事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的若干問題

路晉超 賈彥敏 林建民

（北京市房山區(qū)建筑安全監(jiān)督局 北京 房山 102488）

事業(yè)單位對檔案的管理需要非常細(xì)致的工作和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，檔案管理的好壞直接關(guān)系著事業(yè)單位的綜合能力是否能夠提高。隨著高科技的信息化管理的引進(jìn)，檔案的管理也需要跟進(jìn)，為此，本文針對事業(yè)單位檔案管理的信息化管理提出了幾點個人意見和想法，希望對各界同仁有所幫助。

1.檔案管理信息化必要性

檔案管理的信息化，指的是把原有的檔案實體模式改變成將檔案實體以信息化的方式回饋給客戶，服務(wù)于社會。以最快最簡潔的方式回饋并服務(wù)于社會群體，使之獲得最大的利益。檔案實體信息化的管理是否得當(dāng)，直接關(guān)系著檔案信息資源是否能夠合理的進(jìn)行分類、分析以及加工的過程，從而最終能夠提高檔案管理的效益。相比傳統(tǒng)的檔案管理資料，電子檔案管理更加快速便捷，效率更高，同時，檔案管理的成本也會大大的降低。

然而，對于目前而言,事業(yè)單位對檔案的管理還是以手工操作為主，少數(shù)單位即使安裝有人事檔案管理系統(tǒng)，也沒有合理的利用，懂得管理技術(shù)的人員有限，或者，因為檔案管理系統(tǒng)的功能有限，僅限于將部分個人檔案和信息輸入到計算機，統(tǒng)計數(shù)據(jù)極大的不完善，或者，當(dāng)工作人員在調(diào)動檔案和資料檢索時，工作人員仍然是按照以前的思路進(jìn)行，對新鮮事物避而不聞，依舊按照之前的思路進(jìn)行手工操作，最終導(dǎo)致信息化技術(shù)無法得到具體的實施和開展，檔案的信息化管理也不能更好的適應(yīng)時代的發(fā)展。

2.制定檔案管理信息化總規(guī)劃

為了更好地完善檔案信息化的管理，相關(guān)的規(guī)章制度的制定是非常必要的，為此，相關(guān)的檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照事業(yè)單位的制度處理，服從其發(fā)展戰(zhàn)略部署。從本單位自身的條件及發(fā)展方向出發(fā)，更進(jìn)一步的調(diào)查，并附以科學(xué)的考證，最終制定出具有可行性的檔案管理信息化總方案，在近期規(guī)劃和長遠(yuǎn)的規(guī)劃中，使之服務(wù)于社會，具有很強的管理實施價值，通過網(wǎng)絡(luò)信息化的制定，最終使檔案的管理形成一個龐大的檔案管理信息化系統(tǒng)，推動檔案信息化管理的發(fā)展和與工作人員進(jìn)行信息化管理之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。此外，為了更好地實施信息化技術(shù)的管理，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)高度重視系統(tǒng)對事業(yè)單位的時效性、可擴展性以及靈活性，使之獲得信息服務(wù)目標(biāo)的大力支持，制定優(yōu)秀的信息化總規(guī)劃勢在必行。

3.構(gòu)建實用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)

構(gòu)建實用的信息網(wǎng)絡(luò)對檔案管理至關(guān)重要，建立一個優(yōu)質(zhì)的檔案網(wǎng)站，成為信息化管理中的重中之重，通過檔案網(wǎng)站的網(wǎng)頁發(fā)布相關(guān)的檔案信息，提供給客戶相關(guān)的檔案服務(wù)，包括：檔案信息的網(wǎng)絡(luò)咨詢、搜索、以及電子文檔的歸檔等，這些對檔案的管理都具有很好的效果。

檔案信息化構(gòu)建中，應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)歸到事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)，使之成為一體化系統(tǒng)，同時，將單位所有部門的信息統(tǒng)籌全部加進(jìn)去，實現(xiàn)資源的共享，最終是檔案管理具有更高的系統(tǒng)綜合效益。

此外，在選擇檔案信息管理系統(tǒng)過程中，還應(yīng)該使用省級能力和開發(fā)能力較高的系統(tǒng)，因為這個是檔案管理系統(tǒng)中重要的一個環(huán)節(jié)，只有具有強大的軟件管理系統(tǒng)，才能使搜索能力更強，計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢才會越發(fā)的明顯。在選擇檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)首先滿足國內(nèi)外的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前的主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外軟件、硬件實力公司的支持，保證其升級換代，沒有后顧之憂，最大程度的降低系統(tǒng)開發(fā)的成本，另外，設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡可能的考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時間以及傳遞速度等。

4.實現(xiàn)信息資源的數(shù)字化管理

檔案的管理，應(yīng)緊跟時代的腳步，信息資源的數(shù)字化是檔案信息化管理的重要前提，也是檔案原件保護(hù)的必要手段。實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的管理，應(yīng)使用先進(jìn)的信息手段，將檔案部門的相關(guān)物質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，建立成檔案全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)可，通過網(wǎng)絡(luò)提供。

5.規(guī)范檔案信息化

檔案信息化管理的是否標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，對檔案的信息化建設(shè)其中至關(guān)重要的作用。事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身的需求與特點制定適合自己內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)，從實踐中不斷的完善。檔案的管理應(yīng)對各部門的檔案內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以及格式統(tǒng)一制定規(guī)范，其次，也應(yīng)該對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件文檔、數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行規(guī)范，使得以后的電子目錄存檔更加的方便，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換等問題。

6.提高檔案工作人員素質(zhì)要求

檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)新觀念。心態(tài)調(diào)整好，根據(jù)公司的規(guī)定不斷的學(xué)習(xí)必要的網(wǎng)絡(luò)知識與技術(shù)，對紛繁復(fù)雜的網(wǎng)上信息進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，滿足企事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)的最大需求。

[1]首小琴;論高校檔案信息化建設(shè)的實踐路徑[J];學(xué)理論;2011年12期.

[2]王利國;高校檔案工作存在的問題及對策[J];蘭臺內(nèi)外;2010年04期.