巧用Excel函數 解決實際工作問題

☆化方

（隆堯第一中學，河北隆堯 055350）

隨著教育信息化的深入發展，計算機輔助教育管理已經成為教育信息化進程中最為重要的內容之一，各種信息技術工具在教育管理工作中得到廣泛應用。MicrosoftOfficeExcel作為一款功能強大的數據管理軟件，被越來越多的教學和管理人員用來保存、處理和分析各種數據。由于在軟件使用上有個著名的二八法則，即對于一款軟件，用戶經常用到的功能只有20%，另外80%的功能用戶偶爾或從未使用。該法則對于Excel同樣適用，所以，日常工作中人們僅僅使用錄入保存、格式排版、公式計算等基本功能來處理大多數事務，只有偶爾遇到一些很棘手的問題時，才會想到挖掘Excel潛在的功能。

為了方便對數據的處理和操作，Excel提供了統計、財務、數學和三角、查找和引用、數據庫等11類函數。在日常教學和管理工作中，熟練掌握并靈活運用這些函數往往可以起到事半功倍的作用。

事例一：教務人員在登統學生成績時遇到一個麻煩：當前有兩張表，表一（如圖1）中保存了學生的姓名、考號、班級等信息，表二（如圖2）中只保存了學生的考號和各科成績，缺少學生姓名。如果一一查找實在太麻煩，能不能根據考號讓表一中的學生姓名自動填入表二中呢？

圖1

圖2

明確了現實需求后，筆者考慮可以使用查找與引用函 數 VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，rang_lookup）來解決這個問題，該函數通過搜索表區域中首列滿足條件的元素，然后確定待檢索單元格在區域中的行序號，最終返回選定單元格中的值。該函數的四個參數lookup_value為需要在第一列中查找的數值。table_array為需要在其中查找數據的數據表。col_index_num為table_array中待返回的匹配值的列序號。range_lookup為邏輯值，指明函數VLOOKUP返回時是精確匹配還是近似匹配。

具體操作步驟為：統一兩表中考號的數據格式，將考號設置為表一的首列，并將兩表按考號排序。然后，在表二的B2單元格插入函數VLOOKUP，參數lookup_value設置為A2:A10，參數table_array設置為Sheet1!A2:E10，參數col_index_num設置為2，參數range_lookup設置為0或1（0為近似匹配，1為精確匹配）。最后，通過填充操作完成對其他單元格數據的插入，結果如圖3所示。

圖3

事例二：財務人員在計算績效獎勵工資時發現最終的合計與實際金額總有些誤差。其中，績效獎勵工資的具體計算方法為：崗位工資和薪級工資相加的結果為工資合計，平均獎勵工資是工資合計除以30通過設置單元格格式，保留兩位小數的結果。獎勵金額是平均獎勵工資乘以考勤天數的所得。最終的合計如圖4所示，F12是F2:F11求和的結果，而F13是D12×E12的結果，顯然這兩個計算結果不一致。

圖4

圖5

經過分析，發現問題出在D2:D11的數據上，這些數據只是把小數位數隱藏了，而并沒有真正實現四舍五入。要解決這個問題，就要真正實現數據的四舍五入。由此筆者想到了函數ROUND（number，num_digits）。該函數可以按指定的位數對數值進行四舍五入處理，需要保留的位數由給定的參數決定。該函數的兩個參數，number是將要進行四舍五入的數字，num_digits是希望得到的數字的小數點后的位數。

使用Round函數重新計算的方法為：在單元格D2中輸入“=ROUND（（C2/30），2）”，如圖 5，即對 C2單元格的數據除以30進行四舍五入后保留兩位小數的操作。然后，選中D2單元格，拖動右下角的填充柄至D11完成對其他單元格數據的計算。重新計算后，發現這次F12和F13的值就一致了。

以上兩則事例只是拋磚引玉，簡要介紹一下Excel函數的強大功能。

實際工作中遇到問題人們有時能聯想到函數的應用，但面對眾多的函數，往往會感到無從下手。在使用函數解決問題的過程中，筆者也總結了幾點經驗：第一，要明確現實需求問題，并將現實問題轉化為軟件應用中的具體操作問題；第二，通過查閱幫助文件、網絡咨詢求助等方式來鎖定對解決問題有幫助的函數；第三，在理解函數功能和參數具體意義的基礎上，通過簡單實例的操作來掌握其使用方法。只要我們能正確地理解問題、分析問題，把握解決問題的正確思路，就一定能最終解決問題。