企業檔案信息化管理的創新路徑研究

李艷潔

(平高集團有限公司，河南 平頂山 467099)

在傳統社會中，企業檔案建設和管理的目的在于對企業的發展歷程和發展歷史事件做一些必要的記錄，較少關系到企業檔案信息資源的開發與利用，對檔案管理提升企業經濟效益的認識并不深刻。隨著世界經濟進入到信息社會之中，各類社會組織對于信息化的需求與日俱增。對現代企業而言，也應該注重信息化建設，而在眾多的企業事務中，檔案管理的信息化是不可缺少的一個重要環節，如何建立檔案管理的信息管理路徑，為企業的持續進步和可持續發展提供必要的支持，已經成為時下企業亟待解決的問題[1]。因此，在現代社會中，企業檔案信息化建設的進行，需要以此形成一個綜合了企業檔案資源的全面的管理系統。企業只有在這一過程中采取措施，全面開發檔案信息資源，才能發揮企業檔案管理的整體效用，提高企業檔案資源的利用率，本文所作的工作正是對這一問題的分析與關注，旨在通過本文的工作為現代企業檔案管理的信息化路徑提供一定的可供借鑒的信息。

1 企業檔案管理信息化的基本內容

1.1 實現檔案信息利用的網絡化

企業檔案服務依靠由過去面對面服務為主轉變成以網絡服務為主。企業檔案管理信息化要實現這樣的目標，相關借閱者通過網絡提交借閱申請，企業檔案管理員通過網絡審核后借出。在整個借閱過程當中，借閱者沒有必要到檔案室聯系，這就部門之間距離很遠的企業來說是非常方便的。因為使用的方便這一定會有更多人借閱，最終能夠提高檔案的利用率。

1.2 實現檢索的自動化

過去檔案管理雖然編制了很多檢索工具，然而當檔案的數量非常大時，它的使用時效率依然不是很高的。而計算機檢索速度非?？欤史浅８?，能夠達到多角度檢索的目標，是傳統檢索工具所不具備的優勢。除此之外，這種自動化檢索還能夠借助網絡實現。當然，企業還需要實現檔案信息接收、存儲與提供利用的一體化服務。

1.3 實現檔案信息的數字化

當前的企業介質檔案的檔案管理實現了以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主的重大轉變。企業需要以提升且有室藏檔案的數字化進程為前提，以企業電子文件的歸檔和管理為關鍵，不斷加強企業檔案信息資源建設[2]。就是企業一方面要將過去形成的傳統檔案通過掃描等辦法轉化為數字方式，這樣便于通過計算機直接運用，另一方面企業全面實施電子公文，保證今后形成的檔案以電子文件為主，在企業檔案接收時就全面推行數字化。

2 企業檔案信息化管理的優勢

2.1 使檔案信息順利地與最新技術接軌

企業檔案事業要體現出信息化的發展動向，實現現在的勞動電子化的目標。因為在任何一個企業，特別是大型企業或者企業集團，他們在現代信息技術的應用上很難做到一步到位，然而隨著以計算機技術為基礎的現代科技的廣泛普及與不斷發展，以及企業應用計算機技術處理生產與管理問題的迫切需要，這終將導致企業利用計算機技術輔助各種作業過程成為必然和可能[3]。因此，企業檔案管理信息化一定會成為二十一世紀現代企業文獻信息管理的發展方向和必然趨勢。

2.2 利用與發揮現有潛能提高利用率

如今，大部分基層企業檔案館與室對計算機的應用非常單一，開發功能也非常簡單，其利用的低效率導致人力、物力、財力以及時間的非常大的浪費，導致現代化設備不能高效運用。企業檔案信息電子化，編者能夠直接利用機讀模式的檔案，依靠電腦的作用進而實現信息加工工作程序，高效與快捷地出版二次文獻。

2.3 改變信息加工工作受經費限制的局面

由于通過手工編研信息成果出版通常需要不少的經費，然而目前乃至今后一個非常長的時期之內，通過相關企業向檔案管理部門撥足夠的經費開展信息編輯是非常不現實的與不可行的，檔案管理部門依靠自身處理也并不是件容易的事情，倘若解決不恰當，企業檔案工作者的辛勤勞動成果就收效甚微;除此之外，企業檔案信息電子化，信息成果可多份復制，企業把復制成果送到領導及各個相關部門，就會不斷擴大了社會影響，進而拓寬了服務范圍，最終使得企業檔案部門的地位非常自然也就得到了提升。

