醫院檔案管理工作探討

王清艷，史鴻清，常 寧

(1.山西省心血管病醫院，山西 太原 030024;2.山西農業大學，山西 太谷 030600)

醫院檔案管理工作涵蓋實物檔案在內的黨群工作類、行政管理類、后勤管理類、會計檔案類、審計檔案類、基本建設類、設備儀器類、科學技術研究類、教學管理類等門類檔案，在醫院發展建設中起著查考憑證、參考依據、科學研究的作用。如何做好新醫改下醫院檔案管理工作，是醫院檔案管理工作面臨的新問題。

1 醫院檔案管理的重要性

醫院建設發展過程中會產生大量的文字、影像等實物資料，經過梳理保存形成醫院檔案。從基本性質和主要作用來說，檔案管理是一項管理性工作。隨著國家檔案法規的落實和醫院等級評審的需要，醫院自身管理趨向規范化、精細化、科學化，醫院檔案管理的作用越來越重要，成為不可缺少的部分。

醫院檔案室是醫院建設發展的真實記錄和寫照，醫院檔案是醫院的寶貴歷史財富，匯集了醫院醫療、教學、科研以及行政管理等各項工作中有保存價值的文字、圖表、影像等內容，構成醫院發展的完整史卷，是醫院的寶貴歷史財富，是醫院建設發展的可靠依據和參考資料。檔案管理工作對醫院行政業務科室的文書資料管理提出專業化要求，業務科室在檔案資料管理方面更加規范，建立起了以檔案室為中心的資料借閱模式，有效減少了醫院重要資料的丟失，提高了醫院管理工作的效率［1］。榮譽檔案在醫院優秀文化傳承、醫德醫風建設工作中發揮著重要作用。基建檔案為醫院硬件設施的維修改造提供了檔案保障。因此醫院檔案管理工作水平也是醫院整體管理水平的一個體現。

2 醫院檔案管理工作存在的問題

醫院檔案管理工作普遍存在起步晚、底子薄、欠賬多現象，服務功能沒有得到充分發揮。

2.1 對檔案管理的重要性認識不夠

醫院在建設發展中，人力、物力優先集中在重要醫療科研等業務方面，檔案管理方面的各項投入不足。檔案管理沒有專職人員，沒有人才梯隊建設，檔案管理人員連續性差。管理員對檔案管理的重要性認識不足，檔案管理建設工作滯后，檔案管理工作連續性差，不成系統，影響醫院管理效率的提高［2］。檔案室的濕度、溫度、防蟲防腐等方面都不能達標。

2.2 檔案管理制度不完善

沒有完善的制度，各業務科室的檔案歸檔不系統、不及時、不規范，導致一部分重要資料未能及時歸檔、遺失。

2.3 檔案信息化程度不高

醫院一般采用傳統紙質檔案的收集、歸檔、檢索等方法，檔案室設備信息化、系統化程度不高，影響檔案信息化工作效率。信息化程度比較滯后。

3 做好醫院檔案管理工作的建議

3.1 完善管理制度，創新醫院檔案管理理念

醫院檔案是醫院發展的縮影，在落實檔案管理相關法規及基礎上，制定完善的檔案管理制度，樹立檔案管理的持續性理念，在各科室都配備兼職檔案管理員，使檔案管理逐步正規化，跟上醫院發展的步伐。

3.2 增加醫院檔案管理的投入

將信息化技術到檔案管理中來，采用新的數碼電子設備儀器，對重要資料歸檔整理，并進行電子掃描存檔，提高檔案歸檔的效率，節省儲存空間，方便醫院職工檢索、借閱、復印。重要的資料不再局限在某個部門科室，整個醫院都可以共享，提升檔案服務的功能。

在醫院建設中要把檔案管理用房納入規劃中，并按照檔案管理的用房要求，做好防潮防腐通風采光等設施建設。

醫院檔案管理是一項持續性工作，連貫性很強，人員梯隊銜接很重要，新人的工作培訓與勝任工作有一個過程，需要一段時間，因此要做好檔案管理人員梯隊建設。

檔案管理在醫院管理中開展時間相對短，存在一些不足與差距，正視這些問題和不足，有利于提高檔案管理工作的水平。總之，在新醫改下，醫院檔案管理工作在醫院建設發展中作用和重要性更加凸顯，盡管醫院檔案管理存在許多不足和差距，但醫院快速發展也為檔案管理工作更好更快發展提供了良好的發展環境。今后，醫院檔案管理工作通過在創新檔案管理模式、理念，提升服務能力，自身軟硬件建設等方面下功夫，醫院檔案管理工作將會有一個更好的發展。

［1］ 劉曉卿，肖 艷.醫院檔案綜合管理的意義及對策［J］.現代醫院，2005，5(12):147-148.

［2］ 段娟鵑.醫院檔案管理工作初探［J］.山東檔案，2006(4):42.