李邀俤，史道華，李佳鳳（福建省婦幼保健院藥劑科，福州 350001）

我院是一所“三甲”婦幼保健院，使用的藥品主要為婦產科及兒科專科用藥品，其他藥品雖用量不大但不可或缺，因此醫院藥品目錄與綜合性醫院相比差別并不大。但與“三甲”綜合性醫院不同的是，專科用藥采購計劃有時難以把控，比如非專科藥品因其適用病例少容易滯銷；加之我院原有的藥庫管理工作存在檔案體系不夠全面、信息系統不夠完善、藥庫布局欠合理、采購計劃的制訂經驗化等問題，因而造成藥品缺貨和近效期情況較為嚴重。為保障好臨床用藥供應，自2009年起，我院借鑒綜合性醫院藥庫管理的先進經驗，結合婦幼醫院特點逐步建立起一套較規范化的藥庫精細管理體系。筆者在此進行介紹，以供有關方面參考。

1 采取有效措施，建立婦幼特色的藥庫規范化管理體系

1.1 建立藥庫檔案和記錄制度

醫院藥庫應建立完整全面的檔案和記錄制度，保證所有的工作都有據可依并記錄在案。婦幼醫院藥庫檔案體系包括：①供應商檔案：包括配送公司的藥品經營許可證、營業執照、《藥品經營質量管理規范》（GSP）認證證書、銷售人員法人授權書、公司基本情況和質量服務承諾書、配送公司評分情況檔案。②藥品檔案：包括該藥品生產企業的生產許可證、營業執照、《藥品生產質量管理規范》（GMP）認證證書，該藥品批準文號、藥品說明書和物價批文等復印件以及中標標次、備案情況、臨時申購情況、首次購入時間。進口藥品還需提供加蓋該藥品配送公司質量管理機構印章的進口藥品注冊證復印件。藥品說明書、包裝或標簽有更改的，必須由配送公司提交本次更改的批準文件以及更改后的說明書、包裝和標簽復印件。③藥品采購計劃檔案：記錄每次藥品采購計劃（包括臨時計劃）。④藥品出入庫檔案：記錄所有藥品購買入庫情況以及領用出庫時間、批號、數量。⑤溫濕度記錄：包括庫房的溫濕度記錄以及每臺冰箱的溫度記錄檔案，應每天上、下午各1次登記上述數據。⑥麻醉藥品和精神藥品賬本：對麻醉及第一類精神藥品嚴格執行雙人點驗入庫，包裝點驗至最小單位，雙人核發。除記錄入計算機外，還應每筆做手工記錄，詳細記錄每一筆藥品出入庫情況，包括品名、規格、生產廠家、配送公司、批號、效期、出入庫數量、驗收情況、瞬時剩余庫存。每次出入庫均應核對剩余庫存。⑦藥品調價記錄：包括調價依據的文件，每次文件涉及的品種，調價落實的情況。⑧退藥記錄：記錄各部門退入藥庫及藥庫退往醫藥公司藥品的情況。⑨近效期登記本：對于效期少于6個月的藥品應登記其品名、規格、數量、生產廠家、配送公司、近效期原因、處理方法、處理結果。

