“定制化管理工作法”的構(gòu)建與運(yùn)作

□ 省物資公司 夏寒劍 張 華

超市化采購與協(xié)議庫存采購工作作為國網(wǎng)公司推出的一種新型采購供應(yīng)模式，是一項(xiàng)基于電子商務(wù)平臺應(yīng)用的全新工作。做好協(xié)議庫存匹配執(zhí)行與超市化采購應(yīng)用工作，對于持續(xù)拓展集中采購范圍，推動省公司信息化管理水平再上新臺階具有深刻意義。

為落實(shí)國網(wǎng)公司的戰(zhàn)略部署，省物資公司物資采購部在省公司物資部的指導(dǎo)下，在工作中另辟蹊徑，摸索出了一套“定制化管理工作法”，收到了良好效果。

“定制化管理工作法”產(chǎn)生的背景

為全面深化物資集約化管理，實(shí)行更集中、高效、規(guī)范的一體化集團(tuán)采購，國網(wǎng)總部決定擴(kuò)大“總部直接組織實(shí)施”集中招標(biāo)采購范圍，將部分省公司集中采購的物資，按品類有計(jì)劃地納入“總部直接組織實(shí)施”模式，在國網(wǎng)公司電子商務(wù)平臺上直接組織采購。

根據(jù)工作分工，物資公司物資采購部為協(xié)議庫存采購的協(xié)議匹配及價(jià)格聯(lián)動的執(zhí)行部門和超市化采購的執(zhí)行監(jiān)督部門。在實(shí)際執(zhí)行過程中，物資采購部遇到了不少問題，如：協(xié)議庫存與超市化采購工作為全新的工作領(lǐng)域，部門員工沒有協(xié)議匹配的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)；電子商務(wù)平臺流程繁鎖，從省公司到縣公司尚未形成統(tǒng)一的工作規(guī)范，導(dǎo)致信息難于及時(shí)集成，信息透明度不高；線上操作過程監(jiān)督剛性不足，各環(huán)節(jié)管理水平參差不齊，協(xié)調(diào)控制難度大；即便是電子商務(wù)平臺系統(tǒng)也存在不完善的地方，部分流程在運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)發(fā)生故障，無法執(zhí)行到位。

“定制化管理”就是通過管理，把工作中多余的管理環(huán)節(jié)清除，不斷改善客觀工作條件，向時(shí)間、空間要效益，從而實(shí)現(xiàn)物資采購管理工作的規(guī)范化與科學(xué)發(fā)展。物資采購部開展“定制化管理工作法”就是為了從信息化應(yīng)用角度出發(fā)，滿足電網(wǎng)建設(shè)需要與項(xiàng)目單位的需求，提供低成本、高效率、高質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

“定制化管理工作法”的主要做法

物資公司作為深化江西電網(wǎng)物資集約化管理工作的主力軍，被省公司物資部視為推動協(xié)議庫存與超市化采購工作的重要力量。作為物資公司協(xié)議庫存與超市化采購工作的牽頭部門，物資采購部承擔(dān)著四項(xiàng)重要任務(wù)。

一是制定協(xié)議庫存、超市化采購啟動計(jì)劃，探討新型物資采購服務(wù)的主要內(nèi)容。物資采購部對公司的電子商務(wù)平臺應(yīng)用水平、采購現(xiàn)狀以及要實(shí)現(xiàn)的工作目標(biāo)進(jìn)行了分析，制作了項(xiàng)目需求方聯(lián)系人清單，包含電子商務(wù)平臺項(xiàng)目組、運(yùn)維人員以及負(fù)責(zé)運(yùn)行人員的聯(lián)系方式。二是編制資料手冊。為了保證協(xié)議庫存和超市化采購職能的正常運(yùn)行，物資采購部部門認(rèn)真搜集協(xié)議庫存與超市化采購工作流程的資料，了解合同簽訂情況，明確協(xié)議庫存與超市化采購的內(nèi)涵，采購流程的運(yùn)行方式、程序、采購中標(biāo)結(jié)果、計(jì)劃申報(bào)數(shù)量，作為今后協(xié)議匹配執(zhí)行階段的依據(jù)。三是制定內(nèi)審工作流程。與招標(biāo)工作部、合同部交接的資料制定《協(xié)議庫存資料手冊》和《超市化采購資料手冊》。兩本手冊既可以作為協(xié)議庫存自動匹配校驗(yàn)和手動匹配查找的便捷工具書，還可以作為物資公司協(xié)議庫存與超市化采購工作的全流程檔案，應(yīng)對今后的各種檢查。四是管理實(shí)現(xiàn)4R服務(wù)，即在正確的時(shí)間，以正確的方式，將正確的訂單，送達(dá)正確的項(xiàng)目方。

