中等職校后勤工作數(shù)字化管理體系構(gòu)建的實(shí)踐與思考

■汪衛(wèi)東

作者：汪衛(wèi)東，中學(xué)高級(jí)教師，副校長(zhǎng)，研究方向?yàn)橹械嚷毿：笄诠ぷ餮芯俊?/p>

數(shù)字化管理是中等職業(yè)教育快速發(fā)展之必然，構(gòu)建后勤工作管理體系旨在改變后勤服務(wù)工作形態(tài)，提升學(xué)校后勤工作管理效能，高效服務(wù)教育教學(xué)一線。以后勤管理工作的幾個(gè)模塊分析入手，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立的管理平臺(tái)實(shí)施后勤工作全程動(dòng)態(tài)管理方式，提供便捷管理體系，從而有效地提高中等職校后勤管理工作效率，全面推進(jìn)中等職業(yè)教育數(shù)字化管理的進(jìn)程。

隨著中等職業(yè)教育的快速發(fā)展，無(wú)論是學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模還是內(nèi)涵都發(fā)生了根本性的變化，因而，對(duì)學(xué)校后勤管理工作也提出了快捷高效的要求。現(xiàn)代中等職業(yè)學(xué)校的后勤管理工作如何適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，快速高效服務(wù)教學(xué)一線將是值得探究的課題。本校新校區(qū)的整體建設(shè)和學(xué)校智能化弱電工程的校園全覆蓋，為實(shí)現(xiàn)后勤工作數(shù)字化管理提供了基本保證。現(xiàn)將本校后勤工作數(shù)字化管理體系構(gòu)建的一些做法與同行商榷探討。

1 提出問(wèn)題

目前，中等職校后勤管理工作除財(cái)務(wù)工作外，絕大多數(shù)的管理仍停留在手工制作狀態(tài)，顯得極其陳舊、落后，如今的大量賬冊(cè)如固定資產(chǎn)總賬、教學(xué)設(shè)備明細(xì)賬、易耗品明細(xì)賬、報(bào)損單等，都是通過(guò)手工制作完成的，其不足之處是容易出差錯(cuò)、潦草、不清楚、修改不方便、不易查詢、不易統(tǒng)計(jì)、攜帶不方便，保存困難易損壞等。這種陳舊的、手工記賬式的后勤管理模式與現(xiàn)代職教管理理念相背離，現(xiàn)有的后勤管理模式與管理手段顯然已不適合當(dāng)前中等職業(yè)教育發(fā)展的需要。《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》中指出：“制定學(xué)校基礎(chǔ)信息管理要求，加快學(xué)校管理信息化進(jìn)程，促進(jìn)學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”。另外，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理制度嚴(yán)格規(guī)范與實(shí)時(shí)性、高效快捷等都對(duì)后勤工作提出了更高的要求。因此，后勤工作數(shù)字化管理已成為學(xué)校現(xiàn)代化建設(shè)的重要方面。

2 解決方案與實(shí)施途徑

中等職校后勤工作數(shù)字化管理體系，是運(yùn)用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)兩大技術(shù)，將中等職業(yè)學(xué)校后勤工作管理與數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)中等職校后勤工作的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。體系含有學(xué)校資產(chǎn)、學(xué)校財(cái)務(wù)、請(qǐng)購(gòu)維修審核和后勤工作人員管理等四大模塊。

2.1 中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

該系統(tǒng)不僅僅能應(yīng)用于中等職校后勤日常工作的管理，而且還能延伸到中等職校后勤工作管理的其他方面，如校園一卡通系統(tǒng)、圖書(shū)管理、收費(fèi)管理、實(shí)習(xí)材料、水電設(shè)施、學(xué)生宿舍管理、校園車輛管理、安全報(bào)警和消防管理等，應(yīng)用范圍廣泛。其系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)如圖1所示，并通過(guò)制授權(quán)方式與銀行、財(cái)政、稅務(wù)、相關(guān)企業(yè)和上級(jí)教育主管部門進(jìn)行系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)上傳與下載，學(xué)校通過(guò)校園網(wǎng)、城域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等連成一個(gè)有機(jī)的網(wǎng)絡(luò)整體，從而為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理構(gòu)建起技術(shù)平臺(tái)。

