高校人事檔案管理存在問題及對策

胡 燕（常州市廣播電視大學，江蘇常州，213001）

我國人事檔案制度自上世紀50年代全面建立以來，對于促進干部隊伍科學有效管理，推動國家的政治、經濟和文化等建設發揮了重要作用。高校人事檔案是國家人事檔案的重要組成部分，重視并加強高校干部人事檔案管理工作，對于歷史地、科學地考察、選拔和任用干部，促進高校全面建設，推進高校教育體制改革具有重要意義。

一、高校人事檔案管理工作中存在的問題

高校人事檔案工作作為高校政務工作的重要內容，對于保障高校干部隊伍建設，促進高校教育工作發展具有重要意義。但由于歷史以及制度等原因，當前高校人事檔案管理工作中還存在一些突出問題，主要表現在：

檔案意識淡薄。高校教職工對檔案的重要性認識不足，歸檔意識普遍比較淡薄。比如有些教職工為適應教育改革形勢發展，會選擇離崗進修、培訓或出國留學等，對于在此過程中形成的諸如入學、結業、畢業登記等相關檔案材料，不能主動、及時交與人事檔案管理部門存檔，而人事檔案管理部門往往因為各種原因不能及時收集到位，從而在一定程度上影響了檔案的準確性和完整性。

檔案內容不準。有些檔案材料所記載的內容前后不一致，失真失準的現象比較突出。如“三齡一歷”信息，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有相應說明；有的出生年月在不同材料中出現多個不同的時間記載；參加工作、入黨入團時間在不同材料中顯示不一致；基礎學歷在不同材料中不一致，有的越填越高等。

檔案材料不全。有的年度考核表、履歷表短缺，或雖有表格但未加蓋公章。有的如學歷、培訓、職稱、獎勵等檔案材料，仍滯留在個人手中，不能及時上交、收集歸檔。

管理條件落后。人事檔案管理有其特殊要求，比如需要設立專人管理、單獨存放、確保保密安全等。但一些高校人事檔案管理人員配備不到位、設備設施落后、信息化技術應用不足等，都在一定程度上影響了人事檔案工作的有效開展。

利用效率較低。提供利用是檔案工作的價值目標之一。隨著我國社會主義市場經濟體制的不斷完善以及教育體制改革的不斷深入，高校教職工由“單位人”變成了“社會人”，人才交流、人員流動成為必然，人事檔案利用率理應提升，但從實際情況看，目前高校人事檔案的利用率仍不高。

二、高校人事檔案管理工作存在問題的主要原因

高校人事檔案管理工作之所以存在以上問題，主要原因有以下幾個方面：

一是認識不到位。由于受傳統觀念的影響，一些高校只注重追求教學成果，忽視檔案法律法規的宣傳教育。特別是有些領導對人事檔案工作重要性存在認識偏差，認為人事檔案管理工作無非是保管好個人資料，需要用時能找到就行，平時對人事檔案工作關心不多、關注不夠；一些教職工存在檔案工作與己無關的思想，對支持和維護人事檔案工作缺乏熱情。

二是投入不到位。隨著教育體制改革的不斷深入，特別是受經濟利益驅動的影響，一些高校對人事檔案管理工作舍不得投入，在人員配備、資金投入、設備配備、現代化管理手段應用等方面，都存在不到位的現象。

三是制度不健全。由于高校架構以及管理體制的松散性，加之人事檔案管理力量相對薄弱，導致人事檔案管理在制度建設方面存在缺陷，制度陳舊、不規范、不完善的問題比較突出。由于缺乏規范、完善的管理制度，人事檔案管理缺乏科學依據，加之檔案工作人員配備不足，工作中力不從心，多忙于應付，以致人事檔案管理工作隨意性很大、應急性很強。

