淺談高校食堂采購過程中的食品安全管理信息化建設(shè)

林旭昌：淺談高校食堂采購過程中的食品安全管理信息化建設(shè)

[摘要]采購過程中的食品安全管理，是高校食堂食品安全管理體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。推進(jìn)這一過程管理的信息化建設(shè)，建立起包括準(zhǔn)入管理、信息共享、動態(tài)控制、實時追溯和反饋評估的一體化管理系統(tǒng)，能夠有效提升管理效能，防范安全風(fēng)險，對提升高校食堂的食品安全管理水平具有重要意義。

[關(guān)鍵詞]高校食堂；食品安全；采購；信息化

[中圖分類號]F252[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1005-6432（2013）42-0096-02

近年來，隨著外部市場食品安全事件頻發(fā)，整個社會對食品安全問題日益關(guān)注，同時也對高校食堂的食品安全管理提出了更嚴(yán)更高的要求。而在高校食堂的食品安全管理中，采購過程一直處于整個管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。但由于多方面原因，這一過程的食品安全管理信息化水平仍然較低，開始無法滿足高校食堂日益提升的食品安全管理需要。筆者認(rèn)為，對采購過程的食品安全管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討，對于進(jìn)一步提升高校食堂的食品安全管理水平具有重要的理論和現(xiàn)實意義。本文將主要從高校食堂采購過程中食品安全管理的主要特點、信息化水平低帶來的主要問題以及信息化建設(shè)的主要內(nèi)容三個方面進(jìn)行初步的探討。

1高校食堂采購過程中食品安全管理的主要特點

高校食堂的采購過程，連接著外部市場供應(yīng)和內(nèi)部食品生產(chǎn)，指的是從采購發(fā)起到驗收入庫的完整過程。這一過程涵蓋物資類別廣，采購品種雜，涉及供應(yīng)商多，配送頻率高，配送關(guān)系在時間和空間分布上較為分散，因此給過程中的食品安全管理帶來一定的難度，具體來講，其食品安全管理的主要特點是：

11食品安全風(fēng)險源頭多

高校食堂的保障屬性，決定了食堂必須滿足不同師生的日常飲食需求，因此也決定了食堂所需物資在采購類別和具體品種上的多樣性。目前，高校食堂的采購物資基本涵蓋了常見的主要伙食物資，不僅包括糧油、肉類、禽蛋、果蔬、水產(chǎn)、調(diào)料、飲料和酒類等各類主副食，還包括各種食品添加劑、用于食品的包裝材料和容器等與食品安全關(guān)系密切的衍生類別產(chǎn)品。與此同時，由于同一產(chǎn)品又存在品牌、生產(chǎn)廠家的多樣性，整個采購物資呈現(xiàn)出類別廣、品種雜的特點。正是由于這一特點，為滿足需求和穩(wěn)定供應(yīng)，高校食堂往往存在著一定數(shù)量的供應(yīng)商。在這些供應(yīng)商里，既有大型企業(yè)，也有中小企業(yè)和個體戶；既有國有的，也有民營的。

12伙食物資驗收操作難

在供應(yīng)商與產(chǎn)品的準(zhǔn)入環(huán)節(jié)后，食堂的驗收入庫作為采購過程的最后一環(huán)，是防范高校食堂輸入型食品安全風(fēng)險的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由于高校食堂物資采購的特性和不容樂觀的市場環(huán)境，采購過程中的食品安全風(fēng)險在來源與類型方面都較為復(fù)雜，這給食堂的驗收操作帶來很大的難度。由于檢測能力特別是快速檢測能力的不足，食堂在驗收操作時很難對所有類別物資進(jìn)行關(guān)鍵安全指標(biāo)的量化驗證。即便在借助第三方檢測力量后，也因較長的檢測周期和較高的檢測費(fèi)用，無法滿足現(xiàn)場快速的驗收要求。同時，大量伙食物資特別是鮮活農(nóng)產(chǎn)品在產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)上的缺乏，導(dǎo)致在驗收時很難形成量化的標(biāo)準(zhǔn)，也給實際操作帶來了困難。

13過程管理的動態(tài)性強(qiáng)

