企業人事檔案管理社會化過程中的問題及其措施研究

張麗娟

（石嘴山供電局，寧夏 石嘴山753000）

0 引言

隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，若繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的單一模式管理所有類別的人事檔案，已經不能適應當今社會發展要求，特別是適應企業發展的要求。隨著我國經濟體制改革的不斷深入，流動人員的數量不斷增多，如何做好流動人員的檔案管理是人事檔案工作者面臨的一個新課題、新任務。因此，必須探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新模式，這種新模式我們稱之為社會化、開放式的企業人事檔案管理模式。

1 實現企業人事檔案管理社會化面臨的困難

1.1 人事檔案中介機構管理混亂造成企業人事檔案工作的失控

隨著市場經濟的發展，股份制企業數量的不斷增多，越來越多的企業在招聘員工時不再接收本人的人事檔案，而要求將其人事檔案放到各類人才交流中心或人事檔案管理中介機構中，因此，在人事檔案管理中介機構中，企業職工人事檔案的比重越來越多。以此同時，伴隨著流動人員的數量不斷增多，人事檔案管理中介機構也出現不少問題：出現了有些無權管理流動人員人事檔案的單位擅自保管檔案；有些流動人員人事檔案的轉遞、管理和利用，不符合國家的有關規定；個別人才流動服務機構在檔案管理上把關不嚴，甚至存在假文憑、假材料、假身份證明混入個人檔案的問題；有些地方沒有做到檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室”分開；流動人員人事檔案得不到及時更新補充，存在著“死檔案”的現象等。

1.2 企業流動人員的增多，導致企業人事檔案管理水平的滯后

檔案管理機構專業化程度不高。人才服務機構是流動人員人事檔案的管理機構，但在有些地方的人才服務中心，由于人員少，在檔案管理上就顯得力不從心。檔案管理人員的專業化程度不高。有些人才服務機構管檔人員都是兼職的，管檔人員認識不到位，疲于應付。對流動人員檔案管理認識程度不高。檔案管理部門對流動人員的檔案只限于保管，也沒有隨著社會的發展配備計算機進行管理，有些配備計算機的，也僅是停留上建立檔案目錄上，對于人力資源管理認識還不足。

2 企業人事檔案管理社會化的基本內容

社會化開放式的企業人事檔案管理模式對傳統的人事檔案管理模式的揚棄過程中產生的，它是結合市場經濟發展過程中出現的問題做出的反應。它的社會化主要體現在“人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性；人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性；利用者對人事檔案需求的多樣性；人事檔案管理方式和服務方式的開放性?！?。由于我國流動人員來自不同階層、不同背景，學歷層次也不盡相同，呈現出不同的特點，所以出現了人事檔案管理機構不同規模的現狀，但都各具特色和優勢。當前，管理流動人員檔案的人事檔案管理機構有幾種類型：一是,大學生就業服務中心；二是，人才交流中心及各類中介機構。兩者都是政府人事部門所屬專業人才服務機構，但側重點不同，大學生就業服務中心是獨立承擔高校畢業生就業工作中的服務性工作，辦理畢業生畢業后有關就業事宜，專門為畢業生就業和用人單位選擇錄用畢業生提供專業服務平臺。而各地的人才交流中心主要是面向整個社會，保管檔案戶口，制定各項人才交流制度，組織各類人才培訓，努力開發人力資源，服務范圍較大。各地的人才交流中心能有效地解決國有企業用人能進不能出的弊端，實現了人員由以往的“單位人”轉變為“社會人”；有利于減輕企業的負擔，有利于人才資源的合理配置，有利于充分發揮人才的作用。它是現代人事管理制度的重要組成部分，是適應社會主義市場經濟體制的一種新型的人事管理模式。

3 實現企業人事檔案管理社會化的措施

3.1 建立健全人才流動服務機構，加強企業流動人員人事檔案管理的力度

應該進一步貫徹執行中共中央組織部、人事部關于印發《流動人員人事檔案管理暫行規定》的通知和人事部關于《人才市場管理的暫行規定》等法規文件，建立健全人才流動服務機構，加強對企業流動人員人事檔案的管理。應該明確企業人事檔案管理也是政府的一項行政職能，不是市場化的商業服務行為，要執行國家和當地物價部門的有關規定，規范收費標準，絕不允許以贏利為目的，高額收取費用或擅自提高收費標準。同時明確企業人事檔案管理也不是每個單位、機構都可進行管理的，企業流動人員的人事檔案管理應按照人事管理權限，統一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務等機構負責。具體地說，只有縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構才能從事企業流動人員人事檔案的管理，其他任何單位或個人不得擅自管理企業流動人員的檔案。對于不具備管理流動人員檔案資格的機構，各級組織人事部門要及時堅決進行清理，督促他們按照規定盡快移交手頭所管的檔案，要堅決克服流動人員檔案管理中的混亂現象。

3.2 提高企業人事檔案管理者的素質

人事檔案工作者要多宣傳檔案的各類法規及相關的政策法規，增強整個社會的檔案意識，特別是流動人員的檔案意識。對流動人員的宣傳要側重檔案材料的形成質量，對用人單位的宣傳要側重檔案材料的日常積累、審核和及時送達；在對私營企業及從業人員進行宣傳時，要結合國家人事制度改革和國家各項社會保障制度的完善，做到有的放矢，努力增強宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要進跟社會形勢的變化，結合國家新出臺的文件要求不斷的提高自身的業務素質，破除傳統計劃經濟體制下的企業人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念，為適應企業人事檔案工作的發展而不斷努力。

3.3 改革創新，推動企業人事檔案工作與時俱進

不斷健全檔案管理機構，提高企業檔案工作人員素質。要在條件具備的地方成立人才服務機構下屬的檔案管理機構，做好人員的配備、經費來源、業務指導、安全保密等各方面的工作。要嚴把檔案管理的入口，從政治素質、業務能力等各方面進行嚴格的要求，推行企業人事檔案管理人員持證上崗制度，明確崗位職責，加強日常管理。通過檔案管理機構的規范化管理，不斷促進流動人員檔案管理的科學化、制度化和規范化建設。適時調整檔案內容，提高檔案使用價值。首先要收集、充實反映本人業績的動態性材料，如技術特長和工作實績等方面的記載和鑒定。其次要實事求是的對部分材料進行調整，如企業流動人員的年度考核、職務任免材料等材料及時歸檔。逐步推行計算機管理，提高檔案管理現代化水平。要在人才服務機構中推廣人才信息管理系統，把流動人員的相關信息輸入電腦中，建立各類人才數據庫，提高工作效率。

4 結束語

總之，企業人事檔案是我國檔案財富的組成部分，企業人事檔案對于現代企業的發展有著十分重要的影響。探求企業人事檔案的特點，找出其規律，推動企業人事檔案工作的改革，是檔案工作者的時代要求。

［1］朱玉媛.現代人事檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，2002.

［2］馮惠玲.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2001.