基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作情況調(diào)查與對(duì)策思考

劉敏

基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、推進(jìn)管理精細(xì)化和為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的過(guò)程中，都有著舉足輕重的作用。日前，筆者對(duì)山東省費(fèi)縣基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行了調(diào)查，并對(duì)存在問(wèn)題和不足進(jìn)行了梳理，對(duì)進(jìn)一步提高基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的工作水平進(jìn)行了初步思考。

1 基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作概況

基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)一般包括縣級(jí)醫(yī)院（中醫(yī)院及各類專科醫(yī)院）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（場(chǎng)、區(qū)）衛(wèi)生院（中心衛(wèi)生院）和村（居、社區(qū)）衛(wèi)生室。目前，山東省費(fèi)縣的縣鄉(xiāng)村三級(jí)，共有基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)248家，其中，一級(jí)以上醫(yī)院22個(gè)（含民營(yíng)醫(yī)院5個(gè)），門(mén)診部、診所、醫(yī)務(wù)室和村衛(wèi)生室等223個(gè)，疾病預(yù)防控制中心、婦幼保健所、衛(wèi)生監(jiān)督所各1個(gè)。近年來(lái)，縣衛(wèi)生局狠抓衛(wèi)生檔案工作，基層檔案管理水平上了一個(gè)新的臺(tái)階。

1.1 檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步加強(qiáng)

縣衛(wèi)生局努力加強(qiáng)全縣衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，局成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案主管科室及其檔案管理工作職責(zé)，把做好檔案工作列入年度目標(biāo)管理的考核內(nèi)容，不定期地對(duì)各基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案工作進(jìn)行檢查，及時(shí)糾正出現(xiàn)的問(wèn)題。衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)十分重視基層醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理工作，多次組織觀摩和交流活動(dòng)，互相促進(jìn)，共同提高。

1.2 檔案資料的收集方法不斷更新

傳統(tǒng)的檔案收集方法是次年的第一季度收集整理上一年全院工作中產(chǎn)生的各種檔案信息資料，然后分門(mén)別類進(jìn)行立卷歸檔，不僅操作起來(lái)麻煩，而且影響信息資源的合理利用。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，探索新的檔案管理方法和途徑，減少衛(wèi)生信息資源的流失，充實(shí)衛(wèi)生信息的內(nèi)涵，現(xiàn)改為經(jīng)常性收集，局辦公室對(duì)基層檔案管理人員提出了“信息發(fā)生時(shí)即為檔案收集時(shí)”的要求，收到了良好效果。

1.3 檔案設(shè)施的條件有所改善

一方面逐步為基層配置電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件，另一方面從基層檔案管理人員的實(shí)際出發(fā)，為基層配置傳統(tǒng)的檔案櫥柜，從兩個(gè)方面作出了努力，即新型的電子化與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化并重而不是偏廢，逐步過(guò)渡到現(xiàn)代化管理。目前，縣級(jí)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)管理已部分實(shí)現(xiàn)了電子化，而村級(jí)普遍以傳統(tǒng)方法保存檔案。

1.4 檔案管理人員的素質(zhì)逐步提高

培養(yǎng)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員必須具有的服務(wù)意識(shí)、全局意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)是檔案管理的至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。檔案管理具有極強(qiáng)的被動(dòng)性，工作是以保管為主。然而，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場(chǎng)價(jià)值逐漸顯現(xiàn)，檔案管理人員必須樹(shù)立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。醫(yī)療檔案私密性強(qiáng)，有些檔案涉及到個(gè)人隱私，因此，檔案管理人員必須樹(shù)立安全防范意識(shí)，防止檔案泄密事件發(fā)生。醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員還必須樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究檔案管理規(guī)律，創(chuàng)新管理辦法。

2 基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理存在的主要問(wèn)題

加強(qiáng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理，充分發(fā)揮其價(jià)值，對(duì)推進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義?；鶎俞t(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)作為醫(yī)療體系的基礎(chǔ)，方便了患者，緩解了群眾“看病難看病貴”的問(wèn)題，是合理分配醫(yī)療衛(wèi)生資源的一個(gè)具體體現(xiàn)。但是，當(dāng)前基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作狀況與醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的要求還不相適應(yīng)，沒(méi)有發(fā)揮檔案工作出應(yīng)有的作用。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 管理人員素質(zhì)不適應(yīng)要求

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平。長(zhǎng)期以來(lái)，基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中，檔案管理工作普通存在著知識(shí)陳舊單一、整體素質(zhì)不高、人員配備不合理等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致了檔案管理人員整體缺乏內(nèi)在工作動(dòng)力和提高自身素質(zhì)的要求。

目前，大多數(shù)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人更是寥若晨星，檔案管理人員隊(duì)伍理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面均不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的需要。調(diào)查顯示，多數(shù)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理者的學(xué)歷偏低、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代檔案管理科學(xué)知識(shí)貧乏，這些情況已不適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展。在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的人才培養(yǎng)計(jì)劃中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和教育沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新活力不夠，服務(wù)的主動(dòng)性也比較缺乏。

