如何做好民營企業(yè)檔案管理工作

陳 利

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

民營企業(yè)檔案，是民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理等各項活動中直接形成的，對企業(yè)發(fā)展和國家、社會具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式的歷史記錄。民營企業(yè)檔案反映了民營企業(yè)成長與發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，也是企業(yè)文化的積淀。

文件的積累是一項將企業(yè)各項活動中產(chǎn)生的有保存價值的文件材料加以適當(dāng)集中的工作。

民營企業(yè)文件材料積累主要有以下二種方式：

1.職能部門積累，指由文件的形成或經(jīng)辦部門實行文件的積累工作，并有專人負責(zé)保管和登記(登記表式樣見下圖)。如：黨政管理部門文件由企業(yè)辦公室負責(zé)積累；生產(chǎn)經(jīng)營文件由生產(chǎn)經(jīng)營部門積累；科技文件由科技部門積累等。

2.檔案部門積累，指由檔案部門對民營企業(yè)文件實行統(tǒng)一積累與保管。各部門形成的文件材料一旦辦結(jié)，即交給檔案部門積累。

一、民營企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀、存在問題及原因

隨著社會主義市場經(jīng)濟體系逐步完善，我市民營企業(yè)迅猛發(fā)展，在整個經(jīng)濟領(lǐng)域比例越來越大，在社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)中占有重要的地位，發(fā)揮著國營企業(yè)不可替代的作用，為促進我市經(jīng)濟發(fā)展做出了突出貢獻。但是與民營企業(yè)自身重要地位不相符的是，我市民營企業(yè)的檔案管理工作發(fā)展還非常滯后，大多數(shù)企業(yè)還沒建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，還存在著疏于檔案管理工作，重生產(chǎn)、輕管理，重眼前利益、忽視長遠利益等問題，企業(yè)檔案材料收集不齊全、管理不規(guī)范、制度不健全、保管不安全、利用不方便已成為制約我市民營企業(yè)發(fā)展的主要瓶頸。究其根本原因在于：

1.思想認識不足。民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，特別是剛剛起步或者規(guī)模較小的企業(yè)，在激烈的市場競爭中，往往只顧眼前經(jīng)濟利益，對企業(yè)建檔工作未加以重視。

檔案形成者的檔案意識比較淡薄，對工作涉及的內(nèi)容沒有日后作為檔案保存的概念，缺乏對檔案工作意義及其重要性的理解。不了解檔案材料管理中的一些具體要求，在檔案書寫、紙張、內(nèi)容上出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，對一些原始材料處理不當(dāng)。在收集材料的過程中事不關(guān)己或者敷衍了事。

2.檔案材料收集不及時規(guī)范。由于多方面原因，檔案形成者或者形成部門經(jīng)常無意或者不愿將自己保管的材料交給檔案收集者或檔案管理部門，使得檔案材料的收集不能做到及時、全面、規(guī)范。

3.檔案事業(yè)人員經(jīng)費不足。由于民營企業(yè)自身人員流動性較大，檔案整理工作經(jīng)常是辦公室人員兼職，而且容易變動，導(dǎo)致對檔案整理的連續(xù)性、材料收集的全面性造成影響。同時，由于未加重視造成檔案用房狹小，管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，使得已有的一些檔案受到不同程度的損害，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.檔案人員業(yè)務(wù)水平有限。由于人員流動性較大及其他種種原因，從事檔案工作人員進修學(xué)習(xí)的機會較少，甚至未進行專業(yè)學(xué)習(xí)就從事檔案工作。平時也未加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和更新，基礎(chǔ)知識差，相關(guān)學(xué)科知識缺乏，管理水平落后于時代發(fā)展要求。

二、做好民營企業(yè)檔案管理工作的好處

1.服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、資質(zhì)認證、融資上市、會計審計、項目驗收等環(huán)節(jié)中需要提供大量的檔案資料作為憑證和參考。檔案工作做得不好，檔案資料丟失嚴(yán)重，關(guān)鍵時刻拿不出原始的檔案資料，常常會造成無法彌補的經(jīng)濟損失。不少民營企業(yè)都曾有過這樣慘痛的教訓(xùn)。做好檔案工作的第一個好處就是能夠為企業(yè)積累豐富的檔案資料，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)。

