淺儀辦公自動化對檔案工作的影響

劉浩巖

（黑龍江省八五四農場 黑龍江 虎林 158403）

21世紀，隨著計算機技術的日益發展，社會各個領域在辦公自動化的環境下，已經形成了大量的電子文檔。如何管理好、利用好電子文檔，如何讓其發揮網絡優勢，開發信息資源，提高工作效率，這些都有著非常重要的現實意義。我國國家檔案局2002年發布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》將電子文件定義為：“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”這種通過計算機信息系統的統一管理組成電子文檔系統，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復利用，并且可以迅速完成各領域內部管理信息的傳遞和交流。

一、辦公自動化對檔案的影響

（一）檔案電子文檔信息載體的原始性。紙質文件的內容和載體不容易分開，如復制能立刻辨別出原件和復制件。電子文檔可以無限制地復制，原件和復印件幾乎沒有區別。因此，如果管理不規范，電子文件的原始性很難鑒定。

（二）檔案電子文檔信息內容的易改性。修改紙質文件很不方便，修改后會留下痕跡。電子文檔的修改非常簡便快捷，而且不會留痕跡。這也給鑒定檔案的原始性增加了難度。

（三）檔案電子文檔載體多樣化。由于各社會領域都在廣泛使用計算機技術，所以產生了大量的電子文件，其中相當一部分為了完成現行有效且對工作具有查考價值和憑證作用的文件便轉化成電子文檔。隨著計算機技術及光學技術的不斷發展，機讀檔案近年來也急劇增加，已在歸檔材料中占了較大的份額。

（四）檔案電子文檔形成速度快。在計算機上起草文件，從擬稿、審稿、簽發、打印、校核、發文到最后立卷歸檔，不但速度大大提高，而且減少了抄寫和檔案部門重新整理等中間環節。

（五）檔案電子文檔產生的背景及相關信息的不完整性。紙質文件在辦理過程中，有主管領導批示、簽字、核稿、呈批、簽發等諸多環節，它們一旦形成會自然依附于紙質文件，以便于文件的利用。電子文件的背景信息不會自然依附，如不注意收集就會丟失，失去原有的利用價值。

（六）檔案電子文檔對信息技術具有依賴性。電子文檔的閱讀和處理必須通過計算機才能進行。如果離開計算機技術，電子文檔會因無法閱讀而完全失去利用的價值。

二、辦公自動化為檔案管理工作提出更高的要求

（一）對檔案工作的規范化、標準化要求更高。辦公自動化的運用，要求檔案工作必須做到規范化、標準化。只有規范化的檔案信息才能用計算機處理，才能在公共網絡上進行交流和共享。因此，檔案管理的各項基礎工作必須實行標準化、科學化。我國就有關電子文檔的《規范》提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制；②設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等；③對電子文件采用防錯漏和防調換的標記；④對電子印章、數字簽署、數字加密等采取防止非法使用的措施。

（二）實現文件與檔案管理一體化

在實現文件與檔案管理一體化辦公自動化中，文件處理與檔案管理直觀地表現為一個連續的過程.如請示、報告、外來公文，這些都需要辦公室處理。當辦公室接到公文后，不但要在電子計算機上對其特征進行著錄，還要對文件內容和主題進行分析，確定內容特征標識，完成標引過程，這就是文檔一體。隨時辦理隨時歸檔的電子檔案管理模式比往年第二立卷歸檔的做法大大減輕了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和質量，提高了檔案信息的查全率和查推率。可見，辦公自動化為文件和檔案管理一體化提供了客觀條件。

（三）利用與保密的關系復雜化。辦公自動化形成的特殊載體的檔案在利用上同紙質檔案有所不同。這就要求我們在機讀檔案的利用工作中必須嚴格遵守有關的管理制度和辦法。否則，失密、泄密將在所難免。為了防止有些檔案信息被修改和泄密，應按電子檔案的內容性質限定閱讀范圍。

對檔案保管條件要求更高，辦公自動化形成的特殊載體檔案是高科技條件的產物，它對管理和保管環境有很高的要求：庫房除具備一般庫房所應具備的防潮、防盜、防火條件外。對防磁和溫度的要求也比較高。同時歸檔電子文件的保管除符合紙質檔案的所有要求外，還應符合下列條件：①歸檔載體應作仿寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；②單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。③存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。

（四）對管理人員的素質要求更高。辦公自動化后，檔案管理人員要不斷提高自身素質，提高科學文化知識水平，這樣才能更好地做好檔案管理工作。檔案管理人員面對辦公自動化的挑戰，不僅要加強對檔案管理技術和計算機科學技術的學習，還應盡快改變自己的知識結構，努力學習新知識，掌握新技術，了解和熟悉新設備的工作原理、特點、功能、使用方法、提高管理水平和業務能力，以適應現代管理工作和科學技術發展的需要。

參開文獻：

[1]劉嘉嘉河北省電力公司文檔辦公自動化系統[J]；辦公自動化；2003年12期.

[2]肖洪雋魯布革電廠辦公自動化系統[J]；云南電力技術；2006年05期.