淺談石化企業檔案的收集工作

摘 要：檔案收集工作是決定檔案工作存在和發展的重要條件。石化企業在檔案收集工作中，領導重視起到了關鍵作用；員工的檔案收集意識強，企業完善檔案歸檔制度，使檔案收集內容不斷豐富，確保了檔案的完整性、真實性和結構的合理性。

關鍵詞：檔案；收集；歸檔

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄[1]。它包括各種文字、照片、底片、錄音帶、錄像帶、膠片、計算機磁帶、軟盤、實物等等。企業檔案反映了企業的建設風貌，它包括企業的發展過程、生產經營、重要科技發明、重要會議、重大活動、重大建設工程、獲得榮譽等真實的記錄。

檔案是很珍貴的、無價之寶。隨著科學技術的發展，檔案的種類眾多，形式多樣。如何做好檔案的收集工作呢？卻是擺在檔案工作者面前的重要課題。所以，我們要根據本單位的實際情況，制定出更具體、更完善的各類檔案的歸檔制度，歸檔辦法和歸檔要求，便于實際工作中操作，收集的檔案更全面、更深刻地多角度地反映出企業的歷史真實面貌。

檔案收集工作是決定檔案工作存在和發展的重要條件。檔案工作的對象是檔案，沒有收集工作，就沒有檔案；沒有檔案，檔案工作將是無米之炊，也就談不上檔案整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和利用等其他工作了。檔案收集應力求完整齊全、結構合理。檔案部門不能滿足于按制度坐等接收檔案，別人交多少就收多少，交什么就收什么，應采取各種有效措施，保證入室的檔案系統、齊全、完整。檔案室既要收集反映機關活動的文書檔案，也要收集反映生產科研和各種專業工作的科技檔案和各種專門檔案，收集紙質檔案外，還應收集各種特殊載體的檔案。

企業檔案的收集工作是企業檔案信息資源建設的一項重要工作，企業檔案的有效收集是做好其他管理工作的基礎。收集工作的到位不到位，做得怎么樣，直接影響到企業檔案管理的質量，進而影響到企業檔案信息的有效使用和企業經濟效益的提高。那么如何做好石化企業檔案收集工作，注意以下幾個問題：

1 領導重視是企業檔案收集工作的關鍵

企業檔案是企業生產經營活動的真實記錄與反映，是企業成功與艱辛的真實寫照。企業檔案里有大量、充分而準確的信息，是我廠決策所必需了解和掌握的。企業檔案工作為企業質量管理提供科學依據，也為企業技術創新提供必要的技術數據。如我廠烷基苯技術改造工程和脫氫裝置擴能改造工程都是利用原來國外引進的技術和檔案資料，使我廠成為亞洲最大的洗滌劑原料基地，也為我廠節約了大量的資金，也為企業創效益。

爭取領導支持，為檔案工作提供有力的保障。檔案部門要加強有關檔案工作法律、法規的宣傳，讓主管領導了解檔案工作的重要性。石化企業將檔案工作列入領導辦公會討論內容，檔案部門領導參加重要會議，讓各級領導了解檔案工作的重要性及其在整體工作中不可或缺的地位，使我們的工作得到認可和支持。比如：我廠規定每個工程項目開工之前必須交工程款10%的抵押金，工程完工，工程竣工檔案交給檔案部門之后才能還給施工單位，這有利地保證了工程竣工檔案的收集。

企業領導重視檔案才能加大人力、財力、物力的投入力度，盡快實現管理手段的自動化、現代化，也檔案室的檔案保管條件上水平。

2 提高整個企業員工的檔案意識

檔案意識不強，重建設，輕檔案的思想意識普遍存在。檔案工作是“對歷史負責，為實現服務，替未來著想”的一項非常重要的基礎工作。只重視工程建設，輕視工程資料歸檔，對檔案的完整性認識不夠，致使收集工作遇到了很大困難，檔案的完整性、系統性大大降低。

