學校圖書管理系統的功能使用

摘 要：學校圖書室是學校教學的有益補充，是師生獲取資料信息的中心。圖書室現已進入了數字化時代，計算機信息管理已取代了手工管理，其管理的優越性日益彰顯。圖書借閱量大，管理難度大，讀者查閱資料不方便。因此，使用圖書管理系統，可以提高工作效率，更好地為師生的學習服務。

關鍵詞：圖書管理系統；功能；使用；數字化；教學

一、圖書管理系統的功能

圖書管理信息系統的功能主要有：

（1）有關讀者信息。①流通參數。設置讀者類型，包括讀者類型編號、讀者類型名稱、該類型讀者借書證的有限期限、可借閱冊數等。②讀者來源。設置讀者來源，包括讀者來源代號、讀者來源名稱、讀者類型。③新讀者登記。讀者基本信息的輸入，讀者姓名、證件號碼、讀者類型、發證日期，失效日期、讀者照片等。④讀者基本信息的查詢、修改。

（2）有關書籍信息。①書籍條碼制作。②圖書編目，書籍ISBN、書籍名稱、書籍分類、作者姓名、出版社名稱、出版日期、書籍條碼、書籍頁數、登記日期等。③書標的打印。④書刊流通，借書、還書信息的輸入。⑤流通統計和查詢。⑥借書、還書信息的查詢。⑦圖書注銷及恢復。

（3）圖書借閱卡的辦理、掛失及恢復。

二、圖書管理系統的使用

系統功能的使用是建立在系統功能的基礎上完成的。文章主要對“圖書編目”、導入“讀者信息”作比較詳細的介紹。“圖書編目”和“讀者信息”是系統很重要的模塊，本系統要有此模塊的數據才能和讀者產生借閱關系。

（1）圖書編目。“圖書編目”是一個重要的工作，是新書上架進行流通必須要經過的一個流程。

①編目圖書的準備工作。

1）正確驗收圖書。A.對特別的圖書作相應處理。a.贈送書、交換書、征集書是否有估計價，如果沒有，可以把估計價格用鉛筆或鋼筆寫在圖書的版權頁。b.贈送書是否蓋上贈送章，可把贈送書和非贈送書區別開來。c.對于叢書、重要的多卷集應該在同一批待編書中收羅完整。d.過于陳舊，已無編目必要的圖書可以剔除。B.數一數本批圖書的總數是否有100本，差不差書、多不多書。C.檢查本批圖書的內部順序，是否打亂了。

2）把圖書正確貼上條碼。A.最好要一批一批貼，一般都以100個條碼的圖書（即每100本書）為一批。B.條碼一定要連續。

②圖書著錄。圖書編目加工的第二道工序是圖書著錄。本系統主要在“圖書編目”子系統——“圖書編目”模塊中進行。圖書著錄操作步驟如下：

1）通過導航圖打開“圖書編目”——點擊“圖書編目”或單擊“圖書編目”菜單下的“圖書編目”彈出操作窗口。進入圖書編目模塊，即圖書著錄模塊。本模塊一共有四個選項卡（標簽）：全屏、MARC序列、卡片、瀏覽。全屏——用來對圖書進行定長字段格式字段錄入、編輯。MARC序列——是用來對圖書進行變長字段格式著錄。卡片——則顯示所選書目記錄的卡片格式。它只能顯示，不能編輯。瀏覽——用來顯示全部記錄。

2）一般都是選用“全屏”選項卡來對圖書進行編目，即定長字段格式著錄。

●選擇新書：將登到且已驗收新書選入編輯頁編輯。選擇新書的數據來源于圖書征訂——新書驗收后已驗收新書。單擊“選擇新書”圖標，進入選擇新書對話框。在選擇新書對話框中填入查詢條件，單擊“查重”再單擊“確定”即可將新書調入編輯頁。這時單擊選中要進行編目的圖書，再單擊“確定”返回編輯頁面并將圖書編目信息補充完整。

●查重：利用查重功能可確定要進行編目的圖書在編目（館藏）庫中是否已有該種圖書，如果有該種圖書，則可從編目（館藏）庫直接提取該圖書信息，不需用戶再輸入圖書信息，減輕用戶的錄入工作量，直接增加條形碼即可。操作如下：在圖書編目中，ISBN 號、正題名、第一責任者任意輸入一個查重條件，然后單擊“查重”按鈕，如果查到則在彈出的列表框列出來，選擇后按“確定”提示是否合并數據，單擊“是”按鈕回到圖書編目編輯頁面進入修改狀態，補充該圖書的條碼。如果沒有查到則提示“沒有查到重復的數據”，按“確定”后繼續編目。

●套錄：單擊“套錄”圖標，在彈出的對話框中選擇套錄數據源，然后輸入查詢條件，單擊“查詢”按鈕，如果查詢到就會在下面的列表框中列出來。選中一條記錄，然后單擊“確定”按鈕，系統提示是否合并數據，單擊“是”按鈕回到圖書編目編輯頁進入修改狀態，補充該圖書的條碼。單擊“否”按鈕也會把記錄數據返回編輯頁面，進入修改狀態，修改過后錄入條碼號然后按“確定”按鈕，將此數據另存為一條圖書記錄。

