對機關(guān)檔案利用新模式的探討

王歡

縱觀我國檔案事業(yè)發(fā)展歷程，檔案室作為檔案工作組織體制中最普遍、最大量、最基層的檔案管理機構(gòu)，在為提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量，為黨和國家積累檔案史料等方面發(fā)揮了重要作用。但隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的逐步深入和不斷健全，這套長期在計劃經(jīng)濟條件下形成的“小而全”的僵化的檔案管理模式已不斷受到?jīng)_擊，其不適癥逐漸顯現(xiàn)。因此尋求正確合理的機關(guān)檔案利用模式勢在必行。

1 檔案管理改革新模式含義

這種模式是在市場經(jīng)濟條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關(guān)，所以它應(yīng)是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。

1.1 人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性

市場經(jīng)濟的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機構(gòu)來說，不像計劃經(jīng)濟時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構(gòu)，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構(gòu)，這種機構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機構(gòu)，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務(wù)。

1.2 人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使，該機構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

1.3 利用者對人事檔案需求的多樣性

市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導(dǎo)致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

1.4 人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性

市場經(jīng)濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

2 新舊機關(guān)檔案模式轉(zhuǎn)換要注意的問題

在實際的工作中我們已經(jīng)得到確切地驗證，新的機關(guān)檔案利用模式是一個可行的、有現(xiàn)實基礎(chǔ)的模式，但是如何協(xié)調(diào)有序地實現(xiàn)新舊模式的轉(zhuǎn)換，應(yīng)該注意以下幾點：

首先認識上要到位。目前我國既有機關(guān)檔案室，也有現(xiàn)行文件閱覽中心存在，同時許多政府機關(guān)也設(shè)立了網(wǎng)站，但是這并不是說我們已經(jīng)實現(xiàn)了機關(guān)檔案利用的新模式，因為它們彼此間的聯(lián)系沒有得到體現(xiàn)和被認識。目前機關(guān)檔案在實踐中還是被看成已經(jīng)辦理完畢，只對內(nèi)部提供利用的檔案，其中文件的現(xiàn)行價值和半現(xiàn)行價值仍然沒有得到充分利用，而現(xiàn)行文件閱覽中心只是被看成是政務(wù)公開的舉措，沒有認識到它還是機關(guān)檔案利用的補充形式。所以我們?nèi)匀灰獦淞⒑托麄魑募芷诶碚摚梦募恼w性運動看問題。

二是尊重公民知情權(quán)。知情最基本的內(nèi)容是民眾應(yīng)享有通過媒介了解政府工作情況的法定權(quán)利。保障民眾知情權(quán)是“公民行使一切民主自由權(quán)利的基本前提”，是“現(xiàn)代國家民主憲政的基礎(chǔ)要素”和“防止出現(xiàn)惡劣政府的必要條件”。政府承認人民有自決權(quán)的一個基礎(chǔ)即是人民對信息的掌握，因為信息是決策的基礎(chǔ)和權(quán)衡的標準，我們要尊重和重視文件接受者的知情權(quán)。

三是實行文檔一體化管理。文檔一體化管理是指“以文件生命周期理論為指導(dǎo)，借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文書工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體最大效能，確保從機關(guān)現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化。”近兩年，文件連續(xù)體模式也被引入我國，成為數(shù)字環(huán)境下文件檔案一體化管理的有力支柱，未來的一體化將是要打破文件、檔案的階段區(qū)分，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)的重組重構(gòu)。一體化將繼續(xù)“前伸后延”，前面進入到政府的電子政務(wù)中，后面延伸到檔案館的管理中，對全程進行統(tǒng)一控制。如前面所說，在關(guān)注文件運動的整體性方面，機關(guān)檔案室比文件中心更有優(yōu)勢。

四是加強現(xiàn)行文件閱覽中心建設(shè)。何嘉蓀教授對現(xiàn)行文件閱覽中心持否定態(tài)度，認為它起不到中間檔案館的職能，反倒增加了各單位的負擔。但是在全民利用意識比較薄弱情況下，關(guān)鍵是要提供更容易的利用門戶。對于沒有條件上網(wǎng)的人及其他普通公民，文件閱覽中心就是象圖書館一樣具有親和力的部門。俗話說“存在的就是合理的”，現(xiàn)行文件利用中心隨著我國政務(wù)公開的實施應(yīng)運而生，應(yīng)該說是我國民主進程的一個不小的進步，正應(yīng)該促進和發(fā)揚。

五是機關(guān)檔案室要協(xié)助維護政府網(wǎng)站，以便其更好地提供現(xiàn)行文件利用服務(wù)。政府網(wǎng)站要經(jīng)常更新，保證其發(fā)布最新的政策信息，機關(guān)檔案室要協(xié)助維護政府網(wǎng)站，對網(wǎng)站上的文件信息進行價值鑒別。目前，美國政府將一個個獨立的網(wǎng)站鏈接起來，做到網(wǎng)網(wǎng)相連，以便有效管理和利用。

六是有關(guān)法律、法規(guī)需要進行重新修訂。我國在現(xiàn)行文件公開方面，還沒有一部統(tǒng)一的法律文件可以參照執(zhí)行。在《檔案法》等有關(guān)法律規(guī)定中，對機關(guān)檔案利用的條款應(yīng)該作修訂，充分考慮到機關(guān)檔案的現(xiàn)行價值和半現(xiàn)行價值，擴大利用范圍。

總之，機關(guān)檔案利用的新模式是機關(guān)檔案利用工作和未來的發(fā)展趨勢，它不僅適應(yīng)電子政府和政務(wù)公開的發(fā)展，而且也符合文件生命周期規(guī)律。機關(guān)檔案室作為半現(xiàn)行文件的集中地，不僅要為檔案館積累史料，還要向機關(guān)內(nèi)、外提供利用服務(wù)，同時政府網(wǎng)站和檔案館的現(xiàn)行文件利用中心是向社會提供現(xiàn)行文件服務(wù)和現(xiàn)行檔案利用的重要措施。