關于現代企業制度下企業檔案管理研究

李秀云

(鶴壁煤電股份有限公司 化工分公司，河南 鶴壁 458000)

1 企業檔案管理現狀

1.1 產權變動導致檔案管理方式改變

檔案作為產權的重要承載體，其承載體的轉變必然導致檔案隨之變化，從而引發檔案管理形式的改變。而實際上我國的眾多國有企業的產權并未發生根本的變動，無論是國有企業的重組還是兼并，實際產權并未變動，甚至連經營權也沒獲得。同時伴隨著企業的改革，絕大部分的檔案管理機構被撤銷、降格或者是并入其它部門，從而導致無主管部門監督、企業部門問津的虛職部門。由于處于空置轉型期的產權變動企業的檔案流向與歸屬很難定奪，只有個別單位的檔案保存完整，粗此之外均屬于不知所歸或者是無人管理的狀態，導致了檔案的缺損或者丟失。為此急需強化對于產權變動企業的檔案管理。

1.2 企業外部管理體制的環境發生變化

首先企業外部管理體制環境的轉變使得企業不再依附于政府，轉而成為自我發展、自負盈虧、自主經營的獨立實體。而政府的各個職能部門在經過改革后，機關相對精簡，從而相對削弱了專業主管部門對企事業單位檔案工作的監督與管理;其次企業集團與二級企業的關系逐漸從原來的上下級轉變為僅由資產連接起來的簡單關系，從而使得企業集團內部的行政管理，致使行政管理部門的行政管理職能進一步削弱。

改革前的政府管理企業檔案工作中涉及到行政干預，企業主管部門與檔案行政管理部門借助行政規章進行企業內部檔案的管理。而國企改革的重點就是大幅減少政府的干預，從而將行政手段為主轉變為企業自主管理。但是從實際情況看，主義改革并未充分的扭轉以上局面，政府、缺位、越位以及錯位的現象依然存在。

同時由于撤消了企業主管部門，為此使得現行的政府管理企業檔案工作更為艱難。隨著改革的開展，原有的專管企業的行政管理部門被撤銷或者發生了智能轉換，從而削弱了政府管理企業檔案的基礎。由于企業主管部門的消失，傳統的檔案行政部門與企業主管部門結合的情況不復存在，為此改革政府管理企業檔案工作體制成為當務之急。

1.3 企業內部管理結構及方式轉變

在現代企業制度下，眾多的企業進行了重組，企業也由原來的單一法人轉變為多法人企業集團，從而導致了產權出資主題的多元化。在此基礎上企業內部管理方式不能再簡單的依照政府機構進行內部機構設置，如果此時依然沿用原有的單一集中管理體制必然導致企業檔案管理面臨新的困難。

同時現代企業較之傳統的企業規模更大，同時涉及到的成員自身情況存在巨大差異，為此檔案管理標準不同、管理處于不同環境，同時加之組織形式可能存在差異，從而導致集團內部各成員企業的檔案管理出現自我封閉情況。為此在現代企業制度下需要建立統一的檔案管理，在不同成員間建立聯系，從而便于集團檔案的統一管理。

此外由于企業集團的邊界具有一定的開放性，尤其是外圍成員企業可以相對自由的出入集團，加之緊密層與半緊密層企業和集團外部企業的重新組合導致集團檔案管理組織的邊界不穩定。為此要注重強化對邊界結構、人員的變動的監督指導。

2 完善現代企業檔案管理體制的措施

2.1 政府定位準確

政府要逐漸從傳統的檔案管理狀態中解脫，理清與企業的關系，從而實現政企分開，讓企業實現自主管理，為企業注入新的活力。為了實現市場引導企業、政府調控市場、企業自主經營的具體目標，國家檔案行政管理部門要突破傳統的直接管理企業檔案的工作思想及制度約束。政府不再管理企業經營，同時檔案行政管理部門也要盡快的分解職能，不自愛贛榆企業的具體檔案管理工作。總之，檔案行政管理部門要以宏觀調控為主，通過制定相關的政策、法規來統一調控全國的企業檔案工作，建工作重心轉變為執法監督、完善立法計劃協助等方面。而地方檔案行政管理部門要依據國家的有關政策對地區檔案工作進行管理，同時也要依據企業的特色，有重點、分類別的做好企業檔案管理工作。

其次隨著企業集團內部的行政管理被削弱，檔案行政管理部門可以實施屬地管理，從而強化了自身職能。同時檔案行政管理部門也要在新形勢下改變管理方式，將傳統的靜態、命令、直接的管理轉變為動態、服務以及間接的方式。

2.2 認真實施“依法治檔”

隨著市場經濟的發展，企業檔案管理工作也需要逐漸步入法制化軌道。檔案行政管理部門在實施宏觀管理的過程中主要依靠法規的制定以及執法監督實現。同時要積極地貫徹落實國家有關檔案管理工作，并對法規、規章的實施情況進行檢查監督，從而達到規范企業檔案工作及行為、維護自身利益的目的。

在構建完善制度體系的基礎上，現代企業要制定一套行之有效的過程控制方法來促進全系統檔案工作整體協調發展。首先要確定檔案管理目標，包括總體目標與具體目標，從而在管理中起到規范性與導向性的作用;其次要對重點工作實施項目管理，選取實力強的單位承辦，總結經驗并在全系統推廣;建立動態跟蹤機制，通過動態跟蹤及時掌握檔案管理工作狀態，從而實現了檢查、監督與指導;積極開展業務員的培訓工作，強化業務員素質;最后還要注重協同工作，以提升工作質量及效率，充分的發揮系統整體功能。

此外還要充分依靠現有行業部門及成立民間組織，例如建立企業檔案協會、成立檔案咨詢及服務中心、引導社會服務組織形式為企業檔案提供服務。國家檔案行政管理部門也要從政策、信息引導方面來促進以上社會化組織的形成與發展，從而為國企的檔案管理工作服務。

3 結束語

現代企業制度的建立為檔案管理提出了新的挑戰，同時也為其發展開辟了新的空間。檔案的管理工作要在遵守相關法規的基礎上，以效益優先為原則，不斷地探索適應于本企業的最優檔案管理方法，為實現企業的發展最貢獻。

［1］馬素萍.國有企業檔案管理體制的發展演變及特點［J］.檔案學通訊.1998年第1期.

［2］宮曉東.企業檔案管理學［M］.高等教育出版社1999年版.