高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制

施 婧

施婧/畢節(jié)學(xué)院圖書館館員（貴州畢節(jié)520500）。

高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包是近幾年出現(xiàn)的新生事物，目前許多圖書館都在不同程度地實(shí)施，而且大有進(jìn)一步加劇的趨勢(shì)。所謂圖書館編目業(yè)務(wù)外包就是圖書館和外包商之間通過(guò)合同或協(xié)議達(dá)成的由外包商提供一系列服務(wù)。包括網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，異地(或到本館)幫助圖書館完成其圖書分類、編目、加工等（參見(jiàn)張蕾的“高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制”一文，發(fā)表在《情報(bào)探索》2009年第11期第103頁(yè)）。高校圖書館實(shí)行編目業(yè)務(wù)外包有其產(chǎn)生的必然性。

一、高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包出現(xiàn)的必然性

（一）圖書館自身業(yè)務(wù)的壓力

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及給大學(xué)生提供了更多獲取信息的方式，也讓他們對(duì)圖書館的工作提出了更高的要求，迫使圖書館開(kāi)始轉(zhuǎn)變。目前，高校圖書館不僅要為師生提供傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)，光盤等實(shí)體資料，還要提供網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源。此外，他們還承擔(dān)起接收和傳遞數(shù)字資源，培訓(xùn)學(xué)生科學(xué)利用數(shù)字資源、解決他們使用中的問(wèn)題等一系列工作。隨著圖書館工作內(nèi)容的增多，需要投入更多的人力。但圖書館目前的狀況卻是工作人員缺乏，業(yè)務(wù)水平參差不齊，不要說(shuō)完成繁重且有一定技術(shù)含量的編目工作，就是實(shí)現(xiàn)圖書館正常的運(yùn)作尚且有一定的困難。

圖書館自身的業(yè)務(wù)壓力還表現(xiàn)在另一方面，即圖書館書目大量增加。因?yàn)閲?guó)家每年都要對(duì)普通高校的教學(xué)工作進(jìn)行評(píng)估，而圖書館的藏書則是其中一項(xiàng)重要指標(biāo)。國(guó)家對(duì)高校的藏書標(biāo)準(zhǔn)有硬性規(guī)定（高職院校圖書館的藏書標(biāo)準(zhǔn)雖然略低，但也要求生均圖書達(dá)80冊(cè)），要求圖書館的藏書達(dá)到生均100冊(cè)和生均年進(jìn)書量4冊(cè)的標(biāo)準(zhǔn)。（參見(jiàn)張蕾的“高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制”一文，發(fā)表在《情報(bào)探索》2009年第11期第103頁(yè)。）與此相反的是，高校為了自身的經(jīng)濟(jì)效益，不斷進(jìn)行擴(kuò)招。結(jié)果就造成了高校為了達(dá)標(biāo)不斷投入大量資金購(gòu)買圖書，給圖書編目工作帶來(lái)了更大的工作量。

（二）編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)

1．彌補(bǔ)高校圖書館人力的不足，提高工作效率。可以把繁重的編目工作承包給專業(yè)機(jī)構(gòu)，大大解決了圖書館人力不足的問(wèn)題，同時(shí)也把圖書館的工作人員從繁重的編目工作中解放出來(lái)，使他們有更多的時(shí)間和精力投入到服務(wù)讀者，開(kāi)發(fā)利用信息資源上，從而為廣大師生提供更多更好的信息服務(wù)和知識(shí)導(dǎo)航。

我國(guó)高校圖書館人力資源往往有限，而工作卻十分繁重，常常導(dǎo)致新出版的圖書積壓，難以及時(shí)和廣大師生見(jiàn)面。如果廣大師生尤其是一些碩士、博士、教授等科研工作者無(wú)法及時(shí)獲得最新的科研信息，就會(huì)大大影響我們科研項(xiàng)目發(fā)展的進(jìn)程，特別是一些理論和信息發(fā)展特別快的專業(yè)。實(shí)行編目外包業(yè)務(wù)之后，在減少館內(nèi)工作人員勞動(dòng)量的同時(shí)，新書、新的資料也能很快和讀者見(jiàn)面，從而大大提高了圖書館的工作效率。