2.提升企業(yè)整體管理水平。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，又是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，做好檔案工作，不僅使檔案管理更加完善，而且通過這一基礎(chǔ)管理促進了企業(yè)整體管理水平的提升。“木桶法則”告訴我們，一只木桶能裝多少水，取決于木桶上最短的那塊板的高度。檔案工作對于民營企業(yè)，就猶如桶上的一塊板與整個木桶的關(guān)系。沒有完善的檔案管理，民營企業(yè)的管理就會出現(xiàn)難以彌補的漏洞，而這一漏洞很可能就是制約企業(yè)整體效益的一塊“短板”。

3.建立企業(yè)誠信。企業(yè)誠信必須建立在實實在在的信用信息基礎(chǔ)上，檔案是公認的信用信息的核心資源。完善的檔案管理可以為企業(yè)提供社會需要的信用信息，是展示企業(yè)誠信的一個窗口，如果企業(yè)能系統(tǒng)地保存有關(guān)企業(yè)資質(zhì)、企業(yè)歷史、合同協(xié)議、財務(wù)賬冊、納稅記錄以及反映企業(yè)社會良好評價的證件和文字圖片等材料，就會使人們對企業(yè)信用有直觀的印象，從心理上贏得客戶的信任。

4.保存企業(yè)歷史。民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動中形成的各種形式的歷史記錄，一套完整的檔案就是一部企業(yè)發(fā)展歷史的教科書，可以再現(xiàn)民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)的艱辛、成長的腳步，可以總結(jié)企業(yè)失敗的教訓(xùn)。民營企業(yè)做好檔案工作就是在保存民營企業(yè)的發(fā)展歷史。

三、加強民營企業(yè)檔案工作的新思路、新模式

我市緊緊圍繞全市發(fā)展民營經(jīng)濟總體戰(zhàn)略部署，堅持以發(fā)展為導(dǎo)向，以服務(wù)為中心，以企業(yè)需求為根本，不斷適應(yīng)形勢發(fā)展要求，積極探索加強民營企業(yè)檔案工作的新思路、新模式。

1.加大檔案的宣傳力度，提高企業(yè)檔案意識。要使檔案工作在民營經(jīng)濟領(lǐng)域得到很好的延伸，就必須在思想觀念上實現(xiàn)大的轉(zhuǎn)變。為此，我們在工作中，始終把對社會、對企業(yè)進行檔案法制、檔案工作重要意義以及業(yè)務(wù)操作流程等方面的宣教作為一條主線，貫穿于民企建檔的全過程，按照“經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的指導(dǎo)思想，采取多種形式，做好廣泛深入的宣傳引導(dǎo)。實踐證明，對民營企業(yè)開展面對面的個案宣傳，是保證宣傳效果的最好手段和方法。

2.勇于開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)多元服務(wù)。在市場經(jīng)濟條件下，民營企業(yè)檔案工作的開展，單靠面上的簡單宣傳不行，靠行政的強制手段也不行，只有通過提供及時的檔案法規(guī)信息、通過加強操作性較強的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的研究和組織，向企業(yè)提供切實可行的檔案管理技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以便為民營企業(yè)檔案工作科學(xué)管理提供依據(jù)。同時，應(yīng)積極推動民營企業(yè)檔案工作協(xié)會的建立，充分發(fā)揮企業(yè)檔案工作協(xié)會的作用，利用協(xié)會，提升自律能力，定期不定期地進行座談、交流，充分利用這一民間組織與檔案行政部門聯(lián)系、溝通、傳遞需求信息，使之在民營企業(yè)與檔案職能部門之間架起一座橋梁。

3.強化服務(wù)，優(yōu)化民營企業(yè)檔案管理發(fā)展環(huán)境。民營企業(yè)目前所面臨的問題千頭萬緒，在這種狀態(tài)下開展檔案工作，存在著許多自身難以解決或無力解決的問題。為從根本上幫助民營企業(yè)提高檔案管理水平，我們積極轉(zhuǎn)變職能，瞄準(zhǔn)影響民企檔案工作的難點問題，把工作做深、做細、做實，致力于創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境，為民營企業(yè)提供一流的服務(wù)。

未來民營企業(yè)的競爭是科技的競爭也是管理的競爭。民營企業(yè)檔案的管理如跟不上經(jīng)濟發(fā)展的步伐，企業(yè)就不能更快的發(fā)展。檔案工作者要在經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮作用，只有不斷探索新形勢下民營企業(yè)檔案工作的新思路，找準(zhǔn)為民營企業(yè)服務(wù)的入點，才能為民營企業(yè)的發(fā)展作出貢獻。