淺議檔案網站建設

岳 冰

（哈爾濱金融學院 黑龍江 哈爾濱 150000）

近年來，隨著我國信息化建設進程的加快，檔案信息化建設取得了很大的進展。作為信息化建設重要載體的檔案網站也如雨后春筍般紛紛建立起來，并在經濟社會發展中發揮著重要的作用。檔案網站是檔案部門在公共信息服務網絡上建立的站點，一般是以主頁方式提供檔案信息服務和開展檔案宣傳。

一、檔案網站建設的現狀

自1999年電子政務實施以來，我國的檔案網站從無到有，在數量和質量上都呈現出逐步上升的趨勢。目前，全國的檔案網站總共開通了大約200多家，在一定程度上反映了我國檔案網站建設的水平，體現了不同的地域特色，同時也向用戶提供了很多的特色服務。但不可否認的是，這些檔案網站還存在著諸多有待提高的方面和有待解決的問題。一是我國的檔案網站數量相對較少。全同各級各類檔案機構中僅檔案館的數量就有3500個左右，而已開通的檔案網站卻僅有200余個，開通網站的檔案機構所占比率明顯過低，導致總體上網絡檔案信息量的不足。二是缺乏全面的、具體的館藏檔案信息。目前，我國檔案網站中關于館藏檔案的信息多是二次、三次信息，缺乏一次檔案信息，檔案全文信息更是少之又少。三是網站內的檔案信息內容有待豐富，可增加服務板塊、交流互動板塊，增加欄目的深入度和層次度等予以改善。四是檔案信息形式單一，主要是文本信息和照片，三維動畫、音頻、視頻等形式的檔案信息數量相對較少。五是檔案網站內容陳舊，更新周期過長。六是網絡檢索工具有待提高，部分檔案網站在線查詢不到檔案全文內容。

二、加強檔案網站建設的有效對策

（一）強化功能

第一，強化服務功能。建立檔案網站最主要的目的就是更方便、快捷地為用戶提供其所需要的檔案信息。要通過建立強大的檢索功能和豐富的相關鏈接，不斷豐富和更新網站信息內容，并根據用戶的需求提供個性化的服務，美化用戶界面，使用戶在接觸最新、最全面的檔案信息的同時，得到美的享受。第二，強化反饋、交流、互動功能。了解用戶需求，有針對性地提供服務；通過網絡向社會公眾征集專題檔案史料、革命歷史史料以及散存于社會民間的各類名人手跡、家譜、日記等珍貴檔案。第三，強化宣傳功能。如介紹檔案館機構設置、檔案工作法律法規和檔案利用制度；宣傳檔案館藏，公布檔案信息；介紹與館藏檔案相關的各地區政治、經濟、文化、歷史等情況。第四，強化教育功能。檔案事業發展的關鍵在于教育，既包括對檔案工作人員的繼續教育，又包括增強整個社會的檔案意識。

（二）找準定位

網絡不僅是與用戶交流、對外信息發布與宣傳的平臺，還是用戶反映利用需求和意見的通道，如檔案網站電子郵箱、工作論壇的設立，使檔案網站成為檔案用戶、檔案專家、社會公眾相互交流、研究、探討檔案工作和檔案學理論的交流園地，同時使檔案部門第一時間了解用戶需求，便于提供全面、周到的信息服務。此外，檔案網站還應成為網絡環境中檔案館(室)形象和檔案職業形象的縮影，起到檔案職業形象宣傳、館藏檔案資源宣傳、館(室)檔案服務宣傳的作用，提升檔案工作的社會影響力。因此，檔案網站只有明確自己的定位，才能真正成為檔案部門與用戶之間聯系的橋梁和紐帶，使廣大用戶通過檔案網站更好地了解和利用檔案。

三、網站建設對檔案工作的影響

（一）服務形式上由封閉或半封閉走向全面對外開放

傳統意義上的檔案服務主要是指通過館內借閱、檢索、查詢等方式為用戶提供利用。這種方式的劣勢存于：只有有限的檔案在用戶查詢利用時才能被使用，若無用戶查詢，絕大部分的檔案資源便只能“養存深閨無人識”。檔案網站的建立，則使得豐富的檔案信息資源擺脫了“深藏館中，無人問津”的窘況，用戶通過網絡平臺即可突破時空與地域的限制，進行檔案信息查詢、瀏覽、下載。

（二）服務內容上由單一走向豐富

一直以來，檔案部門主要是向用戶提供必要的咨詢、閱覽、外借、展覽與陳列、制發檔案副本、檔案證明等傳統服務項目，難以滿足現代信息社會中人們對于大信息量、全方位服務的需求。而檔案網站在服務內容上就更加多樣化、人性化。目前，我國多數檔案網站不僅實現了上述傳統服務項目的數字化和在線化，還增添了很多貼近百姓生活及人們感興趣的服務內容。

（三）服務方式上由被動變為主動

檔案網站的建立使得檔案部門由被動接受查詢轉變為主動服務，通過網站為用戶提供檔案政策指導，同時將最新、最具吸引力和最受老百姓關注的信息資源及時予以發布，使廣大用戶能夠隨時接觸到豐富、實時的檔案信息。

（四）交流方式上由單一走向互動

檔案網站的建立為檔案部門與用戶的交流提供了一個更廣闊與更自由的平臺。很多檔案網站上都設有信息交流欄目，讀者和利用者可以在這里自由地對相關問題提出自己的需求、疑問、看法，而檔案人員則可以通過后臺管理及時予以幫助、解答和回復，大大的方便了用戶，同時在互動中也能使檔案部門更加了解百姓需求，加快檔案信息資源開發的步伐。

（五）檢索效率上由低效走向高效

網絡使得傳統的跨庫檢索變得輕松快捷，有利于加快實現檔案信息資源的利用價值，同時節省出更多的人力、物力、財力來投入到檔案信息資源的進一步開發和挖掘工作中去。多數檔案網站提供了相關檔案網站的鏈接，這就意味著擴大了讀者檢索的范圍，用戶在這個網站上檢索不到的信息，可以通過相關鏈接網站進行進一步檢索。