我院在建立上述檔案和記錄制度的基礎上，重點增加了以下幾項：①新藥的購進檔案中除了省衛生廳藥品招標辦所確認的中標藥品的本院“確標”（確定中標）結果檔案外，還包括應婦幼專科臨床需要，經醫院藥事管理及藥物治療學委員會備案后允許采購的品種，此外還包括較多的臨時申購藥品檔案。這是因為我院藥品目錄范圍相對較小，某些臨床搶救（如：術后大出血、癲癇急性發作、嚴重感染引發敗血癥等）急需但不在本院“確標”目錄范圍的藥品。應由臨床科室填寫《藥品臨時申購表》，說明臨時申購藥品的品名、規格、數量、申購原因，經申請醫師、臨床科室主任、藥劑科主任簽字，醫務科審核批準，分管院長審核同意后由藥庫一次性購入。②做好近效期藥品登記工作有助于藥品效期監控。因我院的非專科用藥滯銷而導致藥品易發生近效期的情況較頻繁，可利用近效期登記本記錄并追蹤近效期藥品流通情況。③做好退藥記錄本的記錄工作是賬物相符的重要補充。我院因非婦幼專科用藥滯銷造成的退藥情況較綜合性醫院頻繁，做好退藥記錄可避免因醫藥公司發票開具不及時引起的賬物不符現象的發生。④藥品采購計劃中包含較多的臨時計劃，應注意留存。因專科性質，常因收治某個罕見病例導致某些藥品銷量突增而需要臨時采購藥品，故應制訂臨時計劃，經規定程序審批后歸檔留存。⑤做好藥品調價記錄。由于兒科用藥劑量的特殊性，調價時尤應注意比對藥品規格，防止發生錯誤。

1.2 從實際需要出發，優化藥庫信息管理系統

我院在1997年起開始使用計算機管理藥品，幾經完善，原有的系統基本上能滿足藥庫日常基本工作需求。2010年起我院重新編制新系統，藥庫從實際需求出發，對新系統功能設置提出了優化改進建議：①檔案記錄體系的電子化和系統化保存。②引入藥品字典功能，新藥引入時，可在藥庫管理系統中維護該藥品的字典條目。內容包括藥名、規格、劑型、生產廠家、配送公司、購進價格、零售價格、門診和病區允許的拆分情況（一般口服藥允許拆分，注射劑不允許拆分）、儲存條件、中標次數等項目。③原系統藥品錄入時需逐項錄入藥品所有信息，新系統藥品錄入界面源于藥品字典，錄入時僅需選定藥名、規格、購入數量、批號、效期、發票號，其他如價格、廠家、配送公司、標次等均設為默認狀態且在錄入界面不可修改[1]，由此減少了工作量并可及時識別默認項目中配送公司可能發生的差錯。錄入時還可將手工逐筆錄入調整為直接從藥械采購網上導出數據，核對無誤后保存，操作更加簡單明了。④改進系統中的藥品調價功能使更切合實際。原調價系統由于各部門分別進行調價改動，易出現疏漏，而新系統由藥庫統一調價，在進行調價操作時，可在規定時間內先實施調價操作，后與配送公司聯系開具涉及調價數量的藥品原價格負數發票及新價格正數發票，即可先將正票“虛錄”，選定該批次調至原價格，再錄入負票，以退還醫藥公司的形式將所“虛錄”正票藥品出庫。但在正、負票錄入期間注意不能同時進行部門領藥的操作，以避免將上述“虛錄”藥品誤領出。在不影響臨床需求、不造成醫院經濟損失及財務核算混亂的前提下，新系統功能可保證調價的及時性。⑤引入維護貨位編碼功能，編碼為5位數，第1位區分西藥（X）與中成藥（Z），第2位代表劑型（例如1為注射劑，2為糖漿劑，3為顆粒劑，4為片劑，5為外用藥等），后3位根據藥理作用統一編碼，將具有同類藥理作用的藥物按順序排列，具有不同藥理性質的藥品編碼之間預留一定空位，為新藥預留空間。⑥實現了更方便快捷的數據查找和報表統計功能，如：查找所有備案品種；排查近效期藥品功能（設定某一期限，可快速統計所有效期低于該期限的庫存藥品）；快速查找部門漏領藥品功能；查詢特殊管理藥品、調價藥品等某一類別藥品功能等。

1.3 改善藥庫布局，規范藥品養護工作

1.3.1 優化藥庫布局及藥品的合理擺放。婦幼醫院藥品目錄較齊全，總藥品目錄數量在1000種左右。非婦幼專科用藥，備藥量較少，有些品種只備1、2盒，但不可或缺。按照國家標準[2]，病床501～1000張和門診量1000～2000人次/日的“三甲”醫院，藥庫面積應有300～400 m2。我院因地處市中心，藥庫面積僅有180 m2。因此除了配備充足的藥架、藥柜、堆垛架外，還應科學利用空間，以保證藥品合理定位，足量儲存。

