高校畢業生檔案管理之思

摘 要：高校畢業生檔案管理工作是高校就業工作的重要內容，然而，隨著高校擴招，畢業生人數激增，畢業生檔案管理工作出現了諸多問題，針對這些狀況，筆者試探性地提出了一些改良策略。

關鍵詞：畢業生；檔案管理；問題；策略

1 高校畢業生檔案管理中存在的問題

1999年，中國高考擴張拉開大幕。然而，國家這項舉世矚目的教育政策從大受歡迎到引起爭議僅僅走過短短幾年的時光。這其中，許多人不禁會問：是對？是錯？也許至今還沒有是非明確的答案。只是人們在回顧這段歷史時，不由地會思索其中的成敗以及中國高等教育的未來。

隨著高考擴張大軍的進駐，全國高校雨后春筍，大學畢業生從廖廖可數的天子驕子變成眾多普普通通的勞動者。大學畢業生人數空前高漲，這給全國的就業工作帶來前所未有的壓力。在這種壓力下，很多畢業的“附帶”工作往往成為被忽視的對象，這其中就包括了畢業生檔案管理工作。

畢業生檔案管理工作是當前高校畢業生就業工作的重要內容，是大學生從高校走向社會的重要環節，然而在空前的就業壓力面前，它常常“遇冷”。在全國范圍內，高校畢業生的檔案管理工作也處在一片混亂與迷茫之中。究其原因，主要有以下三個方面：

1.1 缺乏對畢業生檔案管理工作的重視

2008年，教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》，這可以說為全國的畢業生檔案管理工作提供了重要的參考和依據。然而在實踐中，這項工作還是未能引起足夠的重視，主要表現在：

（1）高校缺乏重視；

畢業生檔案記錄了一個學生從新生到畢業真實的學習生活歷程，這其中就包括了該生個人的學業、品質、專長、健康狀況等等。然而當前，高校管理混亂，

“大部分高校沒有將符合檔案管理要求的工作程序、規章制度和有效措施建立起來”，①檔案工作職責分工不明，有權管理畢業生檔案的部門眾多，如學生處、教務處、招生就業處、檔案館等都可以管理畢業生檔案，這種管理模式的結果必然導致畢業生檔案管理工作中出現諸多推諉扯皮的現象，“誰都能管，誰都不想管”。畢業生檔案管理工作淪為“歸口部門的附屬品”。②加之，現如今高校大都舉債建校，財務債務累累，根本拿不出足夠的經費來支持這項“邊緣”工作，這也間接導致這項工作舉步維艱。

（2）畢業生缺乏重視；

計劃經濟時代，統招統分，學生的工作有保障，畢業生的檔案管理工作也十分清淅而順利。但隨著高考制度的改革，全國的就業制度也發生了翻天覆地的變化。學習和工作并不是一對一的關系，而是出現了自由靈活的“雙向選擇”。在全球經濟疲軟的大背景下，大學生的就業機會也變得“僧多稀少”，畢業生的就業壓力前所未有。在這種形勢下，很多畢業生在選擇工作時往往迫于無奈會作出一些取舍。如當前一些能夠最大限度的緩解就業壓力的非公有制企業和單位，它們自身本并不具備保存個人檔案的資質，但畢業生為了盡快就業，不得不舍棄檔案。也有些畢業生因為懼怕繁瑣的檔案調動手續而自動放棄檔案。更有甚者，認為檔案可有可無，將其棄之而不顧，待意識檔案重要時，已后悔不及。

