淺談新形勢下檔案管理工作的創(chuàng)新

摘 要：本文從檔案管理中存在的問題入手，闡述了檔案管理工作的意義，提出了檔案管理創(chuàng)新需要在管理模式和管理手段、思想觀念和檔案使用價值、檔案人員的管理水平、信息化建設和上下聯動方面下功夫等幾個方面進行的觀點。

關鍵詞：檔案；檔案管理；創(chuàng)新

檔案工作是機關及企事業(yè)單位各項管理工作的重要組成部分，隨著我國經濟社會的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)、新的問題，需要我們確立檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)的理念，做好檔案管理工作的創(chuàng)新。

一、檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理設施陳舊，配置差。由于長期對檔案管理工作的不重視，資金不足，導致許多單位的檔案部門設施落后，辦公條件較差，檔案室、辦公室、接待室還未實現三分開；多數單位的檔案現代化及檔案保護設備配置不全。

2、不規(guī)范的檔案管理亂象。目前有些單位的檔案管理基礎工作十分薄弱，如雖然有的單位已建立了檔案的管理制度，但是沒有領導真正去督促落實；有些檔案整理不規(guī)范，組卷不符合要求，組卷混亂現象比較嚴重；還有個別單位未開展檔案鑒定工作或未按法定程序就擅自決定銷毀應歸檔保存的文件材料等等。

3、檔案管理隊伍不穩(wěn)，缺乏專業(yè)能手。有些單位不重視檔案工作的重要性和專業(yè)性，檔案人員變動十分頻繁。雖然檔案部門月月搞培訓，但檔案人員卻月月是新手，導致在這個崗位上無法培養(yǎng)出正的專業(yè)能手。

4、忽視了檔案資源的開發(fā)利用。許多單位只注重檔案的收集、整理、保管工作，認為只要保證檔案不破損、不丟失就算盡到了責任，而忽視了對檔案資源的開發(fā)利用。檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案部門應該想方設法的開發(fā)利用這些資源，最大限度地發(fā)揮檔案應有的作用。

二、檔案管理創(chuàng)新的意義

管理創(chuàng)新從內容上來看，主要為管理思想理論上的創(chuàng)新、管理制度上的創(chuàng)新、管理具體技術方法上的創(chuàng)新。

首先，檔案管理創(chuàng)新是發(fā)展檔案事業(yè)的特有的工具和手段。檔案管理創(chuàng)新可以使檔案事業(yè)在復雜的環(huán)境中順利進行；可以去尋求成功的管理經驗與規(guī)律；可以最大限度地滿足知識經濟和信息時代對檔案信息的需求。

其次，管理猶如治水，疏堵結合、順應規(guī)律，管理是藝術和科學有機結合的一門學問，管理也是生產力。在經濟領域，創(chuàng)新是勞動的一個重要的階段性成果，是生產力發(fā)展的階段性標志。創(chuàng)新和民族的進步緊密相連，和國家興旺發(fā)達的重要的源泉。檔案管理工作離開了創(chuàng)新就失去了檔案管理的根本目的。通過檔案管理創(chuàng)新，為檔案管理的發(fā)展開辟道路。

再次，檔案干部隊伍在檔案管理創(chuàng)新中可以提高整體素質。進行創(chuàng)新，檔案人員首先必須利用一切機會，千方百計地豐富自己的科學知識，不斷提高創(chuàng)新能力。同時，管理創(chuàng)新的過程，又是一個增長知識的過程，在創(chuàng)新過程中，可以增長知識，增長才干，提高自身素質。

三、檔案管理創(chuàng)新的幾點認識

1、創(chuàng)新管理模式和管理手段

在新形勢下，社會競爭日益激烈，信息技術飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案管理手段已經不能適應新的發(fā)展需要。所以，企事業(yè)單位的檔案管理部門應該加強管理模式和管理手段的創(chuàng)新。加強管理模式的創(chuàng)新就應該健全目標管理機制，制定檔案管理目標，定期進行檢查，并引進激勵機制，將其與人事聘用和干部任免相聯系，激活檔案管理工作，開創(chuàng)新局面。加強管理手段的創(chuàng)新，就應該采用現代化的科學的管理手段，以網絡技術和計算機技術作為工作平臺，建立數字檔案和電子文件系統(tǒng)，并實現資源共享，將其納入企事業(yè)單位的整個信息管理系統(tǒng)之中。

