授權(quán)批準(zhǔn)控制的具體運(yùn)用

（江西理工大學(xué) 江西贛州341000）

現(xiàn)代企業(yè)相當(dāng)于一個(gè)委托代理鏈，為了保證企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，上級(jí)組織通過授權(quán)的方式將權(quán)力委托給下屬，同時(shí)明確其責(zé)任，從而將企業(yè)構(gòu)建成一個(gè)權(quán)、責(zé)明晰的有機(jī)體系。正因如此，授權(quán)批準(zhǔn)控制成為了一種重要的內(nèi)部控制基本方法。

一、授權(quán)批準(zhǔn)控制基本理論

授權(quán)批準(zhǔn)控制指企業(yè)各級(jí)人員在辦理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)過規(guī)定程序的授權(quán)和批準(zhǔn)，才能夠?qū)τ嘘P(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行處理；未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)，不得擅自經(jīng)手、接觸和處理這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。授權(quán)批準(zhǔn)控制是企業(yè)最基礎(chǔ)的內(nèi)部控制方法之一，屬于典型的事前控制方法。一個(gè)有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)應(yīng)使所執(zhí)行的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均經(jīng)過恰當(dāng)授權(quán)、一般授權(quán)或特殊授權(quán)。本文將結(jié)合A集團(tuán)公司林務(wù)分部的核決權(quán)限表對授權(quán)批準(zhǔn)控制的具體運(yùn)用進(jìn)行闡述。

二、授權(quán)批準(zhǔn)控制的具體運(yùn)用

A集團(tuán)公司由紙廠、漿廠和林務(wù)三大分部組成，集團(tuán)公司總部設(shè)在上海，總部職能部門包含技術(shù)中心、市場營銷部、人力資源部、法務(wù)部、后勤部、資訊部、會(huì)計(jì)部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)審部等。下設(shè)紙廠、漿廠和林務(wù)三大事業(yè)部，事業(yè)部的總經(jīng)理為第一負(fù)責(zé)人，事業(yè)部職能部門的設(shè)置基本與總部職能部門的設(shè)置一致。紙廠、漿廠事業(yè)部下不再設(shè)置事業(yè)區(qū)，林務(wù)事業(yè)部下設(shè)若干事業(yè)區(qū)，分管若干省市區(qū)的林務(wù)工作。

A集團(tuán)公司林務(wù)分部的核決權(quán)限表共規(guī)定了十大類權(quán)限事項(xiàng)，分別為經(jīng)營管理類、人力資源類、財(cái)會(huì)管理類、資材管理類、生產(chǎn)管理類、木材銷售管理類、林地管理類、行政總務(wù)類、法務(wù)管理類以及采購管理類。在每大類下又分設(shè)若干控制點(diǎn)，例如經(jīng)營管理類下有七個(gè)控制點(diǎn)，分別為規(guī)章制度、投資開發(fā)、預(yù)算、內(nèi)部稽核、環(huán)保、林木保險(xiǎn)以及林政案件結(jié)案。該公司林務(wù)分部的核決權(quán)限表中經(jīng)營管理類相關(guān)構(gòu)成如下頁表1所示。

（一）授權(quán)的種類

授權(quán)批準(zhǔn)的形式通常分為一般授權(quán)和特別授權(quán)兩類。一般授權(quán)指對辦理常規(guī)性的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)利、條件和有關(guān)責(zé)任者做出的規(guī)定。這些規(guī)定往往在管理部門中采用文件形式或在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中規(guī)定一般性交易辦理的條件、范圍和該項(xiàng)交易的責(zé)任關(guān)系，這種授權(quán)一般通過崗位責(zé)任制或下達(dá)管理文書、任命書等形式明確。這種權(quán)力授予的時(shí)間較長，如果沒有特別情況，被授權(quán)人一旦被授予便可長期行使。相關(guān)人員在日常業(yè)務(wù)處理中，可以按照規(guī)定的權(quán)限范圍、程序和有關(guān)職責(zé)自行辦理。例如，在核決權(quán)限表中與經(jīng)營管理類有關(guān)的規(guī)定，其中“依據(jù)集團(tuán)或林務(wù)事業(yè)部管理規(guī)章制度、規(guī)范原則而規(guī)定的事業(yè)區(qū)內(nèi)特定專用的管理規(guī)章制度的制訂、修正及廢止”；“各類管理報(bào)表、表單、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序”；“林木保險(xiǎn)的執(zhí)行與管控”；“林木/林地案件結(jié)案”，均應(yīng)由林務(wù)事業(yè)部總經(jīng)理進(jìn)行核決。