1.2 缺乏專業管理畢業生檔案的統一機構

畢業生檔案是國家人事檔案的基礎，畢業生檔案管理工作也是國家人力資源開發的前提。但現實是，隨著畢業生大量涌入社會，國家卻沒有相應地建立一個統一的機構來管理畢業生檔案。當前，畢業生檔案管理的機構眾多，如原畢業高校、地方人事代理機構、畢業生就業指導中心、地方人事部門，勞動部門等，并且多重管理之下問題諸多。比如：高校管理，這里存在兩種不同的情況，一是畢業生畢業時因暫時找不到接收檔案的工作單位，主動把檔案暫放于此，待再“擇業”單位具備保存檔案資質時再回原校調取；第二種是對自身檔案完全無意識，被動地把檔案“棄”之學校的；但不管是何種情況，由于高校對畢業生檔案疏于管理，導致很多檔案散失，最終無檔可尋。在實踐中，甚至還出現有個別高校把學生“遺棄”的檔案直接打回原籍，畢業生過后更難查其源蹤；再如：地方人事代理機構，作為國家人力資源的資質機構，承擔起保管畢業生檔案的重任。學生畢業后把檔案存放于此，按年繳費，但由于畢業生自身檔案意識不足，歲月無痕，有人忘記續費，加之少數地方人事代理機構片面地追逐經濟利益，最后導致諸多檔案歸于死檔，甚至被銷毀。畢業生檔案管理機構眾多，問題瀕發，甚至還出現畢業生私自攜帶檔案的違法情況。檔案屬于國家機密，且我國每年的畢業生人數眾多，但全國范圍內卻缺乏一個專業的、統一的機構來管理畢業生檔案，不能不說是目前高校畢業生檔案管理工作處于混亂的重要原因之一。

1.3 缺乏學籍檔案向人事檔案轉變的機制

畢業生的學籍檔案和人事檔案是兩個不同的概念。畢業生的學籍檔案是指學生通過全國統一考試被錄取后的檔案，它以文字的形式記錄了該生在校所有真實的表現，如學習情況、成績優劣、家庭狀況以及獎懲情況等，可以說是學生從入學到踏入社會前的學習編年史。學籍檔案是人事檔案的基礎。人事檔案是指學生畢業后，其學籍檔案通過一定的程序和手續轉入就業單位的人事部門或地方人事代理機構而成的檔案。簡單地說，學籍檔案記錄了學生的學習成才經歷，而人事檔案則記錄的是他的工作成長表現。從學籍檔案到人事檔案，主體不變，客體生變，條件和中介必不可少。而這里的中介或條件即是學籍檔案向人事檔案轉變的機制或程序。然而，在檔案實踐中，這種轉變機制缺乏足夠的條理和規范，不同的部門遵循不同的標準，不同的程序，而且轉變過程繁瑣，令畢業生不堪其苦。不可置否，缺乏明確清淅的轉變機制也是目前高校畢業生檔案管理工作中的軟肋。

2 高校畢業生檔案管理的策略

如上所述，當前，高校畢業生的檔案管理工作出現諸多問題，要想改變這一狀況，我們可以從以下三個方面來加強：

2.1 加強對畢業生檔案管理工作的重視

在當前國家還未出臺新的畢業生檔案管理政策的前提下，加強對畢業生檔案管理工作的重視，還必須從以下方面予以考慮。首先要明確畢業生自身的檔案意識。目前畢業生檔案意識不強，主要表現為認識不到位，畢業生還沒有意識到檔案對自身的價值。畢業生檔案不僅是畢業生干部身份的證明，更是日后參加工作轉正定級、職稱申報、買房、保險辦理甚至婚育等的各種憑證。如果輕易的輕檔、棄檔，把個人檔案當成包袱，日后只能追悔莫急。其次高校要加強重視，除了要加強對畢業生檔案意識的教育和宣傳外，更多的是高校自身要重視起這項工作，不能簡單地認為學生畢業了，就不屬于自己學校的學生，自然檔案也就不歸學校管了。對于交于學校保管的畢業生檔案，高校還是應該肩負責任，投入更多的經費和人力，確保畢業生檔案萬無一失，避免他人人生遺憾。最后，企業也要加強重視，雖然有些就業企業不具備保存畢業生檔案的資質，但對畢業生檔案仍不可小覷。畢業生檔案反映了一個學生在校時各種真實的表現和能力，為企業的人才招聘和培養工作提供重要的依據。充分發揮畢業生檔案的價值，是企業提升效益的重要途徑，也是企業對社會的責任。