高校食堂的物資采購不僅具有類別廣、品種雜、涉及供應(yīng)商多的特點，而且由于食堂的配送點多和配送頻率高等原因，整個采購過程中的配送關(guān)系在空間與時間上的分布較為分散。這就意味著這一過程中的食品安全管理必須一直處于實時的運(yùn)作狀態(tài)，才能對發(fā)生的每一次配送關(guān)系進(jìn)行食品安全的把控。同時，在實時的運(yùn)作過程中，監(jiān)管要求的變化（如國家標(biāo)準(zhǔn)修改）、由采購結(jié)果和安全評估帶來的配送關(guān)系變更（如供應(yīng)商更換、產(chǎn)品準(zhǔn)入調(diào)整）等情況，也都必須得到及時的輸入。因此，與單一品種集中式的大批量采購不同，高校食堂物資采購過程中的食品安全管理具有很強(qiáng)的動態(tài)性，呈現(xiàn)出頻率高、不間斷和操作量大的特點。

2信息化水平低帶來的主要問題

高校食堂采購過程中食品安全管理的特點，決定了管理過程的復(fù)雜性。由于信息化水平較低，傳統(tǒng)人工操作的管理方式在管理效率、管理成本、風(fēng)險防范、信息共享以及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等方面已無法滿足信息共享、實時追溯、動態(tài)管理的精細(xì)化管理要求，主要存在的問題有：

21缺乏統(tǒng)一的信息共享平臺

由于信息化建設(shè)的滯后，高校食堂采購過程中的食品安全管理缺乏統(tǒng)一的信息共享平臺，無法實現(xiàn)供應(yīng)商與產(chǎn)品準(zhǔn)入材料、食堂驗收情況、內(nèi)部監(jiān)控情況和第三方抽檢結(jié)果等信息在采購部門、監(jiān)控部門和各食堂之間的實時共享，從而增加了在食品安全管理信息對接上的管理成本，甚至造成了重復(fù)管理現(xiàn)象的出現(xiàn)，降低了管理的效率和效果。

22缺乏產(chǎn)品的實時追溯系統(tǒng)

高校食堂的物資采購品種繁多，并且涉及不同的配送商和生產(chǎn)廠家。作為終端消費(fèi)方，產(chǎn)品的追溯涉及環(huán)節(jié)多，信息量大。由于缺乏產(chǎn)品的實時追溯系統(tǒng)對供應(yīng)商與產(chǎn)品準(zhǔn)入、訂單發(fā)出、產(chǎn)品配送和驗收入庫等各環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行自動化錄入，高校食堂的物資采購還無法達(dá)到鏈?zhǔn)降膭討B(tài)管理要求，也無法實現(xiàn)全部產(chǎn)品追溯信息的實時高效查詢。

23缺乏高效的系統(tǒng)管理工具

高校食堂的采購過程涉及大量產(chǎn)品、不同供應(yīng)商和頻頻發(fā)生的配送關(guān)系，整個食品安全管理過程中需要大量的信息處理。沒有一個信息系統(tǒng)工具的支持，無論是在不同環(huán)節(jié)的信息共享、供應(yīng)商與產(chǎn)品準(zhǔn)入材料的期限查驗，還是在具體產(chǎn)品追溯信息的實時查詢、配送關(guān)系和監(jiān)管要求的調(diào)整、采購過程各環(huán)節(jié)的溝通反饋等方面，都容易產(chǎn)生巨大的工作量，并容易出現(xiàn)各環(huán)節(jié)人工操作的管理漏洞，從而給食品安全把控帶來風(fēng)險。

3高校食堂采購過程中食品安全管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

高校食堂采購過程的食品安全管理信息化建設(shè)，主要為了建立包括準(zhǔn)入管理、信息共享、動態(tài)控制、實時追溯和反饋評估的一體化管理系統(tǒng)，從而有效提升管理效能，防范安全風(fēng)險。具體來講，信息化建設(shè)的主要內(nèi)容有：

31要建立完整規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫

食品安全管理的信息化建設(shè)，首要的就是建立起完整規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，主要包括供應(yīng)商和產(chǎn)品兩個信息庫。供應(yīng)商信息庫主要包括供應(yīng)商的基本信息、準(zhǔn)入材料和合同要素等方面內(nèi)容，通過供應(yīng)商信息庫可以實時查詢供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、許可證件、準(zhǔn)入審核資料等信息，也可以對供應(yīng)商的合同期限、供應(yīng)品種和配送范圍進(jìn)行系統(tǒng)的鎖定。

