強化衛生監督檔案工作應采取的措施

白 爽

（牡丹江市衛生局衛生監督所 黑龍江 牡丹江 157011）

衛生監督檔案是指各級衛生監督機構在衛生監督、監測(衛生質量抽檢)、衛生行政稽查、衛生行政許可、衛生行政處罰、衛生宣教、科研培訓及黨政管理等活動中直接形成的，對本單位工作具有查考、利用和保存價值的,以紙質、光盤和電子文件等形式存在的歷史記錄。衛生監督檔案工作是衛生監督工作的重要組成部分，建立、健全、完善衛生監督管理檔案是提高衛生監督工作質量和科學管理水平、加強規范化建設的必備條件。為此，衛生監督機構應采取各種有效措施，強化衛生監督檔案工作，更好地為衛生監督事業健康發展服務。

一、加強法制宣傳，增強全體衛生監督人員的檔案意識

衛生監督部門要增強全體衛生監督人員的檔案意識，就要利用各種學習、培訓、會議等場合向衛生監督人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》，衛生部、國家檔案局《衛生檔案管理暫行規定》、《黑龍江省衛生檔案管理實施細則》，通過學習宣傳，讓每一位衛生監督人員都能認識到衛生監督檔案是國家檔案的重要組成部分，它真實地、準確地記錄和反映了衛生監督活動的全過程，是規范衛生監督行為，提高衛生監督質量，明確衛生監督責任，總結衛生監督工作，分析衛生監督案例、研究衛生監督發展歷史的重要依據，只有正確認識衛生監督檔案工作，才能正確處理好衛生監督工作和檔案工作的關系，才能相互促進，相得益彰。這樣，使得衛生監督人員就可以主動地加強衛生監督檔案工作，確保衛生監督檔案工作與衛生監督活動同步進行，為衛生監督檔案工作提供一個優良環境，使衛生監督檔案更好地為經濟建設服務。

二、提高認識，加強衛生監督文件材料收集歸檔

衛生監督管理工作形成的文件材料是衛生監督管理活動的整體反映，是在衛生監督管理活動中形成的、真實記載衛生監督管理活動的原始記錄。同時，衛生監督管理文件材料是衛生監督管理工作的重要依據，又是維護衛生監督管理相對人合法權益的有力證據。因此，一要加強檔案法律、法規的學習宣傳，提高對衛生監督管理文件材料收集歸檔工作重要性的認識，提高檔案工作人員的法制觀念和業務素質，明確衛生監督管理文件材料收集歸檔工作的責任。要通過學習、宣傳，將檔案意識根植于各級領導和有關人員的頭腦中，使領導和有關人員把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，同時還要使領導和有關人員認識到歸檔工作是一項綜合性、全局性的工作，不是檔案部門自己的事，只有各職能部門相互配合才能把歸檔工作做好；二要落實“三同步”，以保證收集歸檔工作順利進行。在衛生監督管理工作程序中，在審查衛生監督管理相對單位報批文件的同時，要同步審查報批文件材料是否齊全、標準規范；在制定衛生監督管理工作計劃時，要同步規定文件材料整理和歸檔工作的時間和進度；在制定各有關部門和人員的崗位責任制時，同步規定文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作的職責，并且作為考核與獎勵的一個條件，營造一個主動歸檔的良好氛圍。

三、夯實基礎，規范衛生監督檔案管理工作

衛生監督機構的檔案管理人員要監督和指導衛生監督文件材料形成科室的兼職檔案人員，并開展衛生監督檔案工作的檢查、總結、培訓等活動，集中精力把檔案業務基礎建設擺上重要位置。同時，要建立健全檔案管理各項規章制度。如：要建立文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度；制定檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、借閱等制度，并把具體要求列入衛生監督工作標準、工作程序及各科室和人員的崗位職責。檔案員保證各種形式、各種載體的檔案收集齊全、完整，做好檔案的保管、統計、提供利用工作，實現規范化、標準化、現代化管理，為提高衛生監督檔案開發利用打下良好基礎。衛生監督檔案工作還要加快檔案管理現代化步伐，用現代信息技術管理衛生監督檔案，以適應衛生監督檔案信息化建設的需要，不斷提高衛生監督檔案管理水平。

四、擴大檔案信息儲備，發揮衛生監督檔案作用

在當今信息時代，衛生監督工作離不開衛生監督檔案信息，領導決策也離不開檔案信息。充分利用衛生監督檔案為國家宏觀經濟管理服務，為領導決策服務，是衛生監督檔案工作面臨的重要課題。目前衛生監督事業迅猛發展，信息存取技術、特殊載體、電子文件以及國際互聯網的出現及廣泛應用，為衛生監督檔案信息的社會利用提供了技術支持。開拓衛生監督檔案輸入渠道，不斷增加衛生監督檔案信息的儲存量，并適時更新檔案資料的內容，提高檔案信息利用率；要加緊衛生監督檔案信息檢索工具的編制工作，強化開發衛生監督檔案信息的手段，加強信息儲存和檢索向“高效、高速、完整”的目標邁進，應積極運用計算機輔助檔案管理，實行文字、圖表、聲像等不同門類、載體檔案的存貯和開發，實現檔案信息網絡傳輸，最終實現信息資源共享，為衛生監督事業的發展服務。

五、更新知識，提高衛生監督檔案人員的素質

衛生監督檔案人員的素質高低，直接影響到衛生監督檔案工作的開展和檔案管理水平的提高。從目前情況看，各級衛生監督機構的檔案人員除極少數經過正規系統的檔案專業知識學習外，大多數只經過簡單的檔案培訓班培訓，基本都是邊干邊學，且大多數檔案人員身兼數職，談不上對檔案專業知識的學習，只能起到檔案保管員的作用。而衛生監督工作對檔案人員的要求是很高的，它既要求衛生監督檔案工作人員具有良好的政治素質，又要有較高的文化知識、檔案專業知識和現代化管理知識，還要掌握與檔案工作相關的衛生監督專業理論知識，熟悉衛生監督工作程序。為此，要發展衛生監督檔案事業，關鍵是要培訓一支高素質的檔案工作人員隊伍。一是要通過組織參加衛生監督機構及檔案行政管理部門舉辦的各類相關培訓班、專業教育，崗位自學等形式，提高檔案人員的文化素質和專業水平。二要經常開展檔案管理經驗交流，邀請檔案專家到單位進行業務指導，或主動到有關單位學習取經，取人之長，彌補自已工作的不足，這些均是提高衛生監督檔案人員素質的良好途徑。三是檔案工作人員還要加強現代化管理知識的學習，如計算機軟硬件基本知識、網絡工程和信息系統知識，樹立科學的管理觀念和思想，能夠熟練運用計算機及其網絡系統，提高檔案現代化管理的能力和水平，使衛生監督檔案管理人員成為具備衛生監督、計算機、檔案知識的復合型人才。