提高醫院檔案管理水平的思考

肖虹

摘 要：檔案管理是醫院管理的一項重要內容，全面開發檔案管理功能對提高醫院醫療水平和管理水平有著重大意義。本文對醫院檔案管理中存在的一些問題進行了分析，提出了相應的對策，以期對醫院檔案管理水平的提高起到拋磚引玉的效果。

關鍵詞：醫院；檔案管理；對策

隨著市場經濟的不斷發展，我國醫療衛生事業發生了根本性的轉變。醫院在市場中要面對眾多的競爭對手，提高競爭能力成為其持續生存的關鍵。檔案管理作為醫院的一項基礎管理工作，對提高醫院管理水平非常重要。醫院檔案是指醫院成立至今，產生的醫療服務材料、建設發展資料以及工作活動文件等，主要以記錄、圖表、錄音和影像等形式存儲。隨著信息時代的到來，醫院檔案部門作為信息資源的產地作用越來越重要。然而，落后的設備、陳舊的工作模式等使檔案管理工作陷入十分尷尬的境地。造成此原因與醫院自身有很大關系，一是醫院逐漸實行扁平化管理，通過精兵減政來提高市場應變能力，而主要針對的方向就是檔案機構和檔案人員。二是實體管理缺失，當前醫院信息化建設加快，大部分資料采用數字存儲模式，實體文件越來越少，堅守傳統實體管理的檔案機構重要性越來越小。三是檔案管理人員的積極性不高，總是抱著鐵飯碗的心態，無法展開工作創新與探索。如此說并非是檔案管理不再重要，而是要想方設法發揮檔案管理的真正作用與意義。無論社會如何發展，無論科技如何進步，檔案管理工作始終有存在的必要性。眼下檔案管理工作的主要任務是實現工作模式的創新，從根本上適應新形勢的需要，進而以服務為根本，不斷發揮檔案管理的真正作用。

1 檔案管理存在的一些問題

隨著醫療體制改革的不斷深入，傳統檔案管理工作的作用顯得越來越小。對此，醫院檔案管理部門只有不斷深化與改進，重新適應新環境的要求才能持續發展下去。面對各方面的種種壓力，只有克服困難，以新醫改為導向，建立全面的、規范化、信息化、現代化的檔案管理制度勢在必行。目前，醫院檔案管理存在的問題如下：

1.1 制度不健全性與收集效率低效性

檔案管理是一項非常系統性的工作，需要各個方面都銜接與配合才能做好。然而，大部分醫院檔案管理都是出自實踐與自我理解的基礎上，缺乏整體性與科學性。一些醫院對檔案管理內容沒有明確要求，也沒有統一的標準與模式，更談不上形成制度了。

1.2 檔案管理人員素質參差不齊

由于歷史的原因，醫院的一部分工作人員素質并不高。隨著醫療體制的不斷完善，一些新鮮血液逐漸補充進來，使醫院的整個素質水平有了很大的改觀。然而，醫院比較重視醫療技術人員的更新，對檔案管理人員未提出培養計劃與要求。這就造成檔案管理人員大多還是老員工，專業素質一般，知識面窄，無法擔當新檔案管理模式的重任。另外還有一些檔案人員是從其它崗位調過來的，既沒專業技能，也沒工作經驗。對檔案管理人員的培訓也不足，大多檔案管理人員沒有進修學習的機會，以致他們的綜合素質與管理水平嚴重匱乏。

1.3 檔案缺失嚴重，安全性能差

我國由計劃經濟向市場經濟轉變僅數十年時間，而醫院作為計劃經濟下的產物，本身帶著一些計劃經濟時期遺留下來的問題。如醫院檔案雖然是由檔案管理部門進行系統管理，但檔案本身又分成了文書檔案、科技檔案、會計檔案和其他檔案等，這些檔案實際上又被各個科室進行分類管理，這就出現了多部門管理的格局。長期以來，檔案丟失現象頻繁，但卻找不到可以負責的部門，都是互相推諉扯皮。