3 企業檔案信息化管理創新路徑的實現

3.1 實現檔案管理的一體化建設

企業要實現檔案管理一體化，就一定要做到組織管理一體化、信息資源一體化以及工作流程網絡化。通常來講，企業可以設立二級職能單位即“文檔信息部”，通過“企業信息化建設管理委員會”的引導與具體負責信息文檔的有效管理。企業的文檔信息部是企業文件的重要樞紐，它掌控著整個有效文檔的運作域利用，每一份有效文件均可以通過此處展開登錄、控制、分發、流轉最后到歸檔，它的整個過程就是一個動態過程，這樣會使得企業檔案人員實現由被動轉變為主動，從以往的實體整理轉變到電子文件形成開始的前端管理，進行全程跟蹤管理，實現在線服務。檔案人員這一角色的轉變，不但使得檔案人員由“幕后”走到“前臺”，從根本上地打破了企業檔案人員多年以來“等、靠、要”的局面與形式，同時也從根本上轉變了企業檔案人員的地位[4]。

3.2 處理好企業檔案信息安全和應用的關系

企業檔案是一種原生信息，它正在企業管理與發展過程中發揮著越來越重要的功能。企業檔案信息化要權衡成本、安全以及效果三者的關系，企業只有成立一個優質與高效的計算機網絡系統，才可以為各個部門帶來優質、高效以及全方位的檔案信息網絡化工作與服務。就集團型企業而言，它的檔案信息化管理要通過計算機網絡系統集成、檔案管理系統軟件與數據庫集成等，構建一個穩定高效統一的計算機網絡管理平臺等方式，達到檔案信息資源共享與交換的目的。所以，企業要積極從技術和管理方面不斷投入，以保證企業檔案實體和信息的安全性，保障企業網絡傳輸及檔案數據庫的安全型。基于這個基礎，企業要嚴格做好電子文件的保真、保密以及保存，一旦經鑒定屬于能夠開放的檔案，應該公開提供利用，高效確保企業檔案信息資源的完備、安全以及高效開發與利用。

3.3 重視與培養專業檔案信息資源管理人才

企業檔案信息化建設是企業檔案工作實現社會信息化發展的大勢所趨，企業推進檔案信息化建設的重點是人才。企業檔案人員作為企業檔案工作的主體，對企業檔案事業的興衰起著決定性的效果。所以，企業的政策措施、思想理念以及工作途徑就一定要完全適應新的變化而不斷發展與不斷創新。這就要求企業有不斷創新的發展路徑，具備一大批對計算機技術專業、業務素質較強的檔案管理工作人員，具備一大批不斷創新與堅持創新的檔案工作人員。企業檔案部門要有計劃與有針對性地進行企業檔案管理人員的思想和業務技能方面的培訓，要努力培訓大量知識全面、業務熟練、一專多能以及有創新精神的復合型人才進行企業檔案信息的管理與開發工作[5]。企業檔案人員不但要進行基礎理論與業務技能培訓，而且要開展現代化信息技術培訓，企業培訓重心要放在數據的規范采集與軟件的正確使用以及網絡知識的應用等方面。企業通過培訓，讓相關人員可以熟練運用計算機技術在檔案管理工作中的使用，能夠掌握檔案管理應用軟件的各種作用，讓他們成為檔案信息化管理的行家高手，這樣才可以保障企業檔案管理系統平穩與正常的進行。

4 結束語

企業檔案管理基礎工作非常重要。比如企業檔案資料的收集、整理、歸類、保存與管理、利用、鑒定、編目以及統計等基礎工作做得優劣，將主要關系到檔案信息化建設能否順利開展，直接關系到“快、準、全”的管理和服務要求能否達到。所以，企業要尤其重視檔案基礎工作，要進行科學確定歸檔范圍，開展合理組卷，進而建立規范的企業檔案管理制度并且能夠認真執行。在這個過程當中，企業一定要充分應用先進的技術手段。

[1]李榮，孫旭東，白桂敏，王永剛.企業檔案信息化的綜合管理[J].農業裝備與車輛工程，2006(5)：57-58.

[2]裴玉花.大力加強企業檔案信息化建設[J].蘭臺世界，2006(2)：41-42.

[3]周建芝.淺議企業檔案管理信息化[J].山西科技，2006(5)：56-57.

[4]魏治俊.企業檔案信息化建設的管理創新[J].機電兵船檔案，2006(5)：13-14.

[5]郭建軍.淺論企業檔案信息化管理[J].西部探礦工程，2006(2)：278-279.