現代化信息技術在企業檔案管理中的應用探析

霍瑾玫

摘 要：當下，我國已步入高新技術時代，現代化信息技術的蓬勃發展和日益普及，無疑為企業檔案管理效率和質量的改善創造了契機，既利于檔案資源利用率的提高，更有助于增加企業效益，可見信息技術的應用對其檔案管理意義重大。對此，本文闡述了企業檔案管理引入現代化信息技術的必要性，并就信息技術的實踐應用和應用策略進行了探析。

關鍵詞：現代化信息技術；企業檔案管理；檔案信息化

信息時代背景之下，現代化信息技術已滲透于生活生產的角角落落，極大的推動了社會進步。其中企業檔案管理工作更是在信息技術的有力支持下逐漸走向信息化，不僅大大提高了管理效率，也促進了檔案信息的深入開發和廣泛利用，從而為企業競爭力的提高提供了重要保障，足以見得，在檔案管理中應用現代化信息技術不失為企業健康發展的重要手段。

1 企業在檔案管理中引入信息技術的必要性

就當下而言，信息資源在市場競爭中的作用日益凸顯，而檔案信息作為企業資源的重要構成，其重要性自然不言而喻，加之傳統的檔案管理模式明顯滯后，難以滿足對檔案信息的實際要求，而將現代化信息技術滲透于企業檔案管理工作中，可因其便于存儲、方便查找、成本較低、可靠性高、檢索迅速、有效性長等優勢而提高工作效率，改善管理質量，進而安全而完整的保存企業活動信息，并為企業信息咨詢、經營決策等提供重要依據，顯然與時代發展要求相吻合，且利于企業競爭力的提高，故應用現代化信息技術是企業檔案管理工作的必然選擇和現實需求。

2 現代化信息技術在企業檔案管理中的應用分析

企業檔案管理所涉及的現代化信息技術其實是基于現代化辦公、網絡通信、計算機硬件、數據庫技術、檔案管理軟件等設備和系統平臺，將檔案資源轉化為電子文檔，以便于檔案信息的快速收集、整合、處理、分析和高效查詢、利用、輸出等[1]。

2.1 實踐應用

如企業在檔案管理工作中應用檔案管理系統等信息技術產物，可實現諸多功能，像支持檔案統計、檢索、借閱、原件批量掃描和掛接等需求，支持掃描儀、打印機、通訊等設備連接用于信息存儲、傳輸和共享，支持檔案分類管理、設置用戶權限、快速增、刪、改信息以及系統自動升級等功能，如此一來，電子文件逐漸成為了企業檔案的主要載體，實現了便捷管理、高效辦公；打破了文書、產品、人事、會計、基建等傳統的檔案分類，而是轉變為更為科學、規范、詳盡的類目，更符合企業生產、經營、管理等對檔案的需求[2]；同時檔案的接收、校對、歸檔、保存等也變得更為快捷和安全，且可經深度挖掘及時獲取價值信息。故現代化信息技術為企業檔案管理創造了可觀的效益。

2.2 應用現狀

可是電子商務的不斷深化，對電子文件的收集、處理、保管和利用提出了更高的要求，此時需要檔案人員不斷擴大服務要求，構建一套科學、高效、靈活、多功能的檔案信息管理體系。但目前企業檔案信息化建設還存在諸多不足，如相應的規范標準尚未統一，基礎設施建設有待完善，信息共享和開發程度不夠，檔案信息安全性亟待提高等，這些都不利于信息技術優勢的發揮和檔案信息價值的提高，故下面就現代化信息技術在企業檔案管理中的應用策略加以探討。

3 現代化信息技術在企業檔案管理中的應用策略探討

3.1 以統籌規劃為前提

企業檔案是其生產、經營、管理活動的重要記憶，是最為可靠、最有價值、最為系統的信息資源，在企業獲取信息服務、作出經營決策、打造核心競爭力中的作用不容小覷，故基于信息技術以實現檔案信息化管理是一項十分重要的系統工程，只有予以科學分析，統籌規劃，方可順利實現目標。這就要求企業認真調查館藏數量、檔案類型、存儲狀態、利用情況等實際信息，然后權衡長遠發展和實力條件作出科學規劃，如分清主次，優先、重點建設重要、高利用率的檔案，優先配備具有支撐作用和擴展能力的硬件設施和軟件系統，以滿足目前工作需求，然后循序漸進、逐步完善。

