基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理工作情況調(diào)查與對策思考

劉敏

基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的檔案管理工作在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、推進管理精細化和為領導提供決策依據(jù)的過程中，都有著舉足輕重的作用。日前，筆者對山東省費縣基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的檔案管理工作進行了調(diào)查，并對存在問題和不足進行了梳理，對進一步提高基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理的工作水平進行了初步思考。

1 基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理工作概況

基層醫(yī)療衛(wèi)生機構一般包括縣級醫(yī)院（中醫(yī)院及各類專科醫(yī)院）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（場、區(qū)）衛(wèi)生院（中心衛(wèi)生院）和村（居、社區(qū)）衛(wèi)生室。目前，山東省費縣的縣鄉(xiāng)村三級，共有基層醫(yī)療衛(wèi)生機構248家，其中，一級以上醫(yī)院22個（含民營醫(yī)院5個），門診部、診所、醫(yī)務室和村衛(wèi)生室等223個，疾病預防控制中心、婦幼保健所、衛(wèi)生監(jiān)督所各1個。近年來，縣衛(wèi)生局狠抓衛(wèi)生檔案工作，基層檔案管理水平上了一個新的臺階。

1.1 檔案管理工作的領導進一步加強

縣衛(wèi)生局努力加強全縣衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作的領導，局成立了檔案管理工作領導小組，明確檔案主管科室及其檔案管理工作職責，把做好檔案工作列入年度目標管理的考核內(nèi)容，不定期地對各基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案工作進行檢查，及時糾正出現(xiàn)的問題。衛(wèi)生局領導十分重視基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理工作，多次組織觀摩和交流活動，互相促進，共同提高。

1.2 檔案資料的收集方法不斷更新

傳統(tǒng)的檔案收集方法是次年的第一季度收集整理上一年全院工作中產(chǎn)生的各種檔案信息資料，然后分門別類進行立卷歸檔，不僅操作起來麻煩，而且影響信息資源的合理利用。為了實現(xiàn)規(guī)范化管理，探索新的檔案管理方法和途徑，減少衛(wèi)生信息資源的流失，充實衛(wèi)生信息的內(nèi)涵，現(xiàn)改為經(jīng)常性收集，局辦公室對基層檔案管理人員提出了“信息發(fā)生時即為檔案收集時”的要求，收到了良好效果。

1.3 檔案設施的條件有所改善

一方面逐步為基層配置電腦等現(xiàn)代辦公設備，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件，另一方面從基層檔案管理人員的實際出發(fā)，為基層配置傳統(tǒng)的檔案櫥柜，從兩個方面作出了努力，即新型的電子化與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化并重而不是偏廢，逐步過渡到現(xiàn)代化管理。目前，縣級衛(wèi)生機構管理已部分實現(xiàn)了電子化，而村級普遍以傳統(tǒng)方法保存檔案。

1.4 檔案管理人員的素質(zhì)逐步提高

培養(yǎng)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員必須具有的服務意識、全局意識和創(chuàng)新意識是檔案管理的至關重要的環(huán)節(jié)。檔案管理具有極強的被動性，工作是以保管為主。然而，隨著社會的發(fā)展，檔案的經(jīng)濟價值、市場價值逐漸顯現(xiàn)，檔案管理人員必須樹立超前服務、主動服務意識，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務經(jīng)濟社會發(fā)展。醫(yī)療檔案私密性強，有些檔案涉及到個人隱私，因此，檔案管理人員必須樹立安全防范意識，防止檔案泄密事件發(fā)生。醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員還必須樹立創(chuàng)新意識，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究檔案管理規(guī)律，創(chuàng)新管理辦法。

2 基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理存在的主要問題

加強基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理，充分發(fā)揮其價值，對推進醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革具有極為重要的現(xiàn)實意義。基層醫(yī)療衛(wèi)生機構作為醫(yī)療體系的基礎，方便了患者，緩解了群眾“看病難看病貴”的問題，是合理分配醫(yī)療衛(wèi)生資源的一個具體體現(xiàn)。但是，當前基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的檔案管理工作狀況與醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的要求還不相適應，沒有發(fā)揮檔案工作出應有的作用。主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 管理人員素質(zhì)不適應要求

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平。長期以來，基層醫(yī)療衛(wèi)生機構中，檔案管理工作普通存在著知識陳舊單一、整體素質(zhì)不高、人員配備不合理等現(xiàn)象，從而導致了檔案管理人員整體缺乏內(nèi)在工作動力和提高自身素質(zhì)的要求。

目前，大多數(shù)基層醫(yī)療衛(wèi)生機構沒有專業(yè)的檔案管理人員，學習檔案管理專業(yè)的人更是寥若晨星，檔案管理人員隊伍理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面均不能適應當前醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的需要。調(diào)查顯示，多數(shù)基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理者的學歷偏低、知識結構不合理、現(xiàn)代檔案管理科學知識貧乏，這些情況已不適應信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展。在基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的人才培養(yǎng)計劃中，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，創(chuàng)新活力不夠，服務的主動性也比較缺乏。

