談檔案統計工作的方法

魏振宇

（伊春市殯儀館 黑龍江 伊春 153000）

檔案統計工作包括對檔案和檔案工作的統計調查、統計整理和統計分析的完整的實踐過程。通過統計調查，收集和記載反映檔案和檔案工作中有關特征的統計資料；經過統計整理，把這些反映個體特征的統計資料，過渡為反映總體特征的統計資料；最后對經過整理的系統的統計資料進行分析研究，認識和把握檔案和檔案工作的現狀、發展及其內在規律，為今后檔案事業的發展提供原始數據和參考。

一、統計調查

統計調查是根據規定的檔案統計任務而收集、登記和全面、詳細地占有統計資料的過程。盡管統計調查按其調查范圍分為：普通調查、抽樣調查、專題調查和重點調查等類型；按其調查目的可分為常規調查與臨時調查等形式，但是它們的基本方法是一致的。

（一）統計調查的方法有

1.統計報表法

即按單位或部門的隸屬關系分發檔案統計調查表，由被調查單位根據各種原始記錄，按統計的要求和方法向有關單位提供統計數據。這種方法是宏觀統計調查的基本方法。

2.直接觀察法

指檔案統計人員親臨調查現場，對調查對象進行觀察計量或點數的方法，這種方法通常為基層檔案統計調查所采用。

3.采訪法

具體分為口頭詢問法和問卷法，取得檔案數據。

（二）統計調查方法

統計調查之前應進行周密的計劃，形成統計調查方案，使統計人員按調查方案的要求，統一認識、統一方法。調查方案的內容包括：

1.調查目的

指明統計調查的任務或要解決的問題。統計目的要重點突出，避免面面俱到。

2.調查單位

確定檔案統計的具體調查單位，便于統計工作的實施。

3.統計指標

檔案統計調查指標是指需要調查的內容，由調查的數字和基本情況組成。它們是說明調查單位基本特征的標志，用以反映和說明檔案工作的現象、過程和發展規律。

4.統計調查表

統計調查表是將確定的調查指標，按照合理的順序編織成的表格。統計調查表是檔案統計的載體和工具，直接影響統計工作的質量和數量。

5.調查統計

包括：調查時間、地點、方式、資料的報送方法，以及調查工作的組織領導和調查前的準備工作等。

（三）檔案統計報表制度

統計報表制度是指由國家檔案行政部門或行使相應管理職能的專業主管機關統一制定頒發、逐級下達的，成為我國各地區、各部門、各單位必須向國家履行的一種統計報告制度，是國家定期獲取統計資料的一種主要方式。檔案統計報表有：

1.基本情況統計報表

由國家檔案局制定，國家統計局批準，發至各省、自治區、直轄市以及中央、國家各級檔案機構，以調查全國檔案工作情況的統計報表，如《檔案工作基本情況統計年報》。

2.專業檔案統計表

中央各專業主管機關根據自身工作需要制發，調查本專業或本系統檔案工作基本情況的統計報表，如《鐵路檔案工作基本情況統計年報》。

3.地方檔案統計表

由各省、自治區、直轄市檔案行政管理部門和同級統計部門制定標準的，了解本地區有關檔案工作基本情況的統計報表。

二、統計整理

統計整理是根據檔案統計工作的目的和任務，對統計取得的原始資料進行科學的分類、匯總和綜合，使其系統化和條理化，能夠揭示出各相關因素之間的內在聯系，反映出統計對象的總體特征，為統計分析創造必要的條件。

（一）審核統計資料

統計資料是統計整理的對象和統計分析的依據，不能出現遺漏和訛誤。因此，首先要對所占有的統計資料進行認真審核。統計審核的內容主要是統計資料的完整性和準確性。如檔案統計項目和調查單位是否完整，統計報表中數字的計算是否平衡，其邏輯關系是否正常合理等等。

（二）進行統計分組

被統計的檔案對象存在著各種各樣的差別，如，檔案機構的調查統計就存在著機構形式、庫藏數量、專業系統等差別。為了便于對檔案及檔案工作進行數量的描述與分析，需要根據統計的目的和任務的不同，將統計獲得的原始數據分成若干組別，進一步揭示它們的本質和特點。這是統計整理的一項重要內容。

（三）匯總和計算

檔案統計資料經過分組即可根據統計的目的和需要進行數據匯總和計算。檔案宏觀統計資料的匯總主要采用逐級匯總和集中匯總兩種方式，逐級匯總即將統計資料按地區、按部門逐級匯總上報；集中匯總則是把所有統計資料全部集中，由國家檔案行政管理部門統一進行匯總和計算。

三、統計分析

統計分析是指對檔案統計資料進行分析、研究，以認識檔案工作的狀況和發展規律，找出解決問題的方法。檔案統計分析的方法比較多，一般常用的分析方法有：

（一）對比分析法

用兩個或兩個以上相互聯系的統計數據進行比較，以認識事物的本質和發展變化規律，這也是檔案統計分析的基本方法。

（二）動態分析法

動態分析的發放是為了研究某一檔案現象在時間上的發展變化和發展趨勢，其方法是把能說明和反映某種檔案現象的不同時期的統計資料，依時間的先后順序加以排列，形成動態數列，然后再以不同時期的檔案現象進行分析研究。

（三）指數分析法

即利用指數分析檔案現象的發展動態及其構成因素的影響程度的方法，它是動態分析法的深入和發展。

（四）統計預測

統計預測是以大量檔案統計數據為依據，研究檔案現象數量變化規律，進而推斷檔案現象未來的發展趨勢。檔案統計預測包括靜態預測和動態預測。

1.靜態預測

根據檔案現象之間的依存制約關系在一定時期內具有的相對穩定性，對其進行預測。

2.動態預測

指根據檔案現象時間推移而發生的變化，預測其變化速度、規律和后果。

四、檔案統計的數字化

隨著檔案信息化建設的發展，在統計工作中，利用計算機進行檔案數據的調查與整理已成為檔案統計工作的一種發展趨勢。目前，已有許多單位通過計算機網絡獲取、整理和上報統計資料。將檔案統計與電子計算機的日常管理結合起來，利用電子計算機的統計功能及其存儲的統計數據，自動生成統計報表，不僅簡化了檔案統計工作，而且保證了數據質量。

檔案行政管理部門利用電子計算機，迅速地對各單位上報的大量統計數據進行核實、分類等信息處理工作，極大地提高了統計工作效率。檔案統計工作的數字化是檔案統計工作發展的目標，并將進一步完善檔案統計工作的功能，促進檔案統計工作的發展。

[1]趙文甲.關于加快推進檔案管理工作[J].陜西檔案，2008.

[2]趙鵬.檔案工作落實科學發展觀的關鍵[J].山東檔案，2005.