高職院校教學管理信息化建設的探索與實踐①——以漳州職業(yè)技術學院為例

徐鎮(zhèn)輝，鄭東生，沈毅波

(漳州職業(yè)技術學院教務處，福建漳州363000)

教學管理信息化建設是高校管理現(xiàn)代化建設的重要組成部分，近年來，隨著計算機信息技術的快速發(fā)展和高校辦學規(guī)模的擴大，各高職院校為有效調(diào)配教學資源，緩解繁重的教學管理壓力，提高工作效率，紛紛建立教學管理信息平臺，逐步實現(xiàn)教學管理信息化和自動化。

以漳州職業(yè)技術學院為例，2000年學校開始建設校園網(wǎng)，隨后成立了現(xiàn)代教育技術中心，負責校園信息化建設。在2007～2009年的國家示范高職建設中，投入了200多萬元用于校園信息化平臺的軟硬件建設，增加了3臺IBM小型機作為高性能服務器，6臺服務器組成集群服務系統(tǒng)，6T的IBM DS4300海量存儲系統(tǒng)，以及高性能核心交換機和三層交換機，建立了包含綜合教務系統(tǒng)和網(wǎng)絡教學系統(tǒng)的數(shù)字校園信息化平臺，為學校教學管理信息化的推進，提供了良好的條件。

但是，高校教學管理信息化建設是一項系統(tǒng)而復雜的工程，它投入大、更新快、涉及面廣，不是一個網(wǎng)絡平臺和幾套管理軟件就能解決，需要學校建立相關的管理機制，技術部門樹立服務教學的管理意識，各級教學管理人員具備一定的信息化水平，廣大師生要有信息化管理的意識，這樣才能保證教學管理信息化建設的穩(wěn)步推進。因此，教學管理信息化建設是一項長期而艱巨的工作。

一 高職院校教學管理信息化建設中存在的主要問題

1.教學管理信息化的應用范圍還比較有限

目前，大部分高職院校基本具備了教學管理信息化的軟硬件條件，但對信息平臺的開發(fā)、利用還只停留在初步階段，主要集中在學籍管理、教學計劃管理、學生選課、課表安排、考試安排、成績管理、教學評價等方面應用，而在教師調(diào)停課、課程考核、教學檢查、質(zhì)量監(jiān)控、教學儀器設備管理、實驗實訓耗材管理等方面的信息化管理水平還比較低，尤其是學生中期見習、半年頂崗實習等實踐環(huán)節(jié)更是缺乏有效的管理。近幾年漳州職業(yè)技術學院每年均有近5000名學生參加半年頂崗實習，如何建立一個有效的信息平臺，使校內(nèi)外指導教師及學生能夠進行交流互動，學校及系部可以及時掌握教師指導情況和學生實習動態(tài)，成了學校這幾年信息化建設的一項重要工作，這也是很多高職院校教學管理中急需解決的問題。

2.教學管理信息系統(tǒng)缺乏靈活性和個性化

由于各高職院校在教學管理中逐步形成自身的特色，且各院校的所屬區(qū)域、實訓條件及師資狀況等都存在較大差異。例如，同樣課程在不同學校或?qū)I(yè)，其教學內(nèi)容、教學安排、考核方式也有所不同，因此出現(xiàn)學生分組教學、教師團隊教學、周期性教學、獨立實訓周、外出實踐等多樣化的教學方式，以及多元化的考核方式，這在課表安排及期末成績組成上，一般通用的教務管理系統(tǒng)是難于體現(xiàn)和解決，需要對教學管理信息平臺進行個性化修改，而這些修改對于軟件公司和學校來說又得付出大量的成本。漳州職業(yè)技術學院在教務管理系統(tǒng)使用過程中，根據(jù)學校教學管理實際情況，曾多次聯(lián)系軟件開發(fā)商，針對學生學籍卡格式、各系排課排考權限控制方式、學號及課程代碼長度、自動排考次數(shù)及時間分配、自動排課中時間地點沖突等20多項缺陷進行修訂、升級，且每次修訂按照軟件公司的業(yè)務流程都需經(jīng)歷幾個星期和多個來回反饋，有些問題上學期未解決好，新的一學期又要開始了，學校在系統(tǒng)改造、升級過程中是困難重重。