物資采購部牢牢把握四項(xiàng)根本任務(wù)，充分吃透國網(wǎng)總部頒布的工作規(guī)范有關(guān)精神，發(fā)揮物資公司的自身優(yōu)勢，保障了總部直接組織實(shí)施集中招標(biāo)采購范圍的不斷擴(kuò)大和健康發(fā)展。

優(yōu)化服務(wù)資源配置。物資采購部將優(yōu)質(zhì)服務(wù)的內(nèi)涵扎根于物資采購專責(zé)的心中，成為日常服務(wù)行為的指南，并培養(yǎng)其實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力。主要工作方法有：

自主意識培訓(xùn)

引導(dǎo)從業(yè)人員樹立個(gè)人工作目標(biāo)，建立使命感和責(zé)任感，激發(fā)工作的動力源泉。

業(yè)務(wù)實(shí)踐培訓(xùn)

部門負(fù)責(zé)人言傳身教，通過與專責(zé)的交流和討論，傳授業(yè)務(wù)知識、工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法，為員工架設(shè)了一座人才成長的階梯，有效解決了部門存在的人才斷層、青黃不接的問題。

定制化培訓(xùn)

物資采購部管理人員選擇了部分靈活服務(wù)的案例對專責(zé)進(jìn)行培訓(xùn)，重在舉一反三，指出專責(zé)在服務(wù)過程中正確與不當(dāng)?shù)男袨椋瑖L試提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的方法，并作為樣板教學(xué)傳授給所有人員。此舉有效激發(fā)了人才活力，調(diào)動了人才積極性，形成了對其他員工的輻射帶動作用，促發(fā)員工你追我趕、積極向上的氛圍，帶動了物資采購專責(zé)全員積極性的提升。

優(yōu)化服務(wù)體系管理系統(tǒng)

完備前端操作體系

首先根據(jù)物資招標(biāo)〔2012〕76號文《關(guān)于下發(fā)總部統(tǒng)一組織監(jiān)控、省公司具體實(shí)施有關(guān)工作規(guī)范的通知》精神，按照國網(wǎng)公司服務(wù)流程和規(guī)范規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)操作細(xì)節(jié)，按規(guī)范施行現(xiàn)場管理，協(xié)助物資部引導(dǎo)項(xiàng)目單位參與協(xié)議庫存和超市化采購工作，通過繪制流程圖幫助項(xiàng)目單位掌握必要的協(xié)議庫存和超市化采購工作知識。其次，對于在提供服務(wù)過程中存在的問題，盡快采取補(bǔ)救措施，糾正服務(wù)差錯(cuò)，并及時(shí)通知前端部門。再次，時(shí)時(shí)處處從項(xiàng)目單位著想，理解他們的需要和期望，關(guān)心和尊重項(xiàng)目單位，為項(xiàng)目單位提供熱情而周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

構(gòu)建輔助支撐體系

輔助支撐體系主要為前端操作體系提供支持。包括管理人員的支持和創(chuàng)新服務(wù)流程。

物資采購部本著為項(xiàng)目單位提供更多方便的宗旨，減少計(jì)劃退回?cái)?shù)量，物資采購部建議省公司物資部下發(fā)通知給各地市、縣公司：對于在協(xié)議庫存采購中標(biāo)結(jié)果中“一包兩中”的地區(qū)，當(dāng)計(jì)劃需求超過區(qū)域總量的60%時(shí)，項(xiàng)目單位應(yīng)把物資申報(bào)數(shù)量按60%和40%的比例分拆，以兩條計(jì)劃的形式申報(bào)。物資采購部還設(shè)計(jì)了《江西省電力公司協(xié)議庫存采購審批表》用于申報(bào)無法在線上進(jìn)行自動審批的內(nèi)容，《協(xié)議匹配線下審批單》用于內(nèi)部審核，《江西省電力公司2012年協(xié)議庫存采購中標(biāo)結(jié)果通知單》用于移交招標(biāo)工作部開具中標(biāo)通知書，《2012年ZB05-181257批次招標(biāo)采購項(xiàng)目記錄表》以利于省公司物資部即時(shí)動態(tài)查詢超市化采購與協(xié)議庫存匹配執(zhí)行結(jié)果。

“定制化管理工作法”取得的成效

“定制化管理工作法”使協(xié)議庫存與超市化采購工作的執(zhí)行環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，每個(gè)環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了審核，每個(gè)流程都有人監(jiān)督，減少了人為誤差，避免了系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn)。“定制化管理工作法”還為省公司同業(yè)對標(biāo)指標(biāo)數(shù)據(jù)的快速查找提供了保障。

自“定制化管理工作法”開展以來，省物資公司的協(xié)議庫存與超市化采購工作從無到有，從摸索到成熟，逐步形成了一套與國網(wǎng)公司操作規(guī)范接軌又符合江西電網(wǎng)實(shí)際情況的運(yùn)作模式，為實(shí)現(xiàn)2013年國網(wǎng)總部協(xié)議庫存招標(biāo)的全面應(yīng)用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。