2 提高醫院檔案管理水平的對策

隨著新醫改的不斷深入，建立一條適應現實要求的檔案管理新模式，對提高醫院服務質量意義重大。為了能夠搞好檔案管理，建議醫院完善以下幾個方面。

2.1 以學習為第一任務

要想提高檔案管理水平，首先要加強學習，通過學習檔案法及相關知識，提高檔案管理的素質與能力。特別是醫院及檔案管理部門的領導，一定要加強檔案管理的意識，清楚認識到檔案管理是提高醫院服務水平的重要基礎。將檔案管理納入到醫院的總體管理規劃之中，加強人力資源及管理制度的建設，同時做好檔案管理宣傳，讓醫院領導及職工意識到檔案管理的重要性，丟失檔案要將責任落實到部門或個人。

2.2 重視人才培養，提高人員業務素養

檔案管理的可持續發展需要一個穩定的人才隊伍。培養人才的方式有進修、繼續教育、專業培訓等，醫院要制訂人才培養計劃，因地制宜的對檔案人才進行培養。檔案管理人員也要主動培養自身業務，在工作與學習中必須以主人翁的姿態為醫院的各項活動統籌安排和服務，使檔案管理工作與醫院醫學科研、經濟建設、管理工作結合得更加緊密，為臨床醫療、教學、科研工作服務。另外，還要培養檔案人員的創新意識，能夠在不斷地學習和實踐中總結經驗，并將自己的想法和見解與實踐相結合，使檔案管理工作越做越好。

2.3 大膽改革，實現檔案的現代化管理

“窮則變，變可以通天下”，當遇到挫折時不要氣餒，要勇于面對，只有不畏懼艱辛，才能取得勝利的果實。檔案管理工作也是一樣，在隨著市場經濟的發展而被人們越來越淡忘的時候，通過大膽的改革和創新，激活檔案管理的內在價值，讓人們意識到這項工作的存在對醫院是必不可少的。對此，一要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施。二是要加強檔案現代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。

2.4 制定相應的考核制度

檔案管理是一項長期工作，建立相應的考核制度，必須層層嚴格把關，責任到人。醫院應將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科室工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室對檔案工作的領導管理、使醫院檔案管理工作步入新的臺階。隨著人們生活水平的提高，人們越來越關注社會醫療問題，而這對醫院提出了更多的要求。為了提高服務質量和滿足人們的要求，醫院要在管理手段、管理人才等方面不斷進取，要為和諧社會建設添上光鮮的一筆。

2.5 加強檔案管理信息化建設

我國大部分是公立醫院，都有幾十年的發展歷史，而以往積累下來的資料仍然是傳統的紙質或照片，不易保存且檢索困難。對此，醫院要加大檔案數字化的進程，利用更先進的讀取和存儲方式提高服務效率。醫院要開發高效的檢索工具，實現模糊檢索、多關鍵詞檢索以及多范圍、多角度的檢索。檢索工具的開發可借鑒一些知名的數據庫模式，如知網，它的檢索系統就是十分高效的。另外，還要充分利用互聯網的檢索功能，將資料上傳于互聯網或通過局域網讓工作人員隨時隨地都能檢索到需要的資料，最大程度實現資源共享。

2.6 編研工作創新

醫院要想實現檔案工作的價值，還要在編研工作上下功夫，只有最科學的編研成果，才能在實際工作中發揮檔案管理的最大效用。在實際工作中，編研人員要不斷追蹤一些醫療服務的熱點，開拓新思路，采用新視角，挖掘新的檔案資料，并在第一時間進行收集；而且主動對所藏檔案信息進行分析和研究，必要時還可與相關科研和管理人員合作，編制出切合醫院工作實際的檔案編研材料，實現檔案信息到現實成果的轉化，為醫院領導決策和經營管理活動提供參考和依據。

總之，檔案管理創新是檔案管理工作可持續發展的不竭動力。醫院不僅要做好檔案管理基本工作，還要與時俱進，抓住新機遇和迎接新挑戰。

參考文獻

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