加強基層住房公積金檔案管理的對策思考

滕 瑋（揚州市住房公積金管理中心，江蘇揚州，225000）

服務大廳

隨著我國住房制度改革的不斷深化，住房公積金檔案的內(nèi)容不斷豐富，數(shù)量也急劇增多。以筆者所在單位揚州市住房公積金管理中心為例，自2003年8月成立住房公積金管理中心至2012年共形成各類住房公積金民生檔案41871卷，涉及全市機關、事業(yè)單位、國有企業(yè)、城鎮(zhèn)集體企業(yè)、外商投資企業(yè)、城鎮(zhèn)私營企業(yè)、各社會團體等，其中職工個人檔案35612卷。而目前國家尚未出臺相應的專業(yè)檔案管理標準及辦法，住房公積金檔案管理尚處于起步階段，揚州市住房公積金管理中心及所轄的各縣（市）住房公積金管理分中心（管理部）都存在著管理不標準、使用不規(guī)范現(xiàn)象，在實際工作中，業(yè)務檔案管理暴露出許多問題，存在一定的風險隱患。因此，如何加強基層住房公積金民生檔案的管理，確保資金安全運作，維護繳存人權益，已是當務之急。本人以十多年的工作經(jīng)歷就基層住房公積金檔案管理存在的問題與相應解決的對策談點粗淺的認識。

一、基層住房公積金檔案管理中存在的問題

1.缺乏統(tǒng)一的管理制度

對住房公積金檔案的管理，全國至今沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理辦法，國務院《住房公積金管理條例》對公積金檔案管理沒有明確規(guī)定。而作為國家民生檔案之一，檔案部門也沒有制定專門的管理辦法，致使住房公積金檔案處于各地自行管理的混亂狀態(tài)，同一系統(tǒng)下的各縣（市）住房公積金管理分中心（管理部）管理方式各自不同，各行其是的做法不可避免會出現(xiàn)管理上的不規(guī)范與缺失，特別對今后建立異地公積金數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)、住房公積金檔案數(shù)字化建設會造成很大的困難。

2.缺乏規(guī)范的管理標準

揚州市住房公積金管理中心所轄各縣（市）住房公積金管理分中心（管理部）都各從自身情況出發(fā)，制定的立卷方法、分類方案、保管期限標準均不統(tǒng)一。對業(yè)務檔案的歸檔整理缺乏科學合理性，特別是貸款檔案，各分中心（管理部）貸款檔案的組成內(nèi)容、管理方式各不相同，而貸款檔案存在著貸前審核和貸后跟蹤的特殊性，一份貸款檔案在完全辦結前始終處于動態(tài)管理，要經(jīng)過多次材料的增減和整合，辦理周期長的可達30年，沒有規(guī)范的管理模式勢必將造成管理上的混亂和卷宗的丟失。同時，各分中心（管理部）在業(yè)務檔案軟件的開發(fā)與運用上更是沒有統(tǒng)一標準，缺乏全面性和長遠性，存在著管理軟件不科學、項目不健全、檢索困難等現(xiàn)象。

3.缺乏安全管理的軟、硬件配備

揚州市住房公積金管理中心管轄下的多數(shù)縣（市）管理分中心（管理部）沒有配備專業(yè)檔案人員，由于缺乏檔案專業(yè)知識，檔案管理人員在收集、整理、分類以及提供利用上都缺乏規(guī)范性，必然影響到業(yè)務檔案的完整與安全，更無從談及住房公積金檔案的數(shù)據(jù)庫建立。在庫房建設中，對于日益快速增長的業(yè)務檔案，各縣（市）管理中心普遍存在“脹庫”現(xiàn)象，保管設備陳舊，業(yè)務檔案存放分散，“九防”措施不力，有的甚至存在丟失現(xiàn)象。

二、住房公積金檔案管理對策思考

1.加強制度建設，實行統(tǒng)一管理

針對目前住房公積金檔案管理不規(guī)范，標準不統(tǒng)一的現(xiàn)象，住房公積金主管部門應加強重視，積極會同檔案部門，依據(jù)《檔案法》及《住房公積金管理條例》規(guī)定，制定住房公積金檔案的管理辦法，推行一套操作性強、科學統(tǒng)一的住房公積金檔案管理標準。只有制度規(guī)范，標準統(tǒng)一，才可能實現(xiàn)住房公積金檔案管理的科學化、規(guī)范化、標準化。

2.加強住房公積金檔案基礎建設

住房公積金檔案具有來源多頭性、形成周期長、管理動態(tài)化的特點，檔案基礎資料的管理需要嚴謹、規(guī)范、及時。隨著職工對住房公積金惠民政策的深入了解，住房公積金使用率迅速上升，支取、貸款業(yè)務逐日增多，年業(yè)務檔案成倍上升。而業(yè)務檔案的形成、收集、整理、歸檔入庫以及跟蹤管理利用，則需要各銀行信貸部門、資產(chǎn)擔保部門、公積金檔案部門來共同完成。這就要求各環(huán)節(jié)相關工作人員要有高度的責任心和細致的工作態(tài)度，確保每一階段、每一環(huán)節(jié)形成的檔案資料真實、完整，只有做好檔案基礎工作，才可能有后期專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建立以及檔案檢索、編研的制作與開發(fā)提供利用。

3.積極開展住房公積金檔案數(shù)字化建設

住房公積金業(yè)務檔案的價值最終體現(xiàn)在社會利用服務上。隨著公積金管理機構業(yè)務查詢需求的不斷增加和廣大職工對公積金賬戶查詢頻率的增多，使得住房公積金業(yè)務檔案利用具有調(diào)閱頻率高、實時利用局限性的特點，而檔案利用的高頻率與時限性給日漸膨脹的庫房調(diào)閱增加了壓力。一方面，由于時間、地域的限制難以實現(xiàn)實時跨地域查閱檔案，另一方面，頻繁的查檔調(diào)閱和復印加大了紙質(zhì)檔案的磨損，縮短了檔案使用年限。而檔案數(shù)字化可以解決這一矛盾,利用者不再礙于原件利用的局限，不再受時間、地點、介質(zhì)的限制，實現(xiàn)了及時、多次、重復利用。數(shù)字化建設有利于檔案安全長久保管，并使得檔案利用更為方便、快捷、高效。

4.加強住房公積金檔案安全管理

住房公積金檔案的安全管理重在兩個方面：一是加強檔案管理人員素質(zhì)建設。檔案工作者的綜合素質(zhì)直接關系到檔案管理工作的質(zhì)量，住房公積金民生檔案關系到職工權益的保障，也是化解資金放貸風險的重要憑證，因此檔案工作者應具備“五心”要求——熱心、專心、細心、耐心、責任心，思想上不斷與時俱進，業(yè)務上不斷精益求精，積極參與各類檔案培訓，努力擴展知識面，提高業(yè)務技能。二是加強檔案庫房硬件設施建設。住房公積金管理中心應根據(jù)現(xiàn)有的檔案數(shù)量及每年預增量，有計劃地規(guī)劃庫房面積，按檔案管理標準配置檔案裝置，分門別類放置各類檔案，嚴格執(zhí)行“九防”措施確保庫存檔案安全完整。同時健全檔案借閱、鑒定與銷毀等各項制度。