2、創(chuàng)新思想觀念和檔案使用價值

檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。要強化兩種意識：一是要有積極的信息轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下各種信息是比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，只有根據需要，把相關信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，體現檔案的信息價值。因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。有效地利用檔案，使檔案在利用和管理過程中發(fā)揮更高的效率，是檔案工作創(chuàng)新的基本重大課題。只有改變檔案工作無所作為的思想，進一步強化檔案管理的效率意識，才能充分發(fā)揮檔案的價值。

3、創(chuàng)新檔案人員的管理水平

各事業(yè)單位要通過定期宣傳，組織學習，提高對檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作放到顯著的位置上來。這要求單位首先要建立一支過硬的領導班子，定期對檔案管理工作進行檢查和指導；其次要建立起一套適合本單位的達標考核機制，對檔案工作進行定期考核，通過級別升降實行動態(tài)管理；最后要求各單位研究制定適合本單位檔案管理工作的質量評價標準，并積極執(zhí)行實施，推動檔案管理工作朝著規(guī)范化和科學化方向邁進。

4、創(chuàng)新檔案管理工作的信息化建設

隨著現代科學技術的飛速發(fā)展，計算機技術得到了廣泛的應用，檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。合理開發(fā)利用檔案資源，盡可能延長檔案使用壽命以及提高工作效率，這些也是當代檔案管理改革創(chuàng)新的主要目的和任務。目前看來把先進的科學技術手段應用于檔案管理中以滿足新時期下檔案管理工作的要求，已經刻不容緩。首先，各級事業(yè)單位的檔案部門要準確、及時地傳遞信息，切實保證檔案信息的時效性；其次，檔案管理部門要利用計算機、掃描儀等現代設備，將檔案資料準確的輸入計算機，再通過相應的技術處理，將文字、圖片資料轉變成數據資料，從而實現紙質檔案和數據檔案的并存；最后要充分利用網絡技術進行檔案管理創(chuàng)新，通過網絡向社會提供高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享，這樣一來既方便了廣大民眾，也提高了檔案的使用效率，同時也提高了檔案管理工作的質量。

5、檔案管理創(chuàng)新應堅持上下配合

基層單位檔案機構和上級檔案行政管理部門往往帶有一定的主觀性和片面性，甚至在某種程度上存在著虛假性，就是上級檔案行政管理部門的管理措施往往脫離基層的實際情況，對基層的管理活動起不到應有的作用。因為檔案管理是特定的社會實踐活動，任何管理創(chuàng)新都必須遵循檔案工作自身發(fā)生、發(fā)展的規(guī)律，尊重產生檔案的業(yè)務部門以及社會廣大利用者的意見。一般說來，基層單位是比較了解檔案的基本情況的，是比較能夠全面地評價檔案工作的，因此對運用何種方式、方法管理檔案最有發(fā)言權。管理創(chuàng)新必須加強聯系和合作，特別是檔案行政管理部門，要多征求基層單位的意見。

總之，檔案管理如果不進行創(chuàng)新，就不能有效地管理和開發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識經濟和信息時代對檔案信息的需求。所以，檔案管理創(chuàng)新是發(fā)展檔案事業(yè)的重要途徑。隨著社會主義經濟的高速發(fā)展，在檔案事業(yè)發(fā)展的進程中也會出現許多新情況，產生許多新問題。面對這諸多問題，沒有現成的答案和經驗可供借鑒，只有創(chuàng)新才能使檔案事業(yè)得以生存和發(fā)展。所以，我們要發(fā)揚與時俱進的精神，在實踐中勇于探索，開拓創(chuàng)新，不斷推動檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，為開創(chuàng)我國檔案事業(yè)的嶄新局面做出我們應有的貢獻。

參考文獻

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作者簡介

薛國梅（1964—）女，江蘇省鹽城市人。鹽城市招生考試中心工作人員，助理檔案員。主要研究方向：檔案管理。