2．提高編目質(zhì)量。圖書館編目的質(zhì)量高低直接影響著讀者查閱的速度和準(zhǔn)確性，所以提高圖書編目質(zhì)量是非常重要的。選擇圖書館編目外包的另一個(gè)重要原因是專業(yè)編目機(jī)構(gòu)在人員配置、技術(shù)支持上都很專業(yè)，編目工作質(zhì)量更高，速度更快，售后服務(wù)更好。專業(yè)編目機(jī)構(gòu)往往是規(guī)模經(jīng)濟(jì)，成本比較低，把編目工作外包給他們，在價(jià)格上也很優(yōu)惠，必然為圖書館節(jié)省下龐大的人事費(fèi)用。

雖然目前高校圖書館編目外包的出現(xiàn)有其必然性，而且發(fā)展勢(shì)頭也很強(qiáng)勁，但畢竟我國(guó)圖書館的業(yè)務(wù)外包還處于探索階段，必然會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題，尤其是質(zhì)量。因此，對(duì)編目外包的質(zhì)量進(jìn)行控制成為我們不得不慎重考慮的問(wèn)題。

二、高校圖書館編目外包的質(zhì)量控制

（一）服務(wù)商的選擇

這是最重要也是最關(guān)鍵的一步，如果選擇了好的服務(wù)商，后續(xù)的很多質(zhì)量問(wèn)題都可以消滅在萌芽之中。高校圖書館在選擇服務(wù)商時(shí)要根據(jù)自身編目外包的目標(biāo)和特點(diǎn)，重點(diǎn)考慮以下因素：（1）外包商經(jīng)營(yíng)規(guī)模的大小、誠(chéng)信度的高低，成功實(shí)施的案例有多少。（2）外包商是否有優(yōu)秀的企業(yè)文化，是否有“以人為本、客戶至上”的工作理念。（3）外包商是否有較高的管理水平，員工是否具備較高的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新能力、工作適應(yīng)能力等等。（4）質(zhì)量也是非常重要的因素。在對(duì)外包商的水平進(jìn)行評(píng)估時(shí)，不要看像貼條那些幾乎每個(gè)外包商都能做到的事情，而要看他們專業(yè)技能的高低。衡量外包商專業(yè)技能水平的重要標(biāo)準(zhǔn)是編目數(shù)據(jù)的分類標(biāo)引、圖書類查重的準(zhǔn)確率和主題標(biāo)引等等。（5）價(jià)格優(yōu)勢(shì)，對(duì)于前面幾點(diǎn)綜合測(cè)評(píng)結(jié)果相差無(wú)幾的外包商，就要選擇價(jià)格相對(duì)便宜的，以節(jié)約高校圖書館有限的經(jīng)費(fèi)。

綜上所述，在對(duì)編目外包決策前，應(yīng)該對(duì)外包商的總體情況進(jìn)行充分調(diào)研，根據(jù)調(diào)研結(jié)果選擇那些實(shí)力雄厚，編目質(zhì)量高而穩(wěn)定，有誠(chéng)信，行業(yè)信譽(yù)好的外包商。當(dāng)然不同圖書館的實(shí)際情況不同，對(duì)外包合作商的水平和質(zhì)量要求也不盡相同。以上所談的只是每個(gè)圖書館都應(yīng)該考慮的最基本的因素，圖書館還可以根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和細(xì)化。

（二）外包方式的選擇

一般來(lái)說(shuō)，圖書館編目業(yè)務(wù)外包有兩種方式：全部外包和部分外包。全部業(yè)務(wù)外包是指圖書供應(yīng)商提供從新書的數(shù)據(jù)加工開(kāi)始一直到圖書上架的整個(gè)服務(wù)過(guò)程，圖書館要做的就是最后的驗(yàn)收。這種方式大大提高了圖書館的工作效率，加快了圖書館的藏書建設(shè)。但也出現(xiàn)了很多問(wèn)題，比如圖書編目的質(zhì)量無(wú)法進(jìn)行掌控，等到驗(yàn)收再提出重做，是對(duì)人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)，是圖書館和外包商都不愿看到的。再比如，這樣全部承包會(huì)導(dǎo)致圖書館自己編目人員業(yè)務(wù)技能的逐漸減弱，對(duì)外包商的依賴性越來(lái)越強(qiáng)，不利于高校圖書館的發(fā)展和建設(shè)。部分編目業(yè)務(wù)外包是指將圖書館編目業(yè)務(wù)的一部分交由圖書供應(yīng)商來(lái)完成。這種方式有利于圖書館編目人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)編目過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并及時(shí)進(jìn)行反饋，改正，有利于提高圖書編目工作的質(zhì)量，因而當(dāng)前許多圖書館都采用了這種外包方式。

