目管理的角度，探討該工具在輔助策劃編輯進行出版項目進度管理方面的嘗試。

1.建立項目，組建高效項目團隊

該平臺提供項目管理功能。圖書選題策劃論證后，策劃編輯利用項目工具創建項目并默認為根項目負責人。同時，設置項目參與人，組建項目團隊成員，包括審稿加工、設計排版、改樣校對、信息傳遞等各階段項目負責人，項目提交后，系統將會給所有的參與人發送一條系統提醒。

2.建立子項目，實現圖書出版流程分解

圖書項目進度中各階段項目還可以進一步分解為：審稿加工、設計排版、改樣校對、出片付印、信息傳遞、印刷裝訂、入庫送貨、物流配送。

按照圖書出版流程分解的結果，在項目中設置各階段子項目，子項目下設置下級項目，整體根項目通過層層分解為一個個落地的子項目，每個階段子項目的責任落實到子項目負責人，子項目的責任落實到每項具體工作的團隊成員肩上。制定嚴格的考核體系，對項目團隊成員進行有效的激勵，保證進度目標的實現。

3.制訂圖書項目進度計劃

項目進度計劃是根據前期工作分解結果和各項工作的估算時間及所需的資源，采用系統分析法，對項目、活動做出的一系列時間計劃，即確定項目分解后各項工作的最早開始時間與結束時間，最晚開始時間與結束時間，并確定相應的中間分項環節。

項目進度計劃是項目進度控制和管理的依據。在項目進度控制計劃中，要確定應該監督哪些工作、何時進行監督、監督負責人是誰、用什么樣的方法收集和處理項目進度信息、怎樣按時檢查工作進展和采取什么樣的調整措施。各種報告可以通過“文檔”展現出來，并可按項目進行歸檔。

4.圖書出版項目進度計劃的控制

圖書出版項目進度計劃的控制是指使項目按照預定的進度目標進行，避免工期延遲，以保證項目的工期目標。

在《今目標企業工作平臺》上能夠清楚地看到每個環節的工作在什么時間展開和完成情況，工作過程及材料在系統上公開，便于編輯和整個流程相關人員隨時查閱，實現及時更新工作進展，統籌安排。使執行全程可視化，工作進程全盤掌控，增強工作透明度，加強監管力度，增強時效性。

《今目標企業工作平臺》優化出版進度管理

在項目實施階段，項目參與人要完成項目計劃總確定的各項工作。《今目標企業工作平臺》可分階段記錄項目進程，實現精細化管理。

1.提高溝通效率

圖書出版流程涉及企業內外部多部門，傳統的紙面辦公方式，靠打電話等聯系，已經遠遠不能滿足企業運營的需要。很多環節工作到最后不能形成書面文件展現出來，結果不透明，過程不可視，即使發生質量問題和出版嚴重超時問題，策劃編輯仍需要較長時間才能獲取反饋，因而很難掌控圖書出版進度。這是我國圖書出版周期長的直接原因。

《今目標企業工作平臺》集成多種溝通工具，項目參與人可以通過桌面客戶端、手機客戶端訪問平臺，任何時間、任何地點都可進行溝通。電腦、手機、平板，文字、圖片、語音、視頻，跨屏交流、統一通訊，使項目信息能夠快速傳遞及時反饋，提高了溝通效率。

2.提升進度計劃手段

圖書出版是一項系統工程，涉及多個環節、部門。同時，目前大多數出版社都采用項目管理機制，由策劃編輯整體負責協調圖書出版工作的整體運作。多名策劃編輯并行工作，在沒有計劃的情況下，編輯發稿的進度是不可預見的。在出版旺季，常會出現多本圖書需要在同一時間出版，爭用出版資源，導致出版工期延遲的情況。要保證圖書按照預訂的時間出版，進度計劃的制訂是非常重要的工作。

通過《今目標企業工作平臺》可輕松實現“年度計劃”“季度計劃”“月計劃”“周計劃”提交制度。通過“周計劃”與每天記錄的“日志”相對應，將計劃與執行形成一個有效的監管循環，加強項目“計劃”執行力度。

3.提升項目進度的掌控能力

有效的制訂項目計劃，合理理順工作流程，配合相應的管理制度，可使項目參與人目標明確，提升執行力，從而提高工作熱情和工作效率。通過《今目標企業工作平臺》項目管理工具，對周期長、多部門協同、內容復雜的圖書出版項目進行分解管理，使執行全程可視化，工作進程全盤掌控，增強工作透明度，加強監管力度，增強時效性。

4.責任到人實現精細化管理

通過運用《今目標企業工作平臺》把工作過程及時公開展示，相關人員可以及時看到工作情況。系統有時間記錄，部分內容和記錄永久保存不能刪除，只要處理就會留下記錄，做到事件處理、發展有據可查。可使責任明確到人，能更好地增加工作情況的透明度，達到時間管理的目標。

（作者單位系北京交通大學出版社）