山東省水利普查檔案管理的質量控制

孫 靜

（山東省水利工程管理局，山東 濟南 250014）

第一次全國水利普查檔案是在水利普查工作過程中形成的、具有保存價值的、各種形式與載體的歷史紀錄。他真實地記錄了普查工作的全過程，是最為原始、可靠的基礎水信息資料，是水利普查成果的重要體現，也是水利科技檔案的重要組成部分。因此，做好水利普查檔案管理工作的意義重大，把好水利普查檔案管理的質量關，更是重中之重。

1 水利普查檔案管理質量控制的內涵

水利普查檔案屬于水利科技檔案范疇。科技檔案的質量被看作是科技檔案的生命線，包括內容質量和外觀質量兩部分。要把好水利普查檔案管理的質量關，質量控制是關鍵。

本次水利普查劃分為前期準備、清查登記、填表上報和匯總發布4個階段。水利普查檔案的內容質量是檔案的內在質量，具體指在普查過程中所形成的管理文件、工作計劃、實施方案等材料所反映的工作開展過程和方式方法，以及調查與統計表格、圖件、文檔、影像資料等基本調查材料記載的原始水利信息、中間成果、最終成果和后續開發利用成果的完整性、準確性和系統性。水利普查檔案的外觀質量是檔案外在形式的質量，指檔案的存貯介質包括管理文件、調查、匯總統計的紙質資料，也包括錄入的電子文檔以及數據庫與相關專用軟件資料等歸檔的完備性、規范性和耐久性。

2 水利普查檔案管理質量控制的必要性

2.1 水利普查檔案是重要的歷史見證資料

第一次全國水利普查是一項重大的國情國力調查，是國家資源環境調查的重要組成部分。歷時3年形成的海量的數據和大量的科技文獻材料集中反映了水利普查工作的成果，再現了水利普查工作過程，是檢驗普查工作質量的重要依據和憑證。另外，水利普查的目的在于成果的應用，水利普查檔案則是成果開發應用不可缺少的依據和條件，作為基礎資料，其質量必須得到保證。因此，必須加強水利普查檔案管理的質量控制。

2.2 水利普查檔案具有廣泛性和復雜性

水利普查是一次綜合性、全方位的普查，全省共劃分市級普查區17個、縣級普查區140個、鄉級普查區1 906個、村級普查區82 204個，選聘普查員84 936人、普查指導員8 519人，涉及300多項統計指標，填報普查表132.08萬個，采集和錄入普查數據3 717.94萬項。形成的檔案資料具有涉及范圍廣、來源多、種類和形勢復雜等特點，對水利普查檔案管理工作提出了較高的要求。只有完善質量控制工作，才能保障檔案的內容質量和外觀質量。

3 水利普查檔案管理質量控制的經驗

自第一次全國水利普查工作開展以來，山東省普查辦高度重視水利普查檔案管理工作，按照國家統一部署，將水利普查檔案工作納入普查整體工作計劃，與普查工作實行同步管理、同步推進，整個工作中，水利普查檔案管理的質量控制工作被放到尤為重要的位置。3年來，省普查辦積極與檔案管理部門溝通協調，加強業務培訓和技術指導，嚴格督導檢查和驗收，切實推動了質量管控工作的順利開展，較早通過了國家級水利普查檔案專項驗收，并被評定為優良等次。

3.1 明確檔案管理組織機構和分工，落實管理責任

根據 《第一次全國水利普查檔案管理辦法》，山東省各級普查機構明確了分管領導和工作人員，落實了檔案管理責任。省水利普查辦下設的綜合協調組為檔案管理具體承擔機構，并建立了由檔案管理人員負責、各專項普查工作人員組成的檔案管理責任體系。檔案管理負責人承擔文件材料的收發登記和保管工作，并負責聯系各專項普查工作人員及時做好檔案資料的收集、整理、分類和歸檔工作，超前控制，保障了水利普查檔案內容的完整性。

3.2 建立健全管理制度，確保工作規范

山東省水利普查辦與省水利廳、省檔案局積極溝通，及時轉發了《第一次全國水利普查檔案管理辦法》等規定。山東省水利廳與檔案局聯合轉發了《第一次全國水利普查檔案驗收辦法》，進一步明確了省級以下水利普查檔案驗收的相關要求。威海、臨沂等市結合本地水利普查工作實際，從檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等方面，制定和完善相關規章制度，規范各個環節的工作質量，使水利普查檔案管理工作有章可循，確保檔案管理工作規范化、制度化。

3.3 積極開展業務培訓，強化技術指導

2012-08-14～15，山東省水利普查辦在威海文登市舉辦了全省水利普查檔案管理培訓班，對水利普查檔案管理的依據和基本概念、歸檔文件分類與保管期限劃分、整理原則、紙質文件整理方法、特殊載體材料整理方法等進行講解培訓，并參觀考察了威海市的水利普查實體檔案。各市級普查機構也通過舉辦培訓班等形式加強了水利普查檔案管理技術培訓和指導，以提高基層普查機構的檔案管理水平。同時，在檔案收集整理過程中，山東省水利普查辦與省水利廳檔案室、省檔案局積極溝通協調，獲取技術指導，及時解決檔案工作中遇到的新問題。

3.4 加強督導檢查，嚴格檔案驗收

山東省普查辦在普查前期準備、清查登記、填報上報等階段的督導檢查中，先后對檔案管理設備和裝具、基礎資料收集情況、普查表整理情況、管理文件和階段普查成果歸檔情況進行了檢查，促進檔案工作與普查業務工作的協調開展。根據《第一次全國水利普查檔案驗收辦法》和山東省水利普查檔案驗收規定，省水利普查辦督導市、縣及時做好檔案收集整理和驗收工作。2012-12-20～2013-01-13，省水利普查辦會同省檔案局、省水利廳及各市水利局、檔案局組成驗收小組，通過聽取匯報、查看實體檔案和專家評議的方式，對全省17市的市級水利普查檔案嚴格驗收把關。此次驗收，按照山東省水利普查檔案驗收評分標準，市級檔案驗收獲優良等次的有16個，縣級獲優良等次的有128個，取得了較為顯著的成效。

4 結語

歷時3年的山東省水利普查檔案管理工作自始至終把檔案管理的質量控制工作作為重中之重，通過加強組織建設、建章立制、業務培訓、督導檢查等具體做法，從責任落實、規范工作、技術指導、嚴格驗收等幾個方面落腳，多層次、多方面加強了水利普查檔案管理的質量控制，保證了檔案的內容質量和外觀質量，確保了全省水利普查檔案管理工作的質量和水準，為今后制定政策、查詢資料留下了真實可信、可查可用的科學資料。