流動人員人事檔案信息化芻議

張盛華

（西南林業大學綜合檔案室 云南 昆明 650224）

人事檔案承載著一個人的工作狀況、思想品德、獎勵懲處等各種經歷，是最能用事實反映個人履歷的重要資料，在社會化服務中發揮著舉足輕重的作用。流動人員人事檔案是人事檔案中最為龐大的內容之一。本文擬對流動人員人事檔案信息化相關問題做一些初步探討，旨在對該群體人事檔案的建設與發展有所裨益。

一、流動人員人事檔案管理的問題

（一）總體狀況

近年來，伴隨著我國社會經濟的日趨發展、城市化進程的不斷加快以及人事制度改革的逐步深化，流動人員在全國各地所占比重日漸躍升，該人群的人事檔案數量也隨之迅猛激增，其檔案管理工作面臨嚴峻考驗，加之現代化的設備和技術在檔案事業中的廣泛應用，傳統的檔案管理模式和方法已稍顯滯后，需要亟待改進和完善。

（二）具體問題

1.管理不到位

雖然中組部和人事部聯合發布的《流動人員人事檔案管理暫行規定》（下文簡稱《規定》）中已明確規定了管理流動人員人事檔案的部門是黨委組織部門和政府人事行政部門及其所屬的人才流動服務機構，但諸多現實問題的存在導致了許多其他的部門也設立機構來掌管流動人員的檔案。因之，該人群的人事檔案管理缺乏一定的權威性和嚴肅性，社會各界逐漸降低了對檔案的信任。

2.時效不凸顯

由于流動人員人事檔案的紛繁復雜性以及其管理機構人員的配備不足，當事人升遷、進修、鑒定、業績等方方面面的材料不能及時入檔，其中多數人才服務機構保管的檔案均處于“進來時和出去時基本保持原貌”的狀態，直接影響了檔案的時效性。

3.實用不明確

流動人員人事檔案管理上的缺陷，致使檔案材料出現虛假、陳舊、空泛等問題，不僅不能完整反映流動人員的職業變化歷程，而且在很大程度上抹殺了檔案的實際利用價值。

二、流動人員人事檔案信息化的意義

（一）有效避免檔案傳遞過程中出現的問題

現實工作中，很多用人單位在接收、利用或者轉出人事檔案時忽視國家相關規定，允許當事人自己攜帶個人檔案，或者在接轉檔案時不加蓋密封章，導致檔案內容被私改或者私刪，這些負面事件的發生嚴重損害了流動人員人事檔案的真實性。通過流動人員人事檔案信息化網絡平臺，相關組織和部門在權限范圍內可隨時隨地查詢、更新和審核所需人員的信息，可有效避免檔案傳遞過程中的隱患問題。

（二）節約成本

現有的流動人員人事檔案管理體制的弊端導致很多檔案存在多方管理的現象，造成人力物力的不必要浪費。信息化建設，通過搭建全國流動人員公共信息網，集中統一管理該人群的人事檔案，合理節約成本，優化資源配置。

（三）方便檔案的查找利用

流動人員人事檔案來源較廣，涵蓋種類繁多，加之現有的人才流動服務機構對其相對滯后的整理，致使檔案利用有所不便，實現流動人員人事檔案信息化管理，建立科學合理的網絡檢索工具，方便查找利用。

（四）拓展人事管理和人才服務空間

現有的流動人員人事檔案管理僅僅將該人群的檔案局限于一個單位或者一個地區，不利于人才資源的優化配置。流動人員人事檔案信息化建設通過搭建人才資源網絡平臺，將人事管理和人才服務空間由單位、地區拓展到全社會，用人單位可在權限范圍內不受地域限制來挖掘所需人才。

（五）實現檔案的動態管理

檔案內容的陳舊以及大量“棄檔”、“死檔”現象的存在，使流動人員人事檔案幾乎處于一種管理上的靜止狀態，未能正常發揮其應有的作用。信息化使流動人員人事檔案管理不受客觀條件的限制，管理部門可通過網絡服務平臺隨時補充檔案內容，為廣大用戶提供便利，實現其動態化管理。

三、流動人員人事檔案信息化的特征

（一）以人為本和為民服務的管理理念

人本性是流動人員人事檔案信息化管理的根本特性。信息化管理最終的目的是為了促進全社會流動人口的全面發展，以真實的資料來反映該群體的工作履歷、思想道德等素質，幫助其實現人生價值。

（二）權限性和開放性的管理空間

流動人員人事檔案信息化具有特定的權限規定，在條件允許范圍內將該群體的人事檔案信息資源整合到全社會，為全體檔案利用者提供良好而開放的服務空間。

（三）實踐性和操作性的管理品質

流動人員人事檔案信息化管理是一項實踐性和操作性很強的檔案管理模式，面向全社會各階層的人群，需要管理人員具備相當扎實的處理實踐問題的經驗，才能不斷提升檔案管理的品質。

四、流動人員人事檔案信息化的內容

（一）流動人員信息庫

所謂流動人員信息庫，就是涵蓋全國流動人員信息的集合體。該信息庫首先需要建立各大省、直轄市流動人員信息資源網，在此基礎上運用統一的流動人員人事檔案信息管理軟件，進而建立健全全國流動人員信息資源體系。該信息庫集信息錄入、個人追蹤與網絡查詢等多個子系統于一體，最大范圍地實現檔案接收、追蹤與利用的一站式服務。

（二）標準和規范

“無規矩不成方圓”，在開放而復雜的網絡世界中，科學有效的行業標準和規范必然會更好地促進網絡平臺的良性發展。針對流動人員人事檔案的種類和特征，建立健全統一的流動人員人事檔案管理制度和流程，在檔案信息化各個環節中保證信息的真實與完整。具體來看主要包括三種類型：一是法律法規類，1996年頒布的《規定》顯然已經不能完全適應當今社會的發展，一些新問題與原有的老政策逐漸表現出不和諧的局面，制定與社會發展步伐相一致的法律法規是確保流動人員人事檔案信息化順利開展的首要任務。二是基礎類，包括數字檔案文件格式、元數據等規范。三是技術操作類，包括計算機軟硬件基礎設施、存儲壓縮格式、安全保障等統一標準和規范。

（三）人才隊伍

信息技術的高速發展，促使傳統的勞動密集型檔案管理模式逐步轉變為以現代化辦公設備為依托的知識密集型工作模式，從而決定了更加立體化和多元化的人才結構已成為信息化建設隊伍中的中流砥柱。流動人員人事檔案信息化人才隊伍建設，應從四個方面把握：一是根據實際需要配備檔案管理人員，切實解決人員不足的現狀；二是嚴格職業資格認證體系，確保從業人員素質過硬；三是吸收掌握信息化和系統分析知識的專業人才，及時更新人才比例；四是加強從業人員繼續教育，不斷拓展自身素質。隨著流動人員人事檔案信息化工作的不斷深入開展，人才組成必須根據實際工作的發展需要，隨時調整和補充，以保證該領域人才隊伍的構成組合處于最佳狀態。

信息化是實現社會主義現代化建設全局的重要戰略舉措，積極推進流動人員人事檔案信息化建設符合當前我國檔案事業建設的總體要求。要實現信息化建設的目標，在現代化進程中科學有效地管理好流動人員的人事檔案，不能單靠某一方面的力量，而是需要在政府和相關部門的正確引導以及全社會公眾的共同努力下全方位、多角度地逐步展開。筆者相信，隨著我國現代化和檔案信息化進程的不斷加快，流動人員人事檔案信息化建設會愈來愈受到社會各界的廣泛關注。

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