2.2 中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的規(guī)劃

根據(jù)中等職校后勤工作數(shù)字管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行總體規(guī)劃，如根據(jù)后勤工作的特點(diǎn)確定若干個(gè)管理模塊，按其管理功能與人員分工，確定客戶端口權(quán)限與承擔(dān)的項(xiàng)目，然后對(duì)于服務(wù)器端進(jìn)行整體考慮權(quán)限設(shè)置與資源規(guī)劃而設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，并根據(jù)實(shí)際使用情況能夠及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)修改，因此設(shè)計(jì)的基于C/S模式管理系統(tǒng)必須具有較好的可修改性、較強(qiáng)的移植性和易操作性。

中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)基本信息包括：

1）職能部門（專業(yè)部）及教職工信息；

2）設(shè)置班級(jí)及學(xué)生信息；

3）建筑物及房號(hào)信息；

4）固定資產(chǎn)及易耗品信息，對(duì)學(xué)校的固定資產(chǎn)要進(jìn)行分類統(tǒng)一設(shè)置編號(hào)，并提供購(gòu)置時(shí)間、單價(jià)和用途等信息；

5）資產(chǎn)與存放地信息，注意要將學(xué)校各部門、存放地、相關(guān)的管理人員聯(lián)系起來(lái)；

6）管理人員設(shè)置，應(yīng)將管理人員與管理項(xiàng)目、使用對(duì)象對(duì)應(yīng)起來(lái)；

7）使用情況信息，應(yīng)用系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)傳輸功能，通過(guò)后勤管理中心的管理端，將全校統(tǒng)一的固定資產(chǎn)和易耗品目錄清單通過(guò)校園網(wǎng)呈現(xiàn)各職能部門（專業(yè)部），客戶端只要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸功能數(shù)據(jù)導(dǎo)入即可；

8）資產(chǎn)目錄信息，購(gòu)買的設(shè)備與材料可以到資產(chǎn)目錄信息中來(lái)增添；

9）用戶管理信息，用戶有管理員、一般用戶（部門負(fù)責(zé)人或資產(chǎn)管理員）、特殊用戶（如有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)）；

10）數(shù)據(jù)備份與還原。

2.3 中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用舉例

1）資產(chǎn)管理子系統(tǒng)。資產(chǎn)錄入，按設(shè)備或材料購(gòu)入的時(shí)間逐筆錄入系統(tǒng)，還可以在原始憑證中錄入憑證號(hào)，資產(chǎn)錄入好后，資產(chǎn)過(guò)賬進(jìn)入系統(tǒng)，科目有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、資產(chǎn)報(bào)損、資產(chǎn)借用、資產(chǎn)退貨、資產(chǎn)盤點(diǎn)、管理審批、采購(gòu)預(yù)算等。

在制訂采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃時(shí)管理人員在系統(tǒng)中一目了然學(xué)校固定資產(chǎn)或易耗品庫(kù)存數(shù)，系統(tǒng)還顯示訂購(gòu)數(shù)。訂購(gòu)數(shù)是系統(tǒng)依據(jù)學(xué)校各部門職能和編制預(yù)設(shè)的配備標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定的，每個(gè)職能部門（專業(yè)部）制作一次采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃一般最多1小時(shí)就完成了。采購(gòu)計(jì)劃制作好后，在客戶端的系統(tǒng)界面中點(diǎn)擊“網(wǎng)絡(luò)傳輸”，完成采購(gòu)計(jì)劃上報(bào)。另外學(xué)校職能部門需要臨時(shí)性采購(gòu)設(shè)備或材料時(shí)，如果審批領(lǐng)導(dǎo)不在學(xué)校辦公，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)功能進(jìn)行數(shù)字簽名審批，也可通過(guò)手機(jī)確認(rèn)功能進(jìn)行在線指示。后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用前后用時(shí)比較如表1所示。