3.教學管理信息系統(tǒng)缺乏“決策”信息支持

大部分教學管理信息平臺只能提供基本的信息采集、查詢、維護，以及簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計服務，不能進行多樣化的統(tǒng)計分析，為管理者提供更有價值的“決策”信息支持。例如，學校管理部門要了解校內(nèi)專任教師、校內(nèi)兼課教師、校外兼職教師、校外兼課教師等不同類型教師承擔課程教學情況及工作量信息，類似這樣復雜的查詢和個性化的統(tǒng)計，系統(tǒng)平臺是無法自動完成，只能通過系統(tǒng)管理員從數(shù)據(jù)庫后臺管理進行統(tǒng)計查詢得到。

4.基礎數(shù)據(jù)不夠準確、不規(guī)范

由于教學管理信息平臺的信息量龐大，數(shù)據(jù)庫中表結(jié)構(gòu)復雜，表之間關聯(lián)緊密，每個基礎數(shù)據(jù)修改都將影響到多張數(shù)據(jù)表，很多數(shù)據(jù)都有嚴格的編碼規(guī)范和格式要求，因此，進入系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)必須準確一致。但是由于高職培養(yǎng)的人才需求變化快，課程教學對實訓條件和教師實踐能力要求較高，在實際操作中，經(jīng)常由于校內(nèi)實訓條件限制、校外實訓基地生產(chǎn)沖突、計劃開設課程整合、外聘教師臨時變更等情況，不得不重新調(diào)整教學計劃，給系統(tǒng)維護帶來很大難度，如果管理人員沒有及時更新平臺信息，或者誤錄數(shù)據(jù)信息，那么系統(tǒng)數(shù)據(jù)將逐漸缺乏準確性，甚至出現(xiàn)無法修復的嚴重后果。

二 影響高職院校教學管理信息化建設的主要因素及分析

1.思想認識不到位，管理觀念落后

有些高職院校認為現(xiàn)在市場競爭激烈，要做的事情很多，信息化建設放一放也無妨。也有些高職院校只注重信息化平臺建設，忽視教學管理觀念的更新，很多教學管理人員習慣了傳統(tǒng)的教學管理模式，懷疑信息化建設的作用，對信息化的認識淡薄，教學管理信息化建設無法成為內(nèi)在需求。其實，教學管理信息化不僅僅是共享教學管理信息資源，也是教學管理模式的改革和創(chuàng)新，是增加管理透明度，提高管理效率的重要手段［1］。

2.教學管理隊伍不穩(wěn)定，整體素質(zhì)有待提高

在教學管理信息化建設過程中，不管軟硬件設備和技術水平如何先進，實施的關鍵在于各級教學管理人員。當前不少高職院校師資條件較為緊張，根本無暇顧及教學管理隊伍建設，由于教學管理事務繁重、工作壓力大、崗位分工不明確等，很少有人愿意長期從事教學管理工作，很多高職院校的教學管理人員是由年輕教師兼任，教學管理人員變動頻繁，他們很少對管理業(yè)務和信息化操作進行深入的實踐和系統(tǒng)的研究，甚至有些具體操作還不嫻熟，根本無法保證信息化的順利實施。漳州職業(yè)技術學院現(xiàn)有11個教學系部，在2009年，即學校推進教學管理信息化建設的初步階段，教務處及系部教學管理人員中83.2%是兼職人員，且系部教學秘書、教務員等基層教學管理隊伍中89%的人員年齡在35周歲以下，62%是未婚，59%是女性，基層教學管理隊伍比較年輕、未婚女性占多數(shù)，人員變動大、不穩(wěn)定性因素多，給教學管理工作的連續(xù)性帶來許多困難。

3.教學管理信息系統(tǒng)設計不盡合理

由于技術水平、開發(fā)周期及資金投入問題，很多高職院校直接購買現(xiàn)成的教學管理信息系統(tǒng)或者委托軟件公司進行二次開發(fā)［2］。在系統(tǒng)規(guī)劃和設計階段，由于軟件公司沒有充分考慮高職教學改革和發(fā)展狀況，使得系統(tǒng)設計存在局限性，很多功能難于拓展。同時，由于學校教學管理部門很少或沒有參與系統(tǒng)開發(fā)過程，系統(tǒng)開發(fā)人員不了解高職教學運行規(guī)律和管理特點，導致系統(tǒng)功能設計與實際需求不一致。

