淺談檔案的信息化建設

王梓霖

（穆棱市檔案局 黑龍江 穆棱 157500）

信息化建設是新世紀檔案事業發展的重要方向，檔案信息是經濟發展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步實現檔案的信息化建設。國家檔案局印發的《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務：本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字和數據庫建設。當前，個別部門和單位存在認識不高，組織不力，缺乏資金，特別是缺乏掌握現代信息技術的人力資源，檔案信息建設存在很多問題。

一、檔案及其信息化

（一）檔案概述

“檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。”檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案是機關工作者查考的依據，是生產建設的豐富資料，是科學研究的基礎和條件，是宣傳教育的生動素材，對社會的發展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。

（二）檔案信息化建設

檔案資源信息化是指將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，以各種通信技術、計算機技術以及相關信息技術為工作手段和技術支持，完成信息傳輸，實現檔案資源的合理、有序、有效的開發和利用，最終實現檔案信息資源的社會共享。開展檔案信息化建設首先需要明確的是其內在理念，即確保保存“社會記憶”功能的實現。因此，在檔案信息化建設中要加大對數字化檔案研究的力度，解決數字化檔案的長期保存與安全傳輸等問題。否則，“人類記憶”就會面臨丟失的危險。

檔案管理現代化、信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化。同時，需要明確的是網絡化、數字化不等于信息化。檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建沒以及促進檔案信息資源開發利用的政策法規、標準的制定等等。因此，不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面入手促進信息化建設。

二、檔案信息化建設的必要性

（一）檔案管理現代化、信息化是必然趨勢

隨著現代科學技術的開展，檔案管理專門軟件的開發、利用和升級，檔案管理的現代化與信息化已經成為不可逆轉的大趨勢。但是由于各個部門、各個地區的發展水平存在差異，所以在某些新成立檔案部門的單位、偏遠地區仍存在著信息化不夠的現象。

（二）檔案管理現代化可以拓展檔案工作的服務領域

檔案管理歸根結底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發利用，開發利用的效果取決于開發的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發，也就能產生更廣泛的社會效益。

（三）檔案現代化管理可以增加信息存儲量

現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

三、對檔案信息化建設的思考

作為專業的檔案管理部門，我局管理全市各類檔案，所以在檔案信息化建設的過程中應在目前歸集整理的基礎之上提前做好信息化建設的準備工作。應注重質量、加強特色建設。檔案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看數字化檔案文獻有多少和上網檔案信息量，而更要關注經信息化“包裝”的檔案信息是否找到了特定的用戶，是否實現了檔案服務功能的全面拓展和充分實現。信息化不只在量，更在于質。如果經信息化“洗禮”的檔案文獻依然不能被社會利用，那么這種信息化意義不大。

檔案資源信息化開發大約可分為兩個方面，創建檔案資源數據庫和檔案資源信息化二次開發。檔案資源數據庫可分為檔案檢索數據庫和檔案全文數據庫。檢索數據庫既包括全部館藏檔案的案卷級，文件級檢索體系，也包括各種專題檢索工具體系，是為實現信息共享而指向檔案實體的引導型電子信息。檔案全文數據庫包括運用各種手段得到的檔案原件的電子文本，及辦公自動化產生的電子檔案，是數字化的檔案實體信息。檔案資源數據庫應當貯存館藏檔案的主要或所有內容。創建檔案資源數據庫是檔案信息化的基礎，是檔案館信息建設的立足之本和核心內容。創建檔案資源數據庫的技術難度較小，計算機軟件程序較易開發；但對館藏量較大的檔案館，設備和資金的投入較多，工作量較大，檔案信息化建設周期較長，因此創建檔案資源數據庫將是一個長期而艱巨的工作。檔案信息二次開發是指利用各種計算機技術、多媒體技術、通信技術等對檔案及相關信息進行再次開發。包括對檔案實體的“數字化編研”以及相關信息的專題開發，形式上可以是豐富多彩的。檔案信息二次開發是檔案資源信息再利用的升級，它所蘊含的信息量和信息價值將是無比巨大的，它是檔案資源信息化開發的高級內容，它的難度比檔案資源數據庫的建立更大，信息開發的好壞直接取決于檔案專業人才和計算機開發人員的能力。

在信息社會，面對眾多的信息“競爭對手”，檔案部門要想立于不敗之地，就須保持自己的本色，向社會提供真實可靠的信息，樹立一種提供真實信息的信譽，這是檔案部門在信息時代立足的“本錢”，也是吸引別人利用的魅力所在。但也要認識到，將所藏檔案不加分類、區別地數字化，單純追求網上檔案信息存量并不可取，因為，由于眾多因素使我們的檔案中存在部分的“死檔案”，并不具有真正的價值，對此不必進行“信息化”加工，相反要做適時適當的處理。

四、如何實現檔案信息化建設

檔案信息化建設要運用辯證思維，既不能盲目從新、脫離實際，也不能墨守成規、固步不前；既要看數量，更要講質量；既要著眼于本身，也要關注相關事物。檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中，應該多做調查、分析、研究。要加快檔案管理現代化、信息化的建設，應主要做好幾方面的工作：

（一）加強領導、提高認識

加快檔案信息化的建設，要更新各級領導的知識領域，檔案管理的現代化，首先是檔案管理者的現代化，否則檔案管理現代化、信息化就是一句空話。同時，應聘請專門的檔案管理人才組織相關的業務培訓，改變現有干部的知識結構，以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）加大投入、增配軟、硬件設施，開發適合本部門、本行業使用的專門的檔案利用軟件

要加快檔案信息化的建設。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，從而使檔案信息化建設加快發展。

（三）引進和培養現代化管理人才

從目前基層檔案工作人員學歷上看，檔案管理專業的人員非常少，這對檔案管理現代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是適度調入檔案專業的大專院校畢業生，對有發展前途的年輕干部，加大業務培訓，以適應現代化、信息化管理的需要。

總之，加快檔案信息化建設，要加強領導、提高認識。認真研究，合理規劃，爭取支持，加大投入，配備人才；要抓住機遇，努力把檔案信息化建設作為政府電子政務建設中的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平、工作效率，提升服務質量；要制定信息化建設的中期規劃和短期目標，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設施，打好工作基礎，使檔案的管理水平邁上一個新臺階，為社會創造更大的經濟效益和社會效益。