表1 中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用前后用時(shí)比較表

2）財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)。中等職校學(xué)校財(cái)務(wù)管理相對(duì)于中小學(xué)來(lái)說(shuō)復(fù)雜得多，一是經(jīng)費(fèi)渠道多，二是科目繁多。因此除將地方財(cái)政部門統(tǒng)一規(guī)定的使用專用財(cái)務(wù)軟件嵌入到后勤工作管理系統(tǒng)外，其他眾多財(cái)務(wù)工作均可在后勤工作管理系統(tǒng)中完成，按照財(cái)務(wù)制度實(shí)時(shí)進(jìn)行收支與匯總，形成財(cái)務(wù)報(bào)表。如學(xué)生繳費(fèi)管理系統(tǒng)，可按照規(guī)定和學(xué)生情況分別設(shè)立相應(yīng)系統(tǒng)，同時(shí)按照學(xué)生性質(zhì)建立個(gè)人賬戶。

校園一卡通系統(tǒng)除學(xué)生進(jìn)出校園、實(shí)驗(yàn)室和車間、宿舍、圖書(shū)館、活動(dòng)場(chǎng)所以鑒定身份外，還用于食堂、學(xué)校商場(chǎng)、醫(yī)務(wù)室、通信、浴室等消費(fèi)。因此應(yīng)將一卡通系統(tǒng)納入到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，適應(yīng)學(xué)校財(cái)務(wù)統(tǒng)一的管理要求，有效進(jìn)行職能部門績(jī)效考核，同時(shí)有利于學(xué)生行為習(xí)慣養(yǎng)成教育的實(shí)施。

3）查詢統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)。系統(tǒng)提供的查詢統(tǒng)計(jì)共六大類，即總賬查詢、明細(xì)賬查詢、分類賬查詢、經(jīng)費(fèi)賬查詢、資產(chǎn)使用情況查詢、后勤人員考勤查詢、綜合查詢。以上這些統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)都可以通過(guò)系統(tǒng)用Excel另存到硬盤中保存起來(lái)，也可以直接打印。如資產(chǎn)使用情況查詢（即資產(chǎn)使用率查詢），分易耗品使用清單與固定資產(chǎn)完好率兩種統(tǒng)計(jì)，在資產(chǎn)使用統(tǒng)計(jì)中，可以按職能部門（專業(yè)部）和班級(jí)兩種情況來(lái)進(jìn)行，從而用來(lái)考核職能部門（專業(yè)部）、班級(jí)常規(guī)管理情況。

4）系統(tǒng)運(yùn)用成效分析。通過(guò)一年多時(shí)間實(shí)踐與探索，中等職校后勤工作數(shù)字化管理系統(tǒng)適合中等職業(yè)教育發(fā)展的需求，可有效地提升學(xué)校整體管理水平。特別是在系統(tǒng)新開(kāi)發(fā)了網(wǎng)絡(luò)傳輸與量入為出兩大新功能后，系統(tǒng)更為完善。資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、學(xué)校基本信息的上報(bào)、申辦項(xiàng)目審批等，可完全通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸功能完成。采用后勤工作管理系統(tǒng)后，要求廣大后勤工作管理人員要加強(qiáng)信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，通過(guò)該系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)踐，形成良好的后勤工作數(shù)字化管理的氛圍。

3 存在問(wèn)題與反思

中等職校后勤工作管理系統(tǒng)是學(xué)校依據(jù)自身現(xiàn)有條件和實(shí)際需求而實(shí)施的一項(xiàng)信息化管理升級(jí)工程，需要一定的經(jīng)費(fèi)投入，同時(shí)需要具備一定的硬件設(shè)施環(huán)境，需要上級(jí)教育部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層在經(jīng)費(fèi)方面、條件方面給予相應(yīng)的投入和支持。

另外，中等職校后勤工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力普遍較低，許多后勤工作人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的記賬式的管理模式，缺乏對(duì)后勤工作數(shù)字化管理的正確認(rèn)識(shí)，熱情不夠，甚至出現(xiàn)抵觸情緒，為此，建立一支具有一定專業(yè)水準(zhǔn)的后勤工作管理人員隊(duì)伍勢(shì)在必行。

4 結(jié)束語(yǔ)

運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)中等職校后勤工作進(jìn)行管理，是全面推進(jìn)中等職校信息化管理的需要。中等后職校后勤工作進(jìn)行數(shù)字化管理后，改變了傳統(tǒng)的管理模式，有利于提高效率和中等職校辦學(xué)水準(zhǔn)，促進(jìn)中等職業(yè)教育快速邁向管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

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