由此我院結合實際采取了以下儲存方法：藥品擺放根據“劑型結合藥理”的原則定位存放。根據藥品占地大小，分別存放于堆垛架、開放式藥架、藥柜、保險柜、抽屜、冰箱等場所；整件的藥品可擺放在藥架上，藥架的隔層高度應可調整，在擺放藥品時不至浪費空間；將較重的輸液和注射劑放置在靠門位置，糖漿劑、洗劑擺放在藥架下層，顆粒劑擺放在藥架中層，片劑和膠囊劑擺放在藥架上層，方便取用；將庫存量較少的零頭藥品擺放在帶門的藥柜里，可通過增加藥柜隔層，減少單種藥品儲存空間，增加藥柜利用率；不常用的藥品一般放置在藥柜的頂層；同時擁有多個批號的藥品應按效期順序分開擺放；需避光儲存的零散藥品一般存放于抽屜中；冰箱藥品擺放應均衡分布，應注意將質量重的擺放于下層，質量輕的擺放于上層，避免靠近冰箱壁，防止藥品凍結；有危害性的藥品、抗生素、生物制品、疫苗應分冰箱儲存；對于輸液、婦科外用洗劑、兒科常用糖漿劑等，因量大，可由倉管員核對入庫后，即收即發往各部門，減少其在藥庫的儲存空間。

將包含藥名、規格、貨位編碼等內容的藥品標牌懸掛于藥品下方，藥品擺放順序與貨位編碼及出入庫單、盤點單打印順序基本一致，以方便藥品收發、盤點，減少來回走動，避免差錯，提高賬物相符率。

1.3.2 建立嚴格的藥品養護制度。我院因藥庫場地有限未分常溫庫和陰涼庫。藥庫溫度應保持在8～20℃，冰箱冷藏溫度應保持在2～8℃，最好保持在5～6℃[3]。近幾年生物制品緊缺，但其在我院需求量大，常采購儲備較多的血液制品，因此對其儲存條件尤為重視。冰箱鋪設專線電源，開啟冰箱電源指示燈，安裝可掃射冰箱門并連線監控值班室的監視探頭，堅持每天上下班2次檢查、記錄冰箱溫度，并注意關緊冰箱門；定期騰空冰箱，關電源除冰，防止冰箱壁結冰影響制冷效果。

1.4 采取有效措施，確保臨床用藥需求

1.4.1 藥品采購計劃的合理制訂。藥品采購計劃依據本院藥品采購目錄進行。藥品采購計劃的編制采取ABCDE分類法。A類藥品為用量大、體積龐大、銷量基本穩定、價格較貴、供應正常、有同類品種可替代的藥品（如鈣劑、止咳藥水、健脾胃中成藥、婦科外用藥等），其品種數約占20%，金額約占60%；每周采購1次；因計劃是提前1周制訂，故應計算14天消耗量。B類藥品與A類相比，無可替代品種（如小兒復方氨基酸、賴氨葡鋅顆粒等），制訂計劃時應多計算1周的消耗量，作為藥庫儲備量，配送公司供貨不正常時可再加大備貨量，以防缺藥。C類藥品為價格便宜、用量少或者購買相對困難的藥品（如普藥、搶救藥、非婦幼專科用藥等），其品種數約占50%，金額約占10%；以其3個月消耗量為基礎采取提前備貨的方法，加大采購量，可防止銷量突增引起缺藥，并減少采購次數。D類為不易采購的藥品，如血液制品（如白蛋白、靜脈注射人免疫球蛋白等）和專科特殊用藥（如維生素D3注射液、碘化油注射液、氧化鋅軟膏等），制訂其采購計劃時應考慮儲存空間和藥品效期，盡量多儲備。E類藥品為可拼支使用的藥品，系因兒童用藥劑量較小，為節約資源，集中調配輸液時常數人合用1支藥物；某些藥品（如胰島素注射劑、肝素鈉注射劑、甘油果糖注射液、兒科用抗生素等）其計劃量應根據部門領用量制訂，而不考慮系統上顯示的實際消耗量。