●增加：對于不是經過圖書征訂——新書驗收或預編的圖書，可利用此功能增加該圖書直接進入編目（館藏）庫。單擊“確定”圖標，用戶根據屏幕提示填入相關內容。

●修改：如果某些編目信息不正確或不完善，可單擊“修改”圖標進入編輯狀態，改正不正確的內容后，單擊“確定”按鈕存盤，單擊“取消”按鈕則放棄修改。

●條碼：在圖書編目操作過程中需要為圖書分配條碼號時，單擊“增加條碼”（也可按F8鍵）按鈕，然后選擇相應的館藏地。

●刪除：可刪除一條圖書編目記錄（借出的圖書不能刪除），通過導航按鈕選擇需要刪除圖書編目信息，或通過瀏覽頁選擇需刪除圖書預編信息。單擊“刪除”出現對話框，單擊“是”按鈕將該記錄刪除，單擊“否”按鈕則不刪除。

●定位：單擊“定位”圖標，打開查詢對話框，有“普通查詢”“組合查詢”。選擇查詢方式，再完成相應的查詢條件，單擊“確定”按鈕，將結果選入圖書編目頁；單擊“取消”按鈕則不選入查詢結果。

●檢測：在為圖書分配條碼登記號前，檢測某一條碼登記號是否已占用；單擊“檢測”圖標彈出檢測操作窗口，輸入要檢測的條碼登記號，單擊“檢測”按鈕進行檢測，如果該條碼登記號已被其他圖書占用，請輸入新的條碼號繼續檢測；如果該條碼登記號沒有其他圖書占用，則系統將它釋放，可以繼續使用，可以將它分配給新編目的圖書。

●復制當前記錄：當需要編目的圖書信息與前一條記錄大部分內容相同時，如同系列叢書，出版者、出版地、文獻類型、文獻語種等大部分項目都相同，只有書名、ISBN號、預定價格等少數信息不同時，利用系統提供的復制前條記錄功能可避免重復錄入，節省錄入工作量。操作如下：單擊編目窗口左下角的“復制當前記錄”，選中該項以復制當前窗口顯示的記錄，按“增加”圖標，在圖書征訂窗口中新增了一條相同數據的記錄，然后再將不同的部分（書名、預定價格等）改正，然后單擊“確定”按鈕存盤。

●導入和導出：為了便于不同圖書館之間的數據或便于備份、保藏本圖書館的館藏圖書數據，可將現有館藏圖書數據導出成Excel格式文件或將Excel格式文件數據導入本系統數據庫。

著錄字段：作為一條完整的編目信息，必須包括正題名、責任者、出版者、分類號、圖書價格等重要信息（即帶★號的項目為必填），ISBN為可選項目，ISBN號必須正確錄入。復本數不能直接輸入，它是根據條碼個數自動計算出來。

在編輯的過程中使用快捷鍵更快，常用的快捷鍵如下：F2鍵—增加、F3鍵—修改、F4鍵—刪除、F5鍵—保存、F8鍵—輸入條碼、F9鍵—查重、F12鍵—套錄。

（2）導入讀者信息。讀者信息也是該系統比較重要的數據源，讀者信息的錄入分為“直接錄入”和“數據導入”。“直接錄入”適合少數讀者，“數據導入”適合大批量讀者。如大批量讀者的信息錄入用“直接錄入”的方法，費時費力。現對“數據導入”在本系統中如何使用作簡單的介紹。

①讀者數據導入的準備工作。1）收集讀者姓名（用Excel格式文件）。2）編輯借書證號碼（注意要和系統設置的長度相符）。3）制表，一個班用一張工作表，一個年級用一個文件，年級、班級注意區別清楚。

②讀者數據導入的操作步驟：1）打開讀者數據導入管理，出現導入讀者數據的窗口。2）點擊“打開EXCEL文件”，找出第一步做的EXCEL文件（即學生名單、借書證號）。出現對話框“增加ODBC數據源成功”，然后點擊確定。3）點擊下拉按鈕選擇班級，出現相對應班級EXCEL表內容。4）在“目標部門選擇”選擇相對應的班級。5）在“輸入借書證起始號”處輸入借書證起始號。“輸入借書證前綴字母”處可不取值。6）對應關系選擇，“EXCEL表字段”和“讀者表字段”相對應，點擊增加進入“對應關系”框。“EXCEL表字段”有借書證號和讀者姓名這兩項就可以了，其他項目可不要。7）點擊“執行操作”，出現相應的對話框時，都點擊“確定”。這樣，數據就成功地導入到“新讀者登記”模塊里了。再進行下一班讀者信息的導入，必須刪除上一次的“對應關系”框內的內容。

參考文獻：

[1]李貞.學校圖書管理系統的設計[J].中國信息技術教育，2010（24）.

（重慶市黔江新華中學校 ）