產(chǎn)品信息庫則主要包括科學(xué)合理的產(chǎn)品分類信息、產(chǎn)品統(tǒng)一規(guī)范的命名和編碼、產(chǎn)品準(zhǔn)入信息和配送商家信息等內(nèi)容。通過產(chǎn)品信息庫可以實現(xiàn)對產(chǎn)品分類、命名和編碼的系統(tǒng)化管理，從而有利于形成內(nèi)部統(tǒng)一的產(chǎn)品信息規(guī)范，減少溝通上的信息不對稱，具體來講，對進(jìn)入國家統(tǒng)一商品編碼的產(chǎn)品按照一個編碼對應(yīng)一個品名的方式進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，而大量沒有國家統(tǒng)一商品編碼的食用農(nóng)產(chǎn)品等則按內(nèi)部使用需要的規(guī)格進(jìn)行對應(yīng)的編碼入庫，確保一個品名對應(yīng)產(chǎn)品的唯一性。通過產(chǎn)品信息庫可以實時查詢產(chǎn)品生產(chǎn)廠家信息和相關(guān)的許可證件和檢測報告，以及產(chǎn)品配送商家信息和價格情況。

32要實現(xiàn)食品安全的實時追溯

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，還需要進(jìn)一步納入訂單發(fā)出、產(chǎn)品配送和驗收入庫等各環(huán)節(jié)的食品安全管理，從而實現(xiàn)整個食品安全的實時追溯操作。具體來講，就是每個食堂的每批次物資和每個產(chǎn)品都能在信息系統(tǒng)上查詢到它的驗收入庫信息、配送商家和生產(chǎn)廠家信息，以及該產(chǎn)品供應(yīng)合同的相關(guān)信息，不僅可以對產(chǎn)品的安全性進(jìn)行驗證，也可以對配送主體的經(jīng)營規(guī)范和能力進(jìn)行查詢，還可以對問題產(chǎn)品進(jìn)入的具體原因進(jìn)行查找，從而有效減少管理漏洞，保障采購過程中的食品安全。

33對采購過程中的食品安全把控進(jìn)行系統(tǒng)化管理

采購過程中的食品安全管理涉及大量的文件信息處理，通過系統(tǒng)化的管理方式一方面可以大大減輕工作人員的工作量，提升管理績效，另一方面也可以實現(xiàn)動態(tài)的智能化管理，減少因人工操作產(chǎn)生的管理漏洞和安全風(fēng)險。具體來講，這一系統(tǒng)化管理主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一是對供應(yīng)商準(zhǔn)入和配送權(quán)限實行系統(tǒng)鎖定。供應(yīng)商在采購程序中通過準(zhǔn)入審核并簽訂供應(yīng)合同后，方可進(jìn)入信息系統(tǒng)，然后開展實際配送。采購管理部門則根據(jù)合同對供應(yīng)商的配送區(qū)域、配送品種和配送期限進(jìn)行設(shè)定。

二是對產(chǎn)品準(zhǔn)入的系統(tǒng)管理。為確保采購環(huán)節(jié)的食品安全，必須對每一個品種實施準(zhǔn)入管理，但由于高校食堂采購涉及品種很多，人工審核的方式在全品種管理上存在很大的難度。通過系統(tǒng)性的管理，則讓這一管理成為可能。由采購部門對每一品種的配送商許可證件、生產(chǎn)廠家許可證件和產(chǎn)品合格證明等進(jìn)行準(zhǔn)入審核，通過則開放系統(tǒng)中的配送權(quán)限，并在配送過程中進(jìn)行實時的動態(tài)管理。如果出現(xiàn)證件到期或產(chǎn)品安全存在問題等情況，就可以通過系統(tǒng)對相應(yīng)品種產(chǎn)品的配送權(quán)進(jìn)行關(guān)閉。

三是能夠為采購過程建立起動態(tài)的反饋機(jī)制。從采購發(fā)起、供應(yīng)商確定、合同簽訂、訂單發(fā)出、商家配送到最后驗收入庫，整個采購過程一直處在動態(tài)的過程，各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣。通過系統(tǒng)性的管理，不僅能有效串聯(lián)各個環(huán)節(jié)的操作和信息共享，而且能夠?qū)γ恳淮尾少徯袨樾纬蓜討B(tài)的反饋機(jī)制，便于采購管理部門開展評估，并決定下一次采購行為。

4結(jié)論

近年來，食品安全事件頻發(fā)，高校食堂的物資采購面臨著嚴(yán)峻的外部市場形勢，通過信息化建設(shè)來提升采購過程中的食品安全管理水平，對于防范食品安全風(fēng)險具有十分重要的現(xiàn)實意義。在信息化建設(shè)過程中，除了技術(shù)實現(xiàn)和硬件搭建之外，還要著力于與之相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定、管理關(guān)系調(diào)整以及使用人員培訓(xùn)，并建立起良好的管理維護(hù)機(jī)制，確保信息化建設(shè)與高校食堂的日常運(yùn)行和其他管理系統(tǒng)實現(xiàn)順利的結(jié)合，發(fā)揮出管理實效。

參考文獻(xiàn)：

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