表1 核決權(quán)限表示例

特別授權(quán)則指對非常規(guī)性交易事件的授權(quán)處理。這種授權(quán)方式具有臨時(shí)性，大部分屬于一次性授權(quán)，即只針對特指的某項(xiàng)業(yè)務(wù)有效；還可應(yīng)用于對超過一般授權(quán)限制的常規(guī)交易活動(dòng)進(jìn)行授權(quán)。例如，在核決權(quán)限表中經(jīng)營管理類有關(guān)的規(guī)定，其中“集團(tuán)內(nèi)通用的管理規(guī)章制度的制訂、修正及廢止”；“新事業(yè)投資決定”；“年度林務(wù)稽核計(jì)劃”，均必須由總裁或總裁助理進(jìn)行核決。

（二）授權(quán)的關(guān)鍵控制點(diǎn)

1.因事設(shè)職并根據(jù)能力授權(quán)。該集團(tuán)公司并非采取因人設(shè)職的方式，而是依照管理和實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的需要設(shè)置職務(wù)。授權(quán)時(shí)根據(jù)部屬能力高低來決定授權(quán)，在授權(quán)前細(xì)致地分析本組織的任務(wù)及難易程度，確保將職權(quán)授予最適合的人員。屬于林務(wù)事業(yè)部職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)，則由林務(wù)事業(yè)部相關(guān)人員予以核決；屬于漿廠事業(yè)部職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)，則由漿廠事業(yè)部相關(guān)人員予以核決，分工明確。

2.不可越權(quán)授權(quán)或越權(quán)行權(quán)。授權(quán)時(shí)應(yīng)以明確的隸屬關(guān)系作為依據(jù)，不得越級(jí)授權(quán)。授權(quán)者對下級(jí)的授權(quán)，必須在其權(quán)力范圍之內(nèi)，不可超越權(quán)限授權(quán)。被授權(quán)者在授權(quán)范圍內(nèi)行權(quán)，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限行權(quán)。例如，在木材銷售管理類有關(guān)傭金方面的規(guī)定中，如果金額大于100 000元，應(yīng)由總裁或總裁助理進(jìn)行核決；如果金額小于或等于100 000元，由林務(wù)事業(yè)部總經(jīng)理進(jìn)行核決；如果金額小于或等于10 000元，由事業(yè)區(qū)總經(jīng)理進(jìn)行核決即可。

3.授權(quán)清晰化。責(zé)、權(quán)、利的清晰化是有效授權(quán)的前提。因此，集團(tuán)公司在授權(quán)前，應(yīng)對內(nèi)部各單位的職責(zé)進(jìn)行清晰的界定和劃分。此外，還應(yīng)明確一般授權(quán)和特別授權(quán)的責(zé)任和權(quán)限以及每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)程序，并按照規(guī)定的有關(guān)權(quán)限和程序執(zhí)行。例如，固定資產(chǎn)相關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)可細(xì)分為盤點(diǎn)，外租外借，包括增保、減保、續(xù)保、注銷在內(nèi)的投保、裝修、讓售、減損報(bào)廢、移轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，應(yīng)在不同環(huán)節(jié)設(shè)置不同的核決者、會(huì)簽人和抄送對象。

4.書面授權(quán)。授權(quán)應(yīng)當(dāng)以書面的形式公之于眾，使得被授權(quán)者明晰其權(quán)責(zé)，同時(shí)也有助于監(jiān)督和事后考核。例如，A集團(tuán)公司林務(wù)分部的核決權(quán)限表便是由董事長簽署，并以公告的形式下發(fā)至各部門，具有一定的權(quán)威性。

需要注意的是，授權(quán)在遵循一定原則的同時(shí)也要避免過于僵化。集團(tuán)公司在進(jìn)行授權(quán)過程中，使其部屬擁有自由裁量權(quán)的同時(shí)，也應(yīng)保證公司總部能夠?qū)ζ淇刂谱匀纭＿@就要求集團(tuán)公司在對授權(quán)內(nèi)容、授權(quán)形式進(jìn)行設(shè)計(jì)和決策時(shí)，必須統(tǒng)籌全局、謹(jǐn)慎行事。授權(quán)者與被授權(quán)者應(yīng)相互信賴，主管不得在授權(quán)后干涉部屬的獨(dú)立決策；而部屬應(yīng)竭力完成權(quán)責(zé)范圍內(nèi)的工作，杜絕事事請示和越權(quán)行事的現(xiàn)象。