新時期事業單位人事檔案管理創新路徑分析

文/昭通市疾病預防控制中心 閔定碧

在經濟高度發展的今天，較多的新科技和新方法已經被應用到各行各業中，大大提高了各行業的管理效率。對于事業單位的人事檔案管理工作而言，如果仍然采用傳統的管理方式而不進行創新的話，勢必會被時代所淘汰，嚴重影響事業單位的管理效率，不能滿足新時期事業單位的發展需求。所以，在未來實踐中，必須加大對人事檔案管理的創新力度和改革力度，有效提升事業單位檔案管理水平和人事管理水平。

一、目前我國事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）信息化水平相對較低。目前我國正處于信息時代，信息化建設為各行各業的工作都帶來了極大便利，促進了國家經濟的增長。但是，我國事業單位的人事檔案管理還沒有完全轉變思路，信息化水平較低，極大地限制了事業單位人事檔案管理的信息化建設。當前，一部分單位在進行檔案管理時依然以人工為主，影響了人事檔案管理的效率。

（二）檔案管理意識不足。事業單位在進行人事檔案管理工作過程中會涉及多個部門之間的交叉，需要進行必要的溝通和協調，但是目前一些領導者并沒有真正認識到檔案管理工作的重要性，很多時候都是通過突擊檢查等方式進行管理，不利于檔案管理長效機制的形成。另外，正是由于領導對檔案管理工作意識不足，導致人事檔案管理的很多工作停留在較淺的層面上，僅僅是對相關信息資料的整理，該做法不利于人事檔案的創新管理。

（三）檔案管理體制不完善。管理體制的不足在很大程度上影響了檔案管理工作的常態化發展，目前我國事業單位的人事檔案管理體制中不能對相關細則進行及時的修訂和補充。如果各單位或者部門之間不能夠進行密切合作則會直接影響到人事資料的收集和管理，同時也會對人事檔案管理工作的順利開展造成阻礙。

（四）人事檔案管理人員專業技能有待提升。在事業單位人事檔案管理過程中，人是非常關鍵的因素之一。在信息時代中，人事檔案管理人員必須掌握一定的信息應用和處理技能，目前，我國事業單位人事檔案管理工作中，這類人員相對短缺。另外，當前大部分人事檔案管理人員對自身的工作還沒有形成完整的人事，人事檔案所能傳遞的信息并沒有得到充分的利用，不利于事業單位用人決策的制定，降低事業單位的管理效率。再者，由于事業單位本身一定的公共服務性，部分檔案管理人員服務意識不高，影響了事業單位在公眾心目中的形象。在新時期，人事檔案管理人員除了具有相應的專業技能之外，還應該具備良好的溝通、協調能力，從而有助于工作的良好開展，有序推動檔案管理事業的長效發展，提高事業單位檔案信息的管理效率。

（五）信息系統安全程度不高。信息化建設已經成為當前事業單位進行人事檔案管理的主要途徑，但是在實際工作中，由于互聯網本身的開放性特征，以及黑客等不法分子的存在，導致互聯網安全問題較為嚴重。這種狀況下極易導致人事檔案信息的泄露，對事業單位人員的隱私造成侵害，同時也會影響到事業單位的正常管理。另外，網絡系統的漏洞甚至會導致個別人員對檔案信息進行篡改，影響到事業單位人才選拔的客觀性和公正性，嚴重擾亂事業單位管理秩序。

二、創新事業單位人事檔案管理的有效途徑

在新時期，我國事業單位人事檔案管理工作必須進行創新，才能適應當前事業單位的發展，在實際工作中可以從以下幾個方面進行創新：

（一）創新管理制度和管理方法。對于任何工作而言，都需要相應的制度作保障，人事檔案管理也不例外，只有加強對管理制度的創新，才能夠有效推動檔案管理工作的常態化。在人事檔案管理中必須創新管理理念，提升管理思想，并制定出行之有效的管理制度和管理辦法。另外，還要加強對制度的落實管理，只有得到有效執行的制度才是有用的制度。比如，在實踐工作中可以建立相應的兼職人事檔案聯系員制度，該制度的落實不僅對檔案管理思路有所創新，同時也能夠有效突破傳統的收集模式。通過檔案聯系員可以將檔案及時歸檔，同時也能夠對檔案進行整改和補充，并做好檔案管理的反饋工作，提高檔案管理效率。

（二）加強對復合型檔案管理人才的培養。在新形勢下，要不斷加大對專業人才的培養，檔案管理工作中要注重檔案管理人員的專業能力培養，同時還要加大對檔案管理人員的信息化技術應用培訓力度，打造符合現代信息管理需求的專業管理隊伍。另外，檔案管理人員之間也要不斷進行交流和學習，及時更新自身知識體系，提高檔案管理技能。

（三）推進檔案管理的數字化發展。信息時代的主要特征之一就是大數據，人事檔案管理也必須加強數字化信息管理，推動人事檔案管理工作的信息化發展。除此之外，面對數字化系統可能存在的風險，必須加大數字化系統的安全管理，對數字化檔案信息系統進行實時監控，及時進行系統升級，確保檔案資料的安全。另外，還要加強對人事檔案管理的監督管理，保證檔案信息的完整性和安全性。

（四）加強對人事檔案管理知識的宣傳。對于事業單位的職工而言，其檔案信息直接會關系到自身的利益，所以，事業單位必須高度重視人事檔案管理工作，并加強對檔案法等知識的宣傳，加強單位和個人的檔案管理認識，同時在管理工作執行過程中，還要嚴格遵守相關法律法規。另外，可以通過開展知識培訓或者競賽的方式來提高職工對檔案管理知識的學習興趣，提高職工對檔案管理學習的參與性，這些都有助于提高人事檔案管理的水平。在實際工作中，要加強對檔案管理的全員參與模式，確保各部門都能夠積極配合資料的收集等工作。再者，要加大對檔案管理信息系統的檢查和升級，確保信息系統的可控性，加大對檔案實體的保護力度以及對電子檔案系統和網絡系統的監督力度，提高檔案資料的安全性。

（五）提高信息系統的安全性和保密性。在加強人事檔案管理信息化建設的過程中，在提高其管理效率的同時還要加強對信息系統的額安全性和保密性管理。互聯網系統的應用本身就具有兩面性，所以，一定加強對信息系統的安全管理，確保系統的安全性，保證檔案資料信息的完整性和安全性，堅決杜絕信息泄露，有效保護工作人員的個人隱私。在實際工作中，一定要注意信息化建設過程中加強對保密性技能的應用，對檔案信息數據進行加密處理，避免信息的泄露。另外，還要加強人事檔案管理人員的培訓，提高職業素養，對于惡意泄露檔案信息的管理人員要從嚴處理，通過警示、經濟處罰以及開除公職等手段有效提高檔案信息的安全性，從而有效保證檔案管理信息系統的安全性。

三、結束語

當前，隨著我國事業單位的不斷改革以及信息技術的不斷發展，新時期必須加大對人事檔案管理的創新力度。同時，事業單位領導要充分認識到人事檔案管理對事業單位的重要作用，加強復合型人才的培養，創新檔案管理制度體系，推進檔案管理的數字化發展，確保檔案資料的完整性和安全性，提高人事檔案管理水平。