制訂采購計劃時，將部門一定周期內藥品消耗量減去本部門藥品庫存量，得值作為部門計劃量。得值大于零時其所得值為部門計劃量，小于等于零時該部門計劃量為零。各個部門計劃量相加的總和減去藥庫庫存量得值大于零者為初步計劃量，小于等于零時則不需開出計劃。消耗周期的確定依據藥品ABCDE分類。例如：碳酸鈣D3顆粒屬于A類藥品，主要在門診藥房銷售，因住院藥房2周消耗量可能小于其剩余庫存量，計算時可將住院藥房計劃量視為零，主要計算門診藥房計劃量與藥庫庫存的差值，作為初步計劃量。此外還應參考藥品包裝規格并結合考慮婦幼專科的特點，尤其是用于兒科某些疾病（如秋季腹瀉、流感、手口足病等）以及婦科炎癥的常用藥物，存在季節性需求，故在該疾病多發季節應加大采購量，在疾病即將結束時應少量多次采購，避免積壓。通過將藥品分類制訂不同采購周期的計劃，可在保障臨床需求的情況下，減少庫存量，加速藥庫資金周轉。

1.4.2 加強溝通，保障臨床用藥。我院藥庫通過各種方式（電話、院內網信息發布、臨床調查等）加強與臨床間的交流溝通，認真聽取臨床醫護人員的反饋意見，同時協調處理好與配送公司、藥品領用部門、臨床用藥科室之間的關系，及時向相關人員通知新藥到貨、備案品種引入、臨床缺藥品種的替代品種購入等情況，保證向臨床及時供給藥品。

1.4.3 建立防范缺藥機制。為改變臨床較嚴重的缺貨現象，除了合理制訂采購計劃外，藥庫人員需要與配送公司多溝通，通過建立配送公司評分制度，對配送公司送貨及時性、藥品質量合格率、缺藥情況（生物制品和專科特殊用藥加大處罰分值）、積極籌措市場短缺藥品、拒絕提供相關證明等情況進行綜合評分，實行優勝劣汰。對于具體缺貨情況，應分析其缺藥原因并采取如下相應措施：①對于婦幼專科用藥品種，由于綜合性醫院用量較少，生產、配送公司利潤空間有限，積極性不夠高；必要時可通過配送公司與廠家協商，專門生產某些市場緊俏甚至斷供品種（如用于兒童生長發育不良的苯丙酸諾龍注射液，治療嬰幼兒濕疹的氧化鋅軟膏，促進鈣劑吸收的維生素D3注射液，用于引產的依沙吖啶注射液，用于碘油照影的碘化油注射液，用于男性科的十一酸睪酮注射液等）。②非專科用藥在我院銷量少，容易發生近效期情況，退藥會造成配送公司和廠家利益受損，打擊其再次供貨的積極性。這就要求倉管員勤察藥品效期，同時應科學計算周轉率預測藥品消耗情況（藥品周轉率＝某藥品庫存數量/月平均消耗數量[4]），通過分析周轉率可更早預警藥品滯銷狀態，在藥品尚有較長效期的情況下聯系退換藥，減少損失。③必要時制訂臨時采購計劃。因婦幼專科醫院特點，常因收治某個罕見病例而產生特定藥品需求。藥庫應密切關注藥品銷量變動，另外還應與臨床醫師和領藥藥師多溝通，特別注意搶救藥、儲備量特別小及不可替代的藥品；一旦銷量突增，應及時補充計劃，經審核后購入藥品，確保臨床需求。④藥品“確標”時除了正選品種外，還同時確定一種與之藥理作用相同、可相互替代的備選品種，因有備選品種在正選品種正常供應情況下不得采購的相關規定。配送公司為自身利益，常不愿開具缺貨證明，導致無法購買備選品種，造成臨床用藥困難。對此，應與配送公司多溝通并采取一些必要措施。⑤對于近幾年全國緊缺的血液制品，可通過提前制訂采購計劃、加大計劃量、加強與配送公司的溝通與協商、在配送公司評分時對生物制品加大評分分值、定期將其采購情況上報院部、由院方對保障供應的配送公司給予獎勵等措施，購買足量藥品，滿足臨床用藥需求。