4.軟硬件設備更新不及時

隨著教學改革的推進和信息化水平的逐步提高，教學管理信息系統(tǒng)需要進行不斷更新和升級。但是，近幾年，由于高職院校招生形勢較為嚴峻，很多學校在改善辦學條件同時，也在壓縮辦學成本，學校主要經(jīng)費都投入到校園環(huán)境、實訓條件、師資隊伍和教學改革項目等方面建設，而忽視了教學管理的軟硬件條件建設。很多地方性院校、西部地區(qū)及民辦高職院校，由于經(jīng)費投入不足，教學管理信息化建設的進程較為滯后［3］。

5.運行及保障機制不健全

由于教學管理信息化建設涉及學校多個部門，并可能改變部分教學管理人員的工作方式和崗位職責，如果沒有建立配套的組織機構(gòu)和管理制度，制訂相關的工作流程和業(yè)務規(guī)則，保證教學管理信息系統(tǒng)的正常運行，那么先進的信息化管理平臺也很難發(fā)揮應有的功效，甚至成為教學管理工作的一種累贅，當系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂或管理不善時，將影響正常的教學運行。漳州職業(yè)技術學院在教學管理信息化建設推進過程中，每學期都定期舉行教學管理人員培訓班，在培訓研討中，除了解決技術難題外，有關如何加強教學管理，做好全面規(guī)劃，完善各項規(guī)章制度，明確辦事流程，協(xié)調(diào)部門間數(shù)據(jù)共享，減少重復性工作，簡化工作量等問題一直是備受關注和重點討論的。

三 高職院校教學管理信息化建設的改進措施

1.科學規(guī)劃，合理實施

教學管理信息化建設要融入整個學校信息化建設，共享學校現(xiàn)有資源，結(jié)合學校實際情況，分期分批進行規(guī)劃建設。從硬件設施到軟件平臺，從常規(guī)教學管理到內(nèi)涵建設，逐步推進，不僅能保持軟硬設施的持續(xù)更新，也有利于教學管理改革的順利過渡。在系統(tǒng)設計和采購過程中，不但要注重實用性，也要考慮到高等職業(yè)教育改革發(fā)展的趨勢，學校應組織教育教學管理、計算機網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)庫等方面專家和一線的教學管理人員，對系統(tǒng)設計方案和功能架構(gòu)進行論證。系統(tǒng)開發(fā)和安裝調(diào)試過程中，要有熟悉教學管理業(yè)務的計算機專業(yè)人員全程參與，并作為今后系統(tǒng)管理員，負責日常維護工作［4］。系統(tǒng)交付使用前應選擇試點系部，進行至少一學期的試運行，并進行分期培訓，逐步推廣使用。

漳州職業(yè)技術學院的教學管理信息化建設主要經(jīng)歷了基本管理試行、完善推廣和拓展提高等三個階段，從最基本的教學計劃及師生基本信息采集、教學任務安排、系統(tǒng)排課排考、網(wǎng)絡評教、網(wǎng)上選課、等級考試網(wǎng)上報名等管理業(yè)務開始試行。由于每一項信息化管理可能涉及學校70多個專業(yè)、300多個班級，以及近15 000人的在校生，而且學校又處在國家示范性院校建設過程，很多專業(yè)都開展課程體系重構(gòu)和行動導向教學改革等，給教學管理及信息化建設提出不少新的要求和挑戰(zhàn)。所以，每推行一項新的信息化管理業(yè)務，學校都要選擇教學管理比較規(guī)范、人員素質(zhì)較高的2～3個教學系部試行，并針對系統(tǒng)功能與實際管理流程之間存在的差異問題，通過調(diào)研學習省內(nèi)外相關院校，聯(lián)系廠家修改系統(tǒng)功能，修訂管理制度，建立業(yè)務及操作流程等及時解決。

目前，漳州職業(yè)技術學院在積極拓展教學管理信息平臺，逐步建立各教學場所的教學及管理信息實時采集和處理系統(tǒng)，實現(xiàn)教學運行環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)快速處理、過程實時監(jiān)控、結(jié)果動態(tài)更新等。同時，進一步將教務管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)整合到一個信息管理平臺，實現(xiàn)教務、財務、總務、人事等各部門之間協(xié)同辦公、數(shù)據(jù)共享的高效工作運行機制，提高教學服務及管理能力。