編目業(yè)務(wù)工作既可以在異地也可以在圖書館內(nèi)進(jìn)行。對(duì)于圖書館來(lái)說(shuō)，在異地雖然方便，但不容易進(jìn)行監(jiān)控，無(wú)法保證圖書編目質(zhì)量。我們建議采取在圖書館內(nèi)編目的方式。這樣可以讓編目外包人員和圖書館人員分工合作，效果會(huì)更理想。一是它不會(huì)占用圖書館工作人員太多的時(shí)間，二是在合作過(guò)程中，圖書館工作人員可以對(duì)整個(gè)編目過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，利于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)反饋，以提高編目工作的質(zhì)量和效率。三是利于編目人員和圖書館工作人員的溝通和交流，減少摩擦和誤會(huì)，四是利于圖書館工作人員的學(xué)習(xí)，外包商的專業(yè)技能基本上都比較高，在共同合作編目的過(guò)程中，圖書館工作人員對(duì)編目的流程，處理技巧會(huì)掌握得更好，接管目錄系統(tǒng)后會(huì)很快熟悉，對(duì)于一些小問(wèn)題也會(huì)恰當(dāng)?shù)靥幚怼?/p>

（三）編目細(xì)則的制定

為了保證圖書編目的質(zhì)量，高校圖書館應(yīng)結(jié)合自身的特點(diǎn)制定出相關(guān)文獻(xiàn)的工作細(xì)則，比如圖書分類細(xì)則，圖書加工細(xì)則，圖書錄入細(xì)則等等。這些細(xì)則一定要提供給編目的外包人員，要求他們把這些準(zhǔn)則落實(shí)到編目過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)。編目細(xì)則的制定十分重要，它使外包商在編目過(guò)程中有章可循，減少質(zhì)量問(wèn)題，也可以使雙方在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，權(quán)責(zé)明確，不會(huì)相互推諉責(zé)任。

（四）對(duì)外包商進(jìn)行崗前培訓(xùn)

編目工作有幾個(gè)特點(diǎn)，一是具有較強(qiáng)的延續(xù)性，每個(gè)圖書館由于自身的歷史、周邊環(huán)境及學(xué)科傾向性等方面的原因，在分編規(guī)則和細(xì)節(jié)上都有很大的不同，所形成的目錄體系自然別具特色，編目工作人員只有長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐積累才能對(duì)圖書館的館藏目錄體系有深入了解。二是由于編目工作直接影響著讀者獲取信息的準(zhǔn)確性和快速性，所以編目工作人員形成了關(guān)注細(xì)節(jié)、注重編目質(zhì)量的職業(yè)特點(diǎn)。因而一直以來(lái),圖書館的編目人員保持相對(duì)的穩(wěn)定性，他們?cè)诓粩嗬^承以前優(yōu)秀編目規(guī)則的同時(shí)有所發(fā)展和創(chuàng)新。

雖然外包商在編目上有很強(qiáng)的專業(yè)技能，而且很有經(jīng)驗(yàn)，但是每個(gè)圖書館之間存在著較大差異，例如各館在編目、分類、加工上就有很大的不同，所以不管外包商在承接這個(gè)任務(wù)前分編過(guò)多少圖書館的編目，經(jīng)驗(yàn)多么豐富，技巧多么成熟，也必須進(jìn)行編目的崗前培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)主要是為了向編目工作人員介紹圖書館的情況，比如藏書多少，以前的編目規(guī)則，目錄體系，信息建設(shè)情況等等，還應(yīng)該講清對(duì)編目的特殊要求，尤其是各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)工作人員的要求等等都是培訓(xùn)的內(nèi)容。

（五）在編目過(guò)程中與外包商的溝通和協(xié)調(diào)