1.5 規范藥品出入庫管理制度

藥品驗收入庫時，對于兒童用藥，應特別注意核對藥品規格。

藥庫規定收藥及各部門的領藥時間，盡量避免收發藥同時進行或者同時向不同部門發放藥品，以免造成混亂和差錯；倉庫管理人員可參考各部門藥品的消耗情況，合理調整各部門領用計劃，均衡分配以確保各部門需求；可通過計算機報表過濾功能，查找領用部門漏領藥品（3 d銷量與現庫存量的差值大于零且未領用的藥品），督促其領足藥品。

1.6 加強藥品效期管理，避免藥品過期失效

對于效期小于6個月的藥品，除非臨床急需，一般應拒絕入庫，藥庫在收藥時應注意核對實物與發票的效期是否一致，并準確錄入藥品信息，以保證庫存預警系統不致漏篩；對于效期小于6個月的藥品應考慮臨床銷量，再決定是否發放使用；此外應定期檢查庫存實物的效期，發現與系統記錄不符者應分析原因，及時糾正。

藥庫管理人員應每月月初利用藥品失效期預警系統統計近效期藥品，根據需要設定預警時間，系統可快速生成近效期藥品匯總表。效期小于6個月及3個月藥品分別掛牌警示，并在藥庫公告欄分析其近效期原因并擬訂處理方案。對于滯銷情況，首先應與配送公司協商兌換遠效期藥品，若無遠效期藥品，應根據銷量退還可能用不完的部分藥品。各部門均滯銷的藥品應通知臨床使用科室并報告科主任，爭取在藥品尚有較長效期的情況下退藥，避免給各方造成損失，并做好記錄。另外為減少各部門近效期藥品的退庫，除了加強部門效期管理外，倉管員發現某個藥品在某部門長期滯銷但在另一部門有消耗時，可提醒部門間調撥使用。

我院非婦幼專科用藥有300種左右，因其適用病例少，常造成滯銷、近效期，可在藥品上方放置寫有藥品庫存量和效期的提示卡，并特別關注該類藥品的效期及其銷售情況。

1.7 規范定期盤點制度

藥庫庫存賬物百分百相符是藥庫管理的基本要求之一。每次藥品進出庫后，均應根據出入庫電子單上顯示的瞬時剩余庫存進行核對，每月月底對藥庫庫存藥品進行盤點。發現賬物不符應及時查找原因。避免因藥品賬物不符造成缺藥。

1.8 建立防范商業賄賂機制

我院為防范商業賄賂，采取了以下多方面的措施：①由院科領導嚴格選拔業務熟練、作風廉潔的藥庫工作人員，并規定其工作兩年一輪換；②定期組織思想政治學習，警鐘長鳴；③藥品采購計劃通過藥械網發放給配送公司，減少相關人員與配送公司直接接觸的機會；④新藥引進時首先由臨床科主任根據臨床需要填寫申請單，藥劑科主任審核匯總，醫院藥事管理及藥物治療學委員會會議集體討論通過，會議情況應有記錄，中標藥品“確標”結果及非中標藥品備案結果（會議投票結果過2/3票數通過的藥品）應刻光盤保存，同時作為藥品采購目錄；⑤藥庫安裝監視探頭；⑥安排有紀檢人員參加的主任接待日。