2.2 成立專門管理畢業生檔案的機構

目前，畢業生檔案管理機構眾多，高校、用人單位、人事代理機構、人才中心等，管理機構魚龍混雜。為了解決這一問題，筆者提出一種設想，首先，清除高校暫管或代管畢業生檔案的權限，畢業生離校后所有學生檔案轉移。其次，清除所有用人單位包括機關事業單位、國企和非公有制企業等的人事檔案保管權。用人單位只保有員工的人事關系，人事檔案保管權限全部外交。最后，社會專業的人事代理機構、人才市場、人才交流中心或其它具有保管畢業生檔案資質的如大學生就業指導中心等人事檔案管理機構權限合并、集中到一個地方：即成立地方人事代理中心。今后，高校所有的學生畢業，所有檔案由高校直接轉至高校所在地方的唯一人事代理中心，高校不再保存畢業生檔案，畢業生就業后，（由于所有用人單位也都不保管人事檔案），畢業生檔案就直接由高校所在的地方人事代理中心轉至用人單位所在地方的人事代理中心。所有地方的人事代理中心形成全國性的人事檔案網絡，用于轉檔和進行查詢。如此這樣，全國畢業生檔案管理機構統一、權限集中、專業快捷、利國利民。建立全國統一的人事代理中心，國家層面還必須出臺相應的政策和法規，保證其權利的唯一性和運作的公益性。檔案管理機構的權威性、唯一性和公益性保證了畢業生檔案管理工作的正確性、方向性和便利性。

2.3 形成學籍檔案向人事檔案轉變的機制

“把檔案管理機制作為實現人力資源管理目標和任務的一種管理工具來建設，它為國家調整和發展人才培養，使用宏觀戰略和相關人才管理政策，提供可參考的人才信息保障。”目前，畢業生學籍檔案要轉變成人事檔案，其機制復雜，程序十分繁瑣，這給畢業生的檔案管理工作帶有諸多不便。為了改觀這種狀況，我們必須形成一套由畢業生學籍檔案向人事檔案轉變的成熟機制。當前，畢業生學籍檔案要轉成人事檔案，最重要和最必要的就是報到證。報到證是極具中國特色的、幾乎是當前畢業生辦理戶口遷移、調轉檔案的唯一憑證。但筆者認為這由來已久的報到證制度已經不能適應我國高速發展的教育體制和自由靈活的就業制度，應該適時取消。首先，報到證的辦理程序十分復雜，涉及部門諸多，如教育行政主管單位、高校，畢業生就業指導中心，人事局，就業單位等，讓畢業生為一紙證明不堪其負，嚴重增加了畢業生的畢業成本。其次，報到證有效期十分有限，一般為兩年，如果沒有及時報到或跳槽到其它單位就算毀約，這嚴重束縛了畢業生的就業自由。且補辦手續又相當費時費力。最后，報到證在實踐中并沒有規定和理論上那么有效。如干部身份，身份證、畢業證、學位證就是很好的證明，再如戶口遷移，就業合同也有很強的法律效應。事實上，取消令人繁雜的報到證制度，并不會給我們畢業生的就業和生活帶來事實意義上的困擾。所以筆者認為應該適時取消報到證制度。另外，筆者還認為應該建立高校、人事代理中心和用人單位之間的人事檔案網絡體系，實現彼此之間信息的自由流通和共享。畢業生檔案管理應該成為一項公共服務，以上三者之間密切配合，讓廣大畢業生在畢業時盡享這一服務，在巨大的就業壓力中，免去奔波和勞苦，輕松上陣。

參考文獻

[1]潘立勤：《大學生檔案管理的現狀與對策》高教高職研究 2009年9月號中旬刊；

[2]陳美瓊：《淺論大學生檔案管理工作存在的問題及對策》經濟研究導刊2008第19期；

[3]王娟：《關于加強大學生檔案管理機制的幾點建議》 當代藝術 2011年第2期。

作者簡介

彭海燕（1984—），女，江西省吉安市人，工作單位：湘南學院，職務：教師。