3.2 以標準規范為指導

現代化信息技術若想在企業檔案管理中順利應用和有序發展，就必須以相應的標準規范為指導和約束，以免因盲目應用和管理而影響其實際效用。具體而言，應以前瞻性、系統性、開放性、兼容性、經濟性等為基本原則，對硬件設施、軟件系統、數字水印、存儲格式、加密算法等技術類規范加以統一；對電子檔案定義、整理、著錄、存儲、鑒定、移交、檢索、利用、原始文件處理和安全維護等管理類規范加以統一[3]；對電子檔案術語、描述、元數據、文件格式、對象數據格式等業務類規范加以統一，以此構建標準、完善、實用的檔案信息化體系，從而為檔案管理工作高效、有序開展提供重要指導。

3.3 以資源建設為基礎

一要確保所選用的服務器、網絡設備等硬件設施成熟可靠、經濟實用，且具有良好的通用性，檔案系統、管理軟件等軟件設施則要性能穩定，具備一定的開放性、包容性、可擴展性，同時專設檔案室，優化技術設備運行環境和完善設施保護措施，以保證信息技術能夠正常發揮效用；二要嚴格遵循檔案管理規范，盡量確保檔案資源收集的真實性、完整性、連續性與安全性，以此為檔案分析質量和利用價值的提高奠定有力基礎；三要著力打造優質、專業的檔案人員，可通過宣傳教育和實踐培訓，強化其責任感，提高其技術操作水準，增強其檔案信息整合和開發能力，以及主動服務和創新意識等，以此更好的勝任檔案信息化管理工作、

3.4 以信息技術為支撐

企業在建設檔案信息化時，必然會運用諸多現代化信息技術，如目前最先進、最具潛力的海量數據存儲、圖像分類、并發大量查詢、智能檢索等信息技術，可顯著提高檔案管理的技術含量和工作水平，因此企業應立足實際，充分認識信息技術強大的功能，并將其合理的融入于具體工作中。其中基于信息技術的數據庫作為管理數據的新技術和新方法，不僅存儲容量大、查找方便、檢索迅速，而且可靠性高、保密性好、經濟合理，提高企業檔案信息管理效率不說，更利于推動其走向正規化和科學化，最為關鍵的是可明顯提高檔案信息的利用效率，建議企業根據實際情況構建與自身生產活動和經營管理相適應的檔案數據庫。

3.5 以安全手段為保障

企業檔案管理在應用現代化信息技術的同時，也帶來了一定的負面影響，那就是安全風險的上升，因此要求企業不定期對檔案室的硬件設備和線路加以巡檢和維護，以免因設備故障造成數據丟失或損壞；針對病毒入侵、垃圾郵件、木馬程序等威脅，要時常檢測掃描檔案文件，不斷提高防火墻性能和功能，配以360安全衛士、金山毒霸、卡巴斯基等殺毒軟件，以提高網絡安全防護水平；同時針對檔案管理應用系統，應以檔案管理軟件為平臺，盡快完善用戶訪問權限，或者設置并定期更改密碼，以此抵御系統非正常訪問，并建立涵蓋用戶訪問、數據庫更新、管理軟件更新等在內的日志文檔中心，以便及時追蹤異安全時間，降低風險隱患，確保檔案信息安全。

4 結束語

總之，現代化信息技術在企業檔案管理中的應用已是大勢所趨，企業當下的重點是如何將信息技術良好的融入于具體工作中，以切實提高檔案管理的高效性和安全性。這就要求企業立足實際，結合信息技術和有效措施，逐步推動檔案信息化管理走向規范化、標準化、安全化和多元化，進而不斷強化檔案信息的使用價值，促進檔案管理工作持續發展。

參考文獻

[1] 黃修立.信息技術在企業檔案管理中的應用[J].科技傳播，2012（09）.

[2] 王惠楨.基于電子信息技術的企業檔案管理研究[J].科技風，2010（05）.

[3] 白淑琴.論信息技術在企業檔案管理中的作用[J].科技信息，2012（15）.

[4] 鄭麗.淺談信息技術在企業檔案管理中的應用[J].中國新技術新產品，2012（23）.