試論高校檔案數(shù)字化建設(shè)

鐘 鋒

（廣東金融學(xué)院 廣東 廣州 510521）

高校檔案管理的信息化與數(shù)字化即指高校結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫模式將多媒體應(yīng)用發(fā)展成為新一代檔案儲存的電子形態(tài)。這個形態(tài)不止可以將網(wǎng)絡(luò)信息和檔案信息以數(shù)字化形式完成資源的共享與儲存，還能利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案資源進行科學(xué)地管理與分配。數(shù)字化檔案打破了時間與空間的限制，使用者可以在任何時間和地點利用網(wǎng)絡(luò)進行查詢和得到服務(wù)，克服了紙質(zhì)檔案服務(wù)的種種弊端，實現(xiàn)了檔案資料的共享和科學(xué)合理運用。

一、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)概述

高校檔案管理平臺是有關(guān)學(xué)校文件與學(xué)生檔案的信息庫，其中涉及到教學(xué)工作與人事處理等高校管理工作，如果出現(xiàn)偏差就可能導(dǎo)致嚴重的后果。譬如個人檔案的遺失造成學(xué)生戶口成黑戶或因缺乏證件而難以就業(yè)等后果。所以高校一般都會設(shè)置檔案管理室和專門負責(zé)人來對高校檔案實行集中式管理。但大都屬于傳統(tǒng)的檔案管理模式，不免發(fā)生意外事故，且由于管理人數(shù)和應(yīng)用工具有限，在管理過程中也往往出現(xiàn)混亂局面尚無章法。而如今高校檔案管理的信息化與數(shù)字化，就是將所有人為化管理的弊端予以摒除。利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，徹底實現(xiàn)高效檔案管理的信息化與現(xiàn)代化，切實推進我國高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

高校檔案的數(shù)字化管理即指我國高校與時俱進，依據(jù)國家檔案建設(shè)管理部的有關(guān)規(guī)定，于日常檔案管理過程中引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用，將傳統(tǒng)的人為化檔案管理轉(zhuǎn)為信息化與數(shù)字化的資源網(wǎng)絡(luò)平臺。通過管理模式的改變，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開新時代的檔案管理工作。由易損易丟又不易儲存的實體保管轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌臄?shù)字化儲存方法，這是我國高校檔案管理趨于數(shù)字化與現(xiàn)代化的發(fā)展方向，更是高校積極引進計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與軟件應(yīng)用技術(shù)的有效改革，對我國發(fā)展現(xiàn)代化高效檔案管理有著重大的推廣和促進作用。在保證信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效運營的前提下，擴大技術(shù)創(chuàng)新與技術(shù)引導(dǎo)，這也是高校檔案管理工作的重要組成部分。

二、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）有利于高校檔案內(nèi)容的信息化。首先高校傳統(tǒng)的檔案管理工作主要體現(xiàn)于實物保管。這種實物管理有極大的人為弊端。譬如管理員的疏忽與遺漏。過于繁重的工作量，對于管理員來說一直是個難題。檔案多而亂，缺失不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。管理員常常是深陷案海之中卻毫無頭緒，傷一發(fā)而動全身的事實導(dǎo)致檔案記錄與整理難度進一步加大。但是現(xiàn)代化與數(shù)字化的檔案管理就可以規(guī)避以上問題。因為信息化管理平臺的建設(shè)促使高校檔案信息收集的自動化與網(wǎng)絡(luò)化，不僅擁有得天獨厚的信息收集條件，而且依靠計算機網(wǎng)絡(luò)的龐大數(shù)據(jù)庫還可輕松完成信息儲存。一切檔案信息都將在同一時間歸整。同時這些檔案信息也可以通過計算機的自動編目與自動檢索完成儲存立卷和自行轉(zhuǎn)檔等管理工作。其次，紙質