2.轉(zhuǎn)變觀念，加強服務

教學管理的信息化并不是簡單的引入計算機網(wǎng)絡和管理軟件，需要教學管理人員，以及全校廣大教師和學生積極配合，每位師生員工都要認識到教學管理信息化的重要意義，特別是教學管理人員要改變傳統(tǒng)的教學管理理念、方法和手段，熟練使用管理系統(tǒng)，及時解決師生在使用過程中遇到的困難和問題，以保證信息的準確性和及時性。為確保教學管理信息化建設的順利推進，漳州職業(yè)技術學院將系統(tǒng)操作過程整理成辦事流程及25個視頻文件，便于系部教學管理人員學習培訓。

3.合理配置人員，加強業(yè)務培訓

信息化建設是一個不斷創(chuàng)新的過程，教學管理人員不僅要具有現(xiàn)代教育管理理念、豐富的教學管理經(jīng)驗和踏實認真的工作態(tài)度，還要能熟練操作計算機，掌握現(xiàn)代教育管理的方法和手段，因此，教學管理人員的成長和綜合素質(zhì)的形成需要長期的積累，保持教學管理人員隊伍的穩(wěn)定，根據(jù)崗位條件合理配置人員，是教學管理信息化建設的重要條件。為進一步提高基層教學管理的業(yè)務水平，漳州職業(yè)技術學院教務處每學年都定期開展管理業(yè)務培訓，通過研討會、專題報告、參觀學習、學期教學檢查、“傳、幫、帶”活動等方式，有針對性地提高教學管理人員信息化運用水平，各系部至少培養(yǎng)了2～3名能熟練使用教學管理信息平臺的教學管理人員。

4.有計劃更新軟硬件配套設施

更新和升級信息化管理平臺要學校投入比較大經(jīng)費，在生源和辦學經(jīng)費緊張情況下，如果一次投入幾十萬元顯然是筆不小開支，而且可能造成資源浪費。分期建設不但能減輕學校負擔，同時也能節(jié)省其他方面的辦學成本。漳州職業(yè)技術學院教學管理信息化建設，不僅節(jié)省以往每學期開展學生評教、期末學生成績寄送、英語及計算機等級考試報名而產(chǎn)生的大量費用，也極大的提高工作效率。

5.建立嚴格的考核評價機制

教學管理信息化建設工作任重而道遠，它對教學管理人員而言是一項具有創(chuàng)新性和挑戰(zhàn)性的工作，有時一個管理人員的簡單思路或想法就解決了困擾全校師生多年的問題，讓以前幾個人好幾天才能做完的工作在瞬間完成，為學校節(jié)省成千上萬元的維護費用，但是一個管理員的誤操作也可能造成整個系統(tǒng)的混亂崩潰，一個系部工作的拖延也會影響學校工作的整體進程。因此，學校應該建立獨特的考核手段和激勵機制，對從事此項工作的人員進行考核評價，對沒有按照程序操作，工作不負責，造成嚴重失誤者按教學事故嚴格處理，同時也要鼓勵大膽嘗試、勇于創(chuàng)新、技術能力強的管理人員，在評獎評優(yōu)、外出培訓等方面給予優(yōu)先考慮［5］。

四 結(jié) 語

教學管理信息化建設是一個長期、復雜的過程，需要高職院校從人員、資金、技術等方面付出不懈努力。漳州職業(yè)技術學院從國家示范性院校立項建設開始，不斷推進教學管理信息化建設，在六年的探索和實踐中，建立了一套適于信息化管理的教學管理業(yè)務流程、管理制度及管理隊伍，實現(xiàn)了對教學計劃、教學監(jiān)控、教學資源等學院教學管理中數(shù)據(jù)量龐大、流程復雜、操作耗時的業(yè)務進行規(guī)范化、信息化管理，提高了管理效率。不僅便于學校對系部教學管理過程進行監(jiān)督和指導，迫使各系在教學管理過程中嚴格遵循學校的業(yè)務流程，同時也有利于教學資源的共享和調(diào)度，使學校的教學資源得到最合理的利用。

［1］鄭文發(fā).教育信息化與教學管理流程再造［J］.漳州師范學院學報(哲學社會科學版)，2005，54(1).

［2］冒永杰.高校教學管理信息化建設的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢［J］.西昌學院學報(社會科學版)，2012，24(4).

［3］馬千里.網(wǎng)絡時代下高校教學管理信息化建設的新路徑［J］.宜賓學院學報，2012(11).

［4］朱 瓊.教學管理信息化建設中存在的問題及對策［J］.江蘇大學學報(高教研究版)，2006，28(1).

［5］陳 勇.淺談信息管理在高職高專教學管理中的運用與創(chuàng)新［J］.教育教學論壇，2012(4).