1.9 建立自查和績效考核制度

藥庫每月月底對配送公司評分情況歸納總結，對藥庫資金周轉率（藥品月購入金額/月末庫存金額）、缺藥情況、賬物相符率、檔案資料填報完整率、非中標藥品采購率、藥庫倉儲環境合格率（溫濕度、藥品定位、蟲鼠禍害）、藥品價格合格率、近效期藥品退藥情況、防范商業賄賂情況等進行自檢。將檢查結果形成報告上報院質控科，經質控科核查后上傳院內網公示。藥庫積極配合各級監管部門的抽查，虛心接受批評意見。

2 藥庫規范化管理取得的成效

2.1 藥品周轉加快

通過以上規范化管理，減少了藥品庫存量，提高了藥品流通率，通過計算年度購入金額與平均庫存（該年度每個月月末庫存藥品金額的平均值）的比值來評定藥庫資金流轉率可發現，近4年來我院藥庫資金流轉率逐年上升，為醫院減少了藥品資金占用，詳見表1。

2.2 檔案資料完整率提高

通過檔案體系的建立，使規章制度的實施及藥庫具體工作書面化、數據化；易于及時發現問題，對問題進行追溯分析。

2.3 工作效率和工作質量提高

實行規范化管理后，藥庫錄入1張發票的平均時間從35 s縮短為16 s，若從藥械采購網上導出數據更可縮短至10 s，發藥時間縮短將近1/3；發票錄入準確率由96.7%提高到99.8%；臨床缺藥率從8.3%下降到4.5%，在全國生物制品緊缺的情況下，保障了本院的臨床需求；盤點時間從3.5 h縮短為2 h。2009－2011年藥庫報損率均為零，無購入假劣藥品情況，賬物相符率均為100%。

表1 2008－2011年我院藥庫資金周轉情況Tab 1 Cash flow of drug warehouse in our hospital from 2008 to 2011

3 應建立持續發展的藥庫規范化管理體系

藥庫管理工作應依據相關法規，立足本院實際，用發展的眼光看問題，在條件允許的情況下進一步完善藥庫的職能，提高藥庫管理水平。具體如下：（1）進一步提高藥庫智能化水平。可參考國內先進技術，利用條形碼掃描技術收發藥品，利用自動發藥機發藥，利用自動報警系統隨時監測冰箱溫度等。可進一步提高采購計劃制訂的自動化程度，編制數據計算結合特殊影響因素自動生成采購計劃的程序，提高準確率，避免計劃受人為因素的影響。（2）在人員允許的情況下開發藥庫多方面的職能，改變藥庫目前僅限于保障臨床藥品供應的單一職能。可利用藥庫擁有最完整全面的藥品信息的特點，嘗試承擔信息中心職能，開展多方面的服務[5]，例如缺藥藥品的替代品種推薦、藥品信息服務、相似包裝藥品及“一品兩規”藥品提示服務、用藥合理性分析，為藥品引進與淘汰提供決策參考等。

總之，我院通過建立規范化的藥庫檔案和記錄制度，合理編制采購計劃，建立了防范缺藥機制，加強了藥品的效期管理，不斷改進藥品在庫養護、出入庫管理、定期盤點等日常工作，并在工作實踐中不斷學習與總結，借鑒精細化管理理念，依托先進的信息系統，不斷探索適合我院藥庫的管理模式，以期最終達到婦幼醫院藥庫管理過程的規范化。

[1]李邀俤.簡議藥庫管理系統的設置[J].海峽藥學，2011，23（3）：228.

[2]衛生部.衛生部關于印發二、三級綜合醫院藥學部門基本標準（試行）的通知[S].2010-12-30.

[3]王玉娥，黃玲.藥庫藥品質控管理效果研究[J].中國現代藥物應用，2010，4（15）：243.

[4]詹海容.對醫院藥庫管理工作的實踐與探討[J].海峽藥學，2009，21（2）：164.

[5]郭紹來，馮潔，欒偉，等.醫院藥庫新職能作用的探索與實踐[J].中國藥房，2010，21（41）：3882.