工程建設項目立項時，就明確項目的檔案管理由誰負責，負什么責任，將納入到有關部門職責范圍。項目檔案的收集應該項目設計同步進行，檔案工作人員要加強業務指導，從源頭上把好關。接收檔案前，根據事先制定的歸檔范圍，仔細閱讀該項目的任務書或合同書，從整體上檢查該項目的收集材料是否符合歸檔要求，哪些部分缺陷不全；還應形成哪些文件材料，有無其它載體檔案；對材料不全的則促其補交，從而達到該項目檔案材料收全。檔案部門從工程開始就要積極介入，做到工程建設開始與檔案管理同步，要了解工程資料形成的全過程，深入現場參加設備開箱，并幫助指導施工單位在工程竣工前做好竣工資料的立卷工作。

要做好檔案的收集工作，要加大對檔案重要性的宣傳力度，增強全員檔案意識，按照企業檔案分類規則及管理標準進行收集、整理、歸檔。無論是專業檔案人員還是企業有關人員都能從不同的角度關心和支持檔案收集工作，便企業所有員工認識到自己既是檔案的形成者又是檔案利用的直接受益者。部分人認為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺用完就算了，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或部門保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案失控或流失。照片和底片需同時歸檔，影像需要文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝像人員自己也難以追憶齊全和準確。

3 不斷豐富館藏，確保石化企業檔案的完整性和真實性

石化企業檔案工作是為石化企業生產經營服務的，檔案館藏越豐富、珍貴、完整，就能為石化企業的生產經營、科研開發提供豐富而準確的有用資料。為了豐富館藏，專業檔案人員應該在收集工作中持有積極的態度，不能滿足于坐等接收檔案。

各部門也設立兼職檔案員，建立強有力的檔案管理網絡，層層把關，防止檔案資料散失，將檔案管理納入目標考核。檔案工作納入到全廠的工作計劃和目標管理責任制中。采取靈活多樣的收集歸檔形式，應采用集中收集與捕捉信息隨時收集、零散收集相結合，定期收集與不定期收集、針對需求重點收集相結合等多渠道、多途徑有點有面地開展檔案的收集工作，及時督促承辦單位及時整理歸檔。

檔案人員做到嘴勤、手勤和腿勤，當領導外出開會回來，積極主動上門收集重要會議資料，在重大會議和重大事件發生后，馬上到主辦部門收集資料，保證檔案資料的完整，避免檔案的缺失。同時檔案人員在有較強的責任心和使命感，熱愛檔案工作，對自己的工作認真負責。

4 完善石化企業檔案歸檔制度

隨著企業的不斷創新，企業的不斷調整，健全的制度是收集管理工作的依據和重要保證，歸檔工作都能在制度的約束和專業化的指導下進行。各企業應根據《檔案法》、《遼寧省檔案管理條例》等相關法規、條例，結合自身的行業特點，制定相應的石化企業《檔案管理辦法》、《檔案人員崗位職責》、《企業檔案歸檔范圍》等規章制度，形成制度約束機制，才能保證歸檔文件的數量和質量

企業的發展離不開檔案，做好檔案工作必須重視檔案資料的收集工作。抓源頭、抓基礎、扎扎實實、堅持不懈，持之以恒的做好檔案的收集，是確保檔案連續、完整、真實和有效，確保企業可持續發展和經濟效益的提高的關鍵。

參考文獻

[1].王意恒. 機關文書與檔案管理[M]. 遼寧：遼寧人民出版社，1999： 171-174

[2].楊冬青. 試論企業檔案收集的重要性[J]. 中國檔案，2002（增刊）：90

[3].楊小紅. 企業檔案與專門檔案管理[M]. 遼寧：遼寧人民出版社，1999：102-103

[4].佟燕城. 加強特種載體檔案的收集管理和開發利用[J]， 中國檔案，2002（增刊）：134-135

作者簡介

諸春花（1965-），女，朝鮮族，1989年畢業南開大學，圖書館專業，文學學士，職稱：館員，研究方向：基建、設備檔案管理。