有些高校圖書館把編目工作外包后，似乎萬(wàn)事大吉了，不管不問(wèn)，這是不對(duì)的。因?yàn)椋獍滩捎玫南到y(tǒng)軟件、標(biāo)準(zhǔn)、版本可能和高校存在著很大的差異，在外包過(guò)程中，高校要對(duì)外包商的質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控。雙方要在相互理解的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)協(xié)調(diào)與溝通。圖書館編目工作的負(fù)責(zé)人要讓編目外包人員深入了解圖書館的編目要求和特殊規(guī)定，同時(shí)還要把在編目過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給編目人員，便于他們及時(shí)改正錯(cuò)誤，調(diào)整方法，使得編目工作能夠順暢地進(jìn)行。

（六）建立科學(xué)合理的考評(píng)制度

為了保證編目外包的質(zhì)量，高校圖書館應(yīng)指定有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人專門負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，從外包計(jì)劃的制定、實(shí)施到管理、驗(yàn)收等都要承擔(dān)起責(zé)任來(lái)。另外，負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)的部門還要建立對(duì)圖書館業(yè)務(wù)外包進(jìn)行綜合評(píng)估的評(píng)價(jià)體系和質(zhì)量監(jiān)督的考評(píng)制度。評(píng)價(jià)體系主要針對(duì)業(yè)務(wù)外包和不外包成本的對(duì)比，以確保圖書館利益的最大化。

質(zhì)量考評(píng)制度主要是針對(duì)編目工作質(zhì)量而言的。高校圖書館在將編目外包時(shí)就應(yīng)該和外包商協(xié)商制定細(xì)致明確的質(zhì)量考評(píng)規(guī)則。例如業(yè)務(wù)完成期限、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、人員違約及懲罰措施等等，總之，越詳盡越好。（這些內(nèi)容中像完成期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等可以放在合同中，鑒于本文沒(méi)有涉及到合同，此處略微提及。）這樣就可以督促外包商高效率高質(zhì)量地完成編目工作。在對(duì)外包商的編目工作進(jìn)行考評(píng)時(shí)，必須以合同和編目細(xì)則為依據(jù)，搞清情況，酌情處理。如果是因?yàn)楣ぷ鲬B(tài)度問(wèn)題經(jīng)常糾錯(cuò)仍然重復(fù)出現(xiàn)的錯(cuò)誤，就應(yīng)該重重處罰，如果是因?yàn)榕既皇д`或者是剛開(kāi)始編目不太熟悉編目規(guī)則而出現(xiàn)的錯(cuò)誤，應(yīng)該提醒并及時(shí)糾正。當(dāng)大家都認(rèn)真工作，使編目工作沒(méi)有出現(xiàn)錯(cuò)誤或者出現(xiàn)較少的錯(cuò)誤時(shí)應(yīng)該予以表?yè)P(yáng)及鼓勵(lì)。質(zhì)量考評(píng)主要分為定期和不定期兩種，由專門的工作小組根據(jù)事先定好的細(xì)則進(jìn)行公正、公開(kāi)、公平的考評(píng)。

三、結(jié)語(yǔ)

目前，我國(guó)高校圖書館業(yè)務(wù)外包還處于起步階段。它在給高校圖書館帶來(lái)便利的同時(shí)，也滋生了各種各樣的問(wèn)題，尤其是編目的質(zhì)量控制更要引起我們高度的重視。高校圖書館應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況，從服務(wù)商、編目方式的選擇到編目細(xì)則的制定，編目外包人員的培訓(xùn)再到與外包商的溝通協(xié)調(diào)，評(píng)價(jià)體系的建立都應(yīng)該進(jìn)行認(rèn)真的考慮。總之，高校圖書館要在學(xué)習(xí)其他圖書館編目外包經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，在實(shí)踐中不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使圖書館編目外包業(yè)務(wù)不斷改進(jìn)和完善。

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[2] 段麗．談高校圖書館編書館學(xué)刊［J］．大觀周刊，2008(12)

[3] 趙伯興，戴行德．論編目業(yè)務(wù)外包環(huán)境下的書目質(zhì)量控制［J］．國(guó)家圖書館學(xué)刊，2008(4)

[4] 曹秋霞．高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量分析— 以廣東工業(yè)大學(xué)圖書館為例［J］．圖書館學(xué)研究，2008(10)

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[6] 孫立杰．對(duì)做好新時(shí)期圖書館編目工作的探討［J］．科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010（10）：16-17