基于多用戶的高校圖書館辦公用品管理系統設計與實現

王炳江

（華北電力大學圖書館 河北 保定 071003）

1 引言

隨著高校辦學規模不斷擴大，許多高校形成了多個校區聯合辦學的形式。因此，高校圖書館也形成了總分館的管理模式。這種總館分館的管理模式在一定程度上滿足了不斷增長的高校師生的信息資源需求，但同時也給圖書館辦公用品的管理帶來了不便。當前大部分圖書館對于辦公用品的管理都停留在手工或單機計算機記賬和管理階段[1-2]，未實現基于網絡的分布式管理，這在很大程度上影響了圖書館辦公用品管理效率的提高。

為實現圖書館辦公用品管理工作的規范化、程序化，及時發布用品信息，提高工作效率，筆者所在的華北電力大學圖書館設計開發了辦公用品管理及服務系統，實現了從用品采集、用品信息發布到用品發放、用品流通統計等一系列工作的自動化管理。本文將對該系統的設計與應用進行詳細闡述。

2 系統需求分析

2.1 系統功能需求

基于圖書館辦公用品管理的工作流程，我們以用品清單為主線，建立起相應的數據字典，并依此歸納出辦公用品管理系統應具備以下基本功能：

（1）用品信息的采集及發布功能，即信息入庫和信息公布，包括用品編號、用品名稱、品牌、規格、單位、單價、庫存數量。

（2）用品出庫信息功能。在設計出庫信息功能時，我們將其分為人員信息和用品信息兩部分?？紤]到分館及工作性質等原因，需在系統中添加預入庫和預出庫的信息管理功能。

（3）用品庫存報警功能。為保障各類辦公用品的持續供應，對系統中用品庫存狀態為零的用品進行報警提示功能，以保證及時采購補充相應用品。

（4）用品信息的查詢、統計匯總及報表打印功能。系統可以根據用品的入庫和出庫的詳細信息進行數據統計，并支持打印存檔。

（5）用戶權限管理功能，根據用戶的工作需要分配相應的權限，對用戶進行的操作進行限定，確保系統的安全性。

2.2 系統體系結構

根據對系統功能需求分析的結果，本系統對不同網絡用戶采用C／S和B／S結構設計方式，使得圖書館總館和分館用戶能夠對辦公用品進行分布式管理[3-4]。系統分為客戶端、數據庫、應用服務器三個部分，數據庫使用的是SQL server2000，客戶端使用C＋＋build6.0。用戶通過客戶端和瀏覽器訪問應用服務器，應用服務器和數據庫服務器交互獲得數據，如圖1所示。為便于安裝和使用，我們用第三方軟件進行了編譯封裝，形成綠色免安裝軟件。

圖1 系統體系結構圖

3 系統的設計與實現

3.1 功能模塊設計

根據用戶的不同，用品管理系統可以劃分為后臺管理和前臺用戶使用兩個子系統。其中后臺管理子系統的使用者是系統管理員，主要功能模塊包括用品信息采集和發布、查詢和統計、用戶權限管理等；前臺服務子系統面對用戶，主要功能包括瀏覽信息、申請使用和用品領用等。該系統的功能模塊如圖2所示。

圖2 系統功能模塊圖

3.2 關鍵模塊的功能實現和應用

3.2.1 用戶權限管理功能

用戶管理的主要功能是對用戶進行建立、刪除、設置權限等。本系統的用戶權限設計是基于用戶級別的訪問控制原理，通過二進制數按位設置來實現的，第0位（入庫單操作使能）：0-不能操作入庫單，1-可以操作入庫單；第1位（出庫單操作使能）：0-不能操作出庫單，1-可以操作出庫單；第2位（操作是否需要管理員確認）：0-操作不需要管理員確認，1-操作需要管理員確認，該字節=0XFB（251）時為管理員權限。

3.2.2 用品信息采集和發布功能

管理員具有用品信息采集和信息發布的權限，管理員進入后臺管理系統界面，將用品的相關信息進行錄入和發布。其中，單據編號是根據日期自動生成的，添加用品時在數據窗口的表格中雙擊即可進入“用品清單”管理的界面，用品信息采集和發布時按類找到該用品以前的庫存，雙擊就可增加庫存的數量。

3.2.3 用品信息管理和查詢統計功能

用品信息管理模塊的功能包括對用品信息的設置或改變部門、用品分類、庫存管理等；查詢和統計功能可分為用品信息的入庫、出庫及庫存的統計。查詢時可選擇檢索條件，如出入庫選擇、部門、領用人等，如不限定條件，檢索到的是所有人的領用記錄，點擊領用記錄，可以顯示出領用詳單，如需打印，也可將領用詳單打印存檔。統計時可按“用品編號”、“用品名稱”、“用品分類”、“用品品牌”、規格型號等隨意組配查詢和統計。

用戶可根據自身權限進行用品信息瀏覽和用品領取的申請，雙擊出庫單，自動生成出庫單號，在出庫單的數據表格中雙擊即可進入庫存管理（用品清單）的界面，選定要領用的物品后直接雙擊，輸入數量即可。需要指出的是，為了適應多個校區多用戶管理和使用的需要以及圖書館的特殊的工作性質，在用品領取時首先進行預出庫處理，領用人在遠程能對用品庫存信息進行查詢，先進行預出庫操作，管理員將用品出庫后，再由領用人在“我的單子”中進行“確認”操作，當然，在實際操作完成之前可以進行“取消”操作。

3.3 系統登錄模式

為滿足用戶更便捷登錄和使用該系統，我們除了為用戶提供系統客戶端軟件登錄以外，還開發了WEB模式的登錄方式，用戶可以使用局域網上的任何一臺計算機通過任何途徑（用品清單中的所有字段）對用品的領用情況進行查詢，使用戶更加方便快捷地了解本部門或本人的用品領用情況，同時也提高了圖書館對辦公用品的使用和查詢管理效率。

4 結束語

圖書館辦公用品管理系統是實現圖書館辦公自動化的重要組成部分，也是當前圖書館辦公管理領域的一個新的嘗試和突破。自2010年6月該系統研發完成以來，我館已投入使用了一年多的時間，從該系統使用的效果來看完全實現了系統最初的設想，使圖書館辦公用品的儲備和使用達到了最佳的供給狀態，避免了用品積壓和短缺，滿足了多校區多用戶的同時使用和管理的需要，降低我館辦公管理的人力及物力損耗，提升了圖書館整體發展的信息化水平。

此外，本系統基于多用戶操作的設計思路和基于C／S系統結構保證了該系統具有良好的開放性和較強的移植性，適用于各類型圖書館的辦公用品管理。

[1]陳緒東，馮收站，王秀玫.辦公用品管理系統的設計與開發[J].電腦編程技巧與維護，2010，（8）：55-56，69.

[2]白麗芳.談高校辦公用品管理系統的設計[J].遼寧師專學報：社會科學版，2009，（1）：121-122.

[3]柴園園.圖書館智能辦公系統關鍵技術的研究[J].鐵路計算機應用，2006，15（3）：52-54.

[4]彭曉慶.高校圖書館電子資源服務監控系統設計與實現[J].現代圖書情報技術，2011，（4）：82-88.