2.2 基層管理人員檔案意識(shí)亟待強(qiáng)化

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中各類檔案材料的形成與完善，涉及到衛(wèi)生服務(wù)的各個(gè)部門(mén)，要求檔案管理者能按要求處理并完成有關(guān)材料的收集、整理。但由于基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，大多缺乏專項(xiàng)管理人員（ 多為兼職管理），檔案意識(shí)不強(qiáng)，往往出現(xiàn)檔案材料缺失、混亂或形成不規(guī)范材料等現(xiàn)象，同時(shí)也容易導(dǎo)致檔案材料遺漏、遺失。另外，在各基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理中，重病歷檔案、輕其他檔案也是普通存在的現(xiàn)象。近年來(lái)，病案作為最基本的醫(yī)療信息，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的診療、科研、教學(xué)、管理，以及處理醫(yī)療糾紛、保險(xiǎn)、傷殘事故、民事及刑事案件等方面發(fā)揮了重要作用，因此醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)此能及時(shí)收集、整理、歸檔和利用，保管得也較好，但往往疏于對(duì)其他文書(shū)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等檔案資料的管理和利用。

2.3 檔案管理制度不夠健全

基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的管理中，有醫(yī)療制度，護(hù)理制度，藥品進(jìn)、銷(xiāo)、存制度，財(cái)務(wù)制度等等，但大多沒(méi)有檔案管理制度。因此，造成檔案管理職能不明確，沒(méi)有檔案管理的統(tǒng)一性，沒(méi)有把檔案管理同基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展相聯(lián)系，一些資料收集不完整，使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的一些珍貴的歷史資料散失，而且也無(wú)法追究相關(guān)責(zé)任。而這種情況的持續(xù)，致使基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案工作水平長(zhǎng)期無(wú)法提高。

3 改進(jìn)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的對(duì)策思考

應(yīng)該承認(rèn)，落后的檔案管理已成為基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展的制約因素之一，特別是面臨深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的今天，必須正視存在問(wèn)題，調(diào)整檔案管理思路，改進(jìn)檔案管理方法，以應(yīng)對(duì)新形勢(shì)對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的要求。筆者認(rèn)為，必須在以下幾個(gè)方面采取

對(duì)策。

3.1 管理意識(shí)必須增強(qiáng)

檔案作為記錄和承載單位的歷史記錄，是基層醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源。增強(qiáng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)衛(wèi)生人員的檔案管理意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，是做好檔案管理工作的重要保證，要把檔案管理同醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展和業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，大力宣傳《檔案法》等法律法規(guī)，使基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)干部和廣大醫(yī)務(wù)工作者認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，是基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)發(fā)展的資源，認(rèn)識(shí)到檔案與自己的工作、生活密切相關(guān)。意識(shí)的增強(qiáng)才能保證檔案工作水平的提高。

3.2 人員素質(zhì)必須提高

對(duì)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，提高檔案管理人員素質(zhì)是一件刻不容緩的事。各醫(yī)療衛(wèi)生單位的領(lǐng)導(dǎo)要把提高檔案管理人員素質(zhì)與醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展同步規(guī)劃。現(xiàn)有檔案管理人員要注重自身專業(yè)知識(shí)的提高，通過(guò)參加各種形式的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)來(lái)增長(zhǎng)自身的專業(yè)知識(shí)，這樣才能更好地做好檔案工作，才能使檔案更好地為基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的改革和發(fā)展服務(wù)，為群眾健康服務(wù)。

3.3 規(guī)章制度必須完善

健全的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵措施之一?；鶎俞t(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)要結(jié)合自身特點(diǎn)，依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》的要求，規(guī)范病案記錄、護(hù)理日記及專業(yè)人員業(yè)務(wù)報(bào)告，建立各類臺(tái)賬，完善檔案資料的收集歸檔、整理保管、查閱使用、甄別鑒定、銷(xiāo)毀解密、庫(kù)房管理等各類制度，使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都能有章可循。

3.4 財(cái)政投入必須加大

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件的產(chǎn)生和無(wú)紙化辦公的出現(xiàn)，已對(duì)手工檢索、組卷歸檔等傳統(tǒng)方法提出了挑戰(zhàn)。而基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)因受客觀因素的制約，對(duì)檔案管理工作投入有限，大部分基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案仍采用傳統(tǒng)的和手工的方法，不適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。

隨著醫(yī)改的推進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，為醫(yī)院規(guī)范化管理提供服務(wù)，用有效的檔案資源，為決策者更全面、多方位地提供客觀信息資料，才能真正發(fā)揮檔案工作的效能。各級(jí)政府財(cái)政部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，加大對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的投入，為檔案管理工作配備較先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理向現(xiàn)代化的科學(xué)管理邁進(jìn)，并應(yīng)用經(jīng)濟(jì)、法律、行政等綜合手段，從整體上促進(jìn)檔案工作水平的進(jìn)一步提高。