淺談社保檔案管理現狀和工作分析

郎淑琴

（阜新市企業退休人員檔案管理中心，遼寧 阜新 123000）

1 檔案管理的重要性

1.1 隨著保險業務的逐步發展壯大，保險檔案管理對維護社會的穩定與參保人員的權益越來越密切相關。檔案涉及到參保人員的方方面面，而且與參保人員終身相關，在辦理社保業務過程中產生的大量社會保險檔案涉及每個參保人員的切身利益，關系到千家萬戶，是維護廣大參保人員根本權益不可替代的重要依據。如果忽視社會保險檔案管理工作，保險業務檔案缺失，必然給參保人員及參保單位造成不便，甚至影響到企業退休人的正常退休，進而社會保險基金安全就不會得到有效保障，廣大參保人員的合法權益就有可能遭受侵害，社會保險也就無法得到科學發展。因此，社保檔案管理工作就顯得猶為重要。

1.2 保險業務檔案也是國家檔案系統資源的重要組成部分，國家的有關保險政策修訂、制定等也要參考保險業務檔案中的基礎數據，做詳細的調查研究后，逐步出臺合理的政策，最大限度的保障參保單位及參保個人的利益。保險職工的工作調轉、患病報銷醫藥費、繳納保險費、個人賬戶資料維護等業務都需要完整、真實、準確的保險業務檔案。保險業務檔案管理的好壞，直接影響到參保人的切身利益。

2 社保檔案管理的現狀分析

2.1 由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況，普遍存在。保險業務檔案管理人員積極主動性意識差，保險業務檔案管理的場所小，不能完全滿足辦理保險業務需要。著社會保險業務量的逐步加大，有的社會保險機構實施了檔案的微機化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實現有機結合，有的缺乏相應軟件，有的缺乏專業人才，因而未能發揮出應有的效能。

2.2 社會保險檔案管理工作作為加強社保經辦能力建設，提升社保經辦管理工作水平的重要內容，積極推進本地區社保檔案管理規范化、制度化、信息化建設，在為廣大參保人員提供優質檔案利用服務的同時，不斷提升社保檔案管理水平，使檔案管理服務與各項經辦管理服務整體推進、協調發展，保證了業務檔案管理工作的正常開展。

3 社保檔案管理的問題分析

3.1 社保經辦人員科班出身的少，學歷比較低，他們對社會保險業務檔案管理知識和有關國家政策、方針、文件知之甚少。該歸檔的保險業務檔案沒有及時歸檔，業務檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，不能認真執行保險業務檔案管理、使用的具體操作規范，容易發生檔案丟失、或者泄密現象，給國家或者個人造成不必要的損失。另外人的精力是有限的，這樣的管理只能是泛泛的做些表面工作，將管理的紙質材料放入檔案盒，電子文檔直接拷貝入電腦，不能做詳細的分類歸檔。

3.2 檔案管理所需工作場地面積不足，社會保險檔案管理部門必須建有專門的、相互獨立的檔案庫區、辦公區、查閱區，并對各個區域的面積有明確規定。部分地區在檔案管理工作場地建設方面都沒能達到標準要求，也沒有做到檔案庫房、辦公、閱覽三分開的要求。

3.3 社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不同的部門管理，形成了多頭管理問題，且各部門之間資訊溝通困難。不少社保經辦機構不遵循檔案集中統一管理的原則，一個人的保險資料分別保存在不同的機構，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業務材料都存放在業務科室，且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。保險業務檔案沒有按照具體的業務需要進行分類匯總，存檔建立的目錄非常簡單，內容不具體，日常管理起來非常混亂，查詢、更新非常困難，容易造成事倍功半的現象。

3.4 社會保險業務檔案管理工作自啟動以來，大部分地區先后制定了部分社保檔案管理工作制度，部分工作制度已上墻，但與檔案收集、整理、移交、保管、利用、統計、銷毀等社保檔案全過程管理的要求相比，檔案管理各項制度還需進一步完善。各地啟動社保檔案管理工作的時間不一，起點不同，由于沒有統一的標準，導致檔案裝具不一致，裝具標識不規范。

4 規范社保檔案管理意見和建議

4.1 在全社會加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社保檔案工作的重視程度，加大資金及人力投入，切實解決社保檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，為建設和完善社保檔案工作創造良好氛圍和有利條件。

4.2 人力資源社會保障部和國家檔案局制定保險業務檔案管理具體要求，對檔案的日常管理的規章制度、經辦人員的操作章程、業務管理的具體執行部門做詳盡的規定，將保險檔案工作納入規范化管理、形成制度，并把此項做為考核該部門領導的一項指標。根據社保檔案的特點和社保工作的發展，改進和完善我國的社保檔案工作。

4.3 通過走出去、請進來的辦法，加強現有檔案管理人員的教育培訓。盡可能的創造機會，提供便利條件，鼓勵檔案管理人員參加繼續教育培訓，提高他們的業務素質和工作能力。組織管理人員學習兄弟單位的先進的管理經驗，培養一批高水平、業務能力突出的復合型人才。提高職工熱愛保險業務檔案管理工作崗位、鉆研業務的積極性，提高自身素質和能力，適應社會的不斷發展，滿足社保檔案管理工作的需要。通過典型示范引領，加強檔案管理人員的思想教育工作打造階梯形管理人才隊伍，保證檔案管理工作有穩定的工作團隊，造就業務水平高、管理能力強、有親和力的保險業務檔案管理隊伍。

4.4 大力加強社保檔案的科學化、標準化、制度化、規范化建設，實行社保檔案的管理科學規范。加強對社保檔案的形成、整理、保管、利用各工作環節的研究，制定操作性強、科學統一的社保檔案管理規范，努力促進社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。

4.5 工作中形成的文字材料、業務報表等及時歸檔，按照集中統一管理的工作要求登記造冊。加強保險業務部門的溝通、交流、合作，避免各個職能部門間重復勞動，實現保險檔案的統一集中管理。檔案管理部門購買實用性強的辦公設備，安排專門人員錄入保險業務檔案數據，建立保險業務檔案數據庫，實現保險業務檔案信息資源的科學整合和有效利用。

4.6 推進社保業務檔案管理信息化，實現社保業務檔案管理信息化與社保經辦業務處理信息化實時對接，做到業務檔案歸檔實時化，管理電子化。通過采取自動化手段，在不斷提高業務檔案服務效能的同時，充分發揮業務檔案主動防范風險、保證社保經辦整體安全的職能，以實現建設統一的社會保險檔案信息化管理體系模式，不斷提高社保業務檔案管理水平。

5 結語

和諧穩定的社會需要健康向上社會保障體系，這就需要廣大檔案管理人員付出辛苦，加強保險業務檔案的管理，有效地遏制了社會保險基金的流失，提高保險工作效率。加強保險業務檔案管理也為領導工作方針制定、工作考查、企業改制等方面決策起到指導作用，推進了社會保險事業的健康穩定發展。認真作好退休人員的檔案管理工作，切實維護好退休人員的相關利益，對檔案管理工作做到從國家到地方，再到個人，都能認真負責，以提升對社保檔案管理工作的效率和質量，更好的促進社會保障事業的發展與進步。