2.2 基層管理人員檔案意識亟待強化

醫(yī)療衛(wèi)生機構中各類檔案材料的形成與完善，涉及到衛(wèi)生服務的各個部門，要求檔案管理者能按要求處理并完成有關材料的收集、整理。但由于基層醫(yī)療衛(wèi)生機構對檔案管理工作重視程度不夠，大多缺乏專項管理人員（ 多為兼職管理），檔案意識不強，往往出現(xiàn)檔案材料缺失、混亂或形成不規(guī)范材料等現(xiàn)象，同時也容易導致檔案材料遺漏、遺失。另外，在各基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的檔案管理中，重病歷檔案、輕其他檔案也是普通存在的現(xiàn)象。近年來，病案作為最基本的醫(yī)療信息，為醫(yī)療機構的診療、科研、教學、管理，以及處理醫(yī)療糾紛、保險、傷殘事故、民事及刑事案件等方面發(fā)揮了重要作用，因此醫(yī)療機構對此能及時收集、整理、歸檔和利用，保管得也較好，但往往疏于對其他文書檔案、設備檔案、科研檔案等檔案資料的管理和利用。

2.3 檔案管理制度不夠健全

基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的管理中，有醫(yī)療制度，護理制度，藥品進、銷、存制度，財務制度等等，但大多沒有檔案管理制度。因此，造成檔案管理職能不明確，沒有檔案管理的統(tǒng)一性，沒有把檔案管理同基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的發(fā)展相聯(lián)系，一些資料收集不完整，使醫(yī)療機構的一些珍貴的歷史資料散失，而且也無法追究相關責任。而這種情況的持續(xù)，致使基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的檔案工作水平長期無法提高。

3 改進基層醫(yī)療衛(wèi)生機構檔案管理的對策思考

應該承認，落后的檔案管理已成為基層醫(yī)療衛(wèi)生機構發(fā)展的制約因素之一，特別是面臨深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的今天，必須正視存在問題，調(diào)整檔案管理思路，改進檔案管理方法，以應對新形勢對基層醫(yī)療機構檔案管理的要求。筆者認為，必須在以下幾個方面采取

對策。

3.1 管理意識必須增強

檔案作為記錄和承載單位的歷史記錄，是基層醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源。增強基層醫(yī)療衛(wèi)生機構衛(wèi)生人員的檔案管理意識，特別是領導干部的檔案管理意識，是做好檔案管理工作的重要保證，要把檔案管理同醫(yī)療機構的發(fā)展和業(yè)務建設同步規(guī)劃，大力宣傳《檔案法》等法律法規(guī)，使基層醫(yī)療衛(wèi)生機構領導干部和廣大醫(yī)務工作者認識到檔案工作的重要性，是基層醫(yī)療衛(wèi)生機構發(fā)展的資源，認識到檔案與自己的工作、生活密切相關。意識的增強才能保證檔案工作水平的提高。

3.2 人員素質(zhì)必須提高

對基層醫(yī)療衛(wèi)生機構來說，提高檔案管理人員素質(zhì)是一件刻不容緩的事。各醫(yī)療衛(wèi)生單位的領導要把提高檔案管理人員素質(zhì)與醫(yī)院的建設發(fā)展同步規(guī)劃。現(xiàn)有檔案管理人員要注重自身專業(yè)知識的提高，通過參加各種形式的學習、培訓來增長自身的專業(yè)知識，這樣才能更好地做好檔案工作，才能使檔案更好地為基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的改革和發(fā)展服務，為群眾健康服務。

3.3 規(guī)章制度必須完善

健全的規(guī)章制度是檔案管理的關鍵措施之一。基層醫(yī)療衛(wèi)生機構要結合自身特點，依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》的要求，規(guī)范病案記錄、護理日記及專業(yè)人員業(yè)務報告，建立各類臺賬，完善檔案資料的收集歸檔、整理保管、查閱使用、甄別鑒定、銷毀解密、庫房管理等各類制度，使檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都能有章可循。

3.4 財政投入必須加大

計算機及網(wǎng)絡技術的廣泛應用，電子文件的產(chǎn)生和無紙化辦公的出現(xiàn)，已對手工檢索、組卷歸檔等傳統(tǒng)方法提出了挑戰(zhàn)。而基層醫(yī)療衛(wèi)生機構因受客觀因素的制約，對檔案管理工作投入有限，大部分基層醫(yī)療衛(wèi)生機構的檔案仍采用傳統(tǒng)的和手工的方法，不適應檔案管理現(xiàn)代化的要求。

隨著醫(yī)改的推進，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，為醫(yī)院規(guī)范化管理提供服務，用有效的檔案資源，為決策者更全面、多方位地提供客觀信息資料，才能真正發(fā)揮檔案工作的效能。各級政府財政部門應根據(jù)實際情況，加大對基層醫(yī)療機構檔案管理工作的投入，為檔案管理工作配備較先進的技術設備，促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理向現(xiàn)代化的科學管理邁進，并應用經(jīng)濟、法律、行政等綜合手段，從整體上促進檔案工作水平的進一步提高。