三、加強高校人事檔案管理工作的對策

1.堅持以人為本，切實加強檔案隊伍建設。首先，要加強專職檔案人員配備。在人員選配上，既要注重政治素質業務水平，還應注重綜合能力。信息技術的廣泛應用是檔案管理工作的時代特點，檔案管理工作人員必須具備能夠熟練操作應用計算機及相關檔案管理軟件、網絡化管理的技能，從而為人事檔案材料的收集、整理、傳遞和提供優質高效的服務提供保障。當然更為重要的是要熱愛崗位工作。人事檔案管理是一項重要卻又平凡的工作，日常檔案材料的收集、整理以及檔案的利用服務等工作瑣碎、繁雜，只有具備勇于吃苦、甘于奉獻的人才能做好工作。

其次，建立健全檔案工作網絡。學校下屬的各院、系以及各院、系內部，應根據機構的不同性質和等級，設立相應的專職或兼職檔案員，建立全校上下聯通、層次分明的人事檔案管理工作網絡，從而為檔案工作的有效開展提供隊伍保障。

2.加大宣傳力度，切實增強全員檔案意識。高校人事檔案工作是一項基礎性工作，也是一項與廣大教職工切身利益息息相關的工作，管好用好人事檔案，于公于私都十分重要。因此，加強檔案法律法規的宣傳，切實增強全體教職工的檔案意識十分必要。高校有關部門應結合高校教學工作實際和點多面廣的特點，開展定點咨詢服務、典型事例宣講、專兼職檔案員定期培訓等形式多樣的檔案宣傳活動，使每一位教職工都能認識到，檔案工作不僅是單位組織的事，也與自身的工作和成長進步密切相關，從而為人事檔案工作的有效開展提供環境保障。

3.建立健全制度，確保檔案工作規范開展。檔案資料的收集、移交、整理、保管、利用，都是人事檔案工作不可或缺的重要環節。只有針對不同的環節，建立相應的工作制度，保證各個環節規范有序，才能確保人事檔案整體工作的規范運行。從實踐看，重點要建立完善以下制度：一是收集登記制度。檔案資料的收集登記是檔案工作的起點，也是最重要的環節。高校要針對自身特點，如每學期或每學年教職員調整、定期內外交流培訓、特定時期的機構人員調整等特殊情況，制定科學的檔案資料收集登記制度，不僅要明確移交歸檔的檔案資料范圍，而且要明確移交歸檔的時限，以確保各團體組織、各部門的檔案材料能夠在第一時間移交至檔案管理部門，避免任何組織或個人無故積壓滯留應歸檔材料。二是督促移交制度。對應歸檔而未能按期移交歸檔的檔案材料，人事檔案管理部門應及時發出提示或催告，督促相關部門或相關人員在規定時限內提交歸檔。對逾期不歸的，應追究相應責任。三是查核驗收制度。檔案管理部門對收集或接收移交的相關檔案資料，應根據人事檔案管理的有關規定，進行嚴格的查證核驗。對不應入檔的材料，一律不予入檔；對應當入檔的，應認真查核其真實性、完整性、規范性，確保入檔材料的質量；對材料不全而需要相關部門或相關人員予以補充的，應及時提出補充要求，并明確提交補充限期。四是規范利用制度。隨著教育體制改革及高校管理體制改革的不斷深化，人才市場化必然帶來高校人員流動量的上升，人事檔案利用率必然提高，建立和完善高校人事檔案利用制度，已越發顯得重要和迫切。

人事檔案是反映一個人歷史面貌的真實記錄，高校人事檔案工作是高校師資隊伍建設中重要的基礎工作，也是衡量學校管理工作水平高低的標志。隨著教育改革的深入發展，高校必須進一步堅持依法治檔，切實加強人事檔案管理工作，不斷提升人事檔案管理的整體水平，促進高校檔案工作走上更加規范化、制度化、科學化管理的軌道。

[1]唐晶.當前我國人事檔案管理發展方向的探索[D].山東大學，2007.

[2]賀焱.改革學校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008(3).