淺談現(xiàn)代秘書工作語言能力的培養(yǎng)

◎覃志鴻

（柳州師范高等專科學(xué)校，廣西 柳州545005）

一、現(xiàn)代秘書工作語言的現(xiàn)狀及不足

由于缺乏理論以及傳統(tǒng)的影響，在我們國家的秘書工作條件通常是不理想的。秘書制度方面并非完美無缺。我國的一些公司中秘書沒有明確工作，秘書最后就成為了經(jīng)理助理，處理日常事務(wù)，導(dǎo)致秘書行業(yè)的水平良莠不齊。所以，準(zhǔn)確地為秘書行業(yè)定位，設(shè)置秘書的權(quán)力范圍，以及秘書的工作能力，綜合素養(yǎng)等問題迫在眉睫。從以下方面可以體現(xiàn)出秘書工作語言中的不足：

首先是秘書的知識結(jié)構(gòu)不完善，由于中國在前幾十年中的人事制度不協(xié)調(diào)，一些秘書的知識技能只是最基本的理論，而且工作語言過于粗俗化。在一些中小型企業(yè)所用的秘書一般是從其他部門調(diào)來的有經(jīng)驗的老人員，沒有專業(yè)的知識技能和專業(yè)語言；或是聘用一些年輕的職員，在專業(yè)技能上他們是很強，但由于所處的工作環(huán)境過于單調(diào)，時間久了，年輕職員也失去了工作的熱情。

其次，語言表達過于隨意。在公司中接觸的周圍的同事們，彼此很熟悉，彼此交流過于隨意，依照自己的喜好表達想法，很容易忽視自己正處于工作中，缺乏辦公環(huán)境的嚴(yán)肅性。這種工作語言過于隨意，沒有考慮到他人的想法，自己感覺是合理的，他人卻不是這么認(rèn)為，這種表達的方法會在不經(jīng)意間與他人產(chǎn)生誤會、分歧，有的甚至在與領(lǐng)導(dǎo)交流時沒有擺正自己的位置。直言納諫不是壞事，但并非所有的領(lǐng)導(dǎo)都會領(lǐng)悟。言語過于隨意會讓領(lǐng)導(dǎo)不信任，在印象上大打折扣。有時建議可以委婉地表達，這是語言的藝術(shù)。

二、如何培養(yǎng)秘書工作語言能力

秘書人員應(yīng)具備良好的溝通方法。良好的溝通方法可以很快地拉近交流者之間的距離，可以很快地進入交流的環(huán)境，讓對方感到親切，并愿意與你交談。

在溝通交流中需要了解交流的對象的工作風(fēng)格以及他個人的行為習(xí)慣。而且，在交流過程中我們需要注意一些溝通的障礙，比如：在職場中職務(wù)地位的障礙；在表達想法和與人關(guān)系上不能過于做作；交流者之間的文化背景的差異等。

在溝通交流中有時不僅需要一張嘴，肢體語言也相當(dāng)重要。在人與人溝通過程中，口語和書面語是人們最常用的交流手段，如果加入一些肢體語言效果會更好。例如：運用手勢、形態(tài)或是面部表情來進行溝通交流。肢體語言更能體現(xiàn)出交流者內(nèi)心的想法和心理活動。肢體語言是一種思想形象化的語言，它和有聲語言共同組成了語言的具象表達。它對有聲語言起到畫龍點睛的效果。在我們生活中經(jīng)常使用到肢體語言，當(dāng)某一物體或事物無法用語言表達時，我們就會自然地使用到肢體語言的表達。后來就出現(xiàn)了“只可意會不可言傳”的俚語。所以，恰當(dāng)?shù)厥褂弥w語言可以更準(zhǔn)確地表達思想有助于信息的交流。

三、培養(yǎng)秘書工作語言能力的重要性及作用

我們身處于一個經(jīng)濟全球化的世界，經(jīng)濟的飛速發(fā)展促使人們思想的發(fā)展。西方人首先意識到在市場經(jīng)濟和信息化時代的環(huán)境下，口才是通向成功道路不可缺少的技能，所以，他們很重視對口才的培養(yǎng)。他們可以通過與一個人的交談來判斷這個人的能力、涵養(yǎng)、學(xué)識等方面。在國內(nèi)，人們從不認(rèn)為口才是一門藝術(shù)，是一門學(xué)問，有的是，把口才與耍嘴皮和強詞奪理聯(lián)系在一起，更不必說把交際能力和口才做為通向成功的基石了。因此，我國必須大力提倡口才培養(yǎng)，認(rèn)識到口才的重要性。口才較好的人也是他綜合能力的表現(xiàn)，一個能言善辯的人，基本具備了敏銳的洞察能力，可以準(zhǔn)確地抓住事物的主要矛盾，擁有科學(xué)的辯證思維，全面地解析，做出適當(dāng)?shù)耐普摚瑩碛徐`活的應(yīng)變能力和幽默風(fēng)趣的語言。

因此口才是一個人綜合能力的體現(xiàn)，是衡量個人能力、涵養(yǎng)、學(xué)識的重要依據(jù)。在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，離不開人與人的公平競爭，更離不開語言，在商業(yè)經(jīng)濟活動中，禮貌用語會使顧客感到舒心，生意也會越來越好；但是，在與人溝通中語言不得體，會使顧客反感，生意也可想而知。秘書工作語言是一門藝術(shù)，它涵蓋了多個方面，是為人處世、與人溝通的橋梁。作為一名合格的秘書，不僅在語言方面要求嚴(yán)格，在業(yè)務(wù)能力、知識結(jié)構(gòu)和文化修養(yǎng)上都要如此。其中，能說會道是不可或缺的能力。秘書一般要懂得“腦勤、腿勤、口勤”。秘書要既能善言又能實干。

結(jié)語：綜上所述，現(xiàn)代的秘書工作和語言都存在不足，知識結(jié)構(gòu)的不完善以及工作時語言的隨意性，存在很大的弊端，社會應(yīng)培養(yǎng)出具備秘書能力的人才，在此指擁有工作語言能力的人才，培養(yǎng)他們與人的溝通能力，巧妙地運用語言的藝術(shù)，讓人與人之間關(guān)系變得更和諧。培養(yǎng)秘書的工作語言對社會，對企業(yè)，對個人都是有利無害的。要培養(yǎng)出德才兼?zhèn)涞男滦兔貢瞬拧?/p>

[1]柏常青.秘書與語言藝術(shù).秘書之友.1992年07期

[2]劉永凱.語言秘書學(xué).長沙：中南工業(yè)大學(xué)出版社.2000年3月

[3]《秘書語言與交際》.中國財政經(jīng)濟出版社.2005年2月

[4]《秘書實務(wù)》.(第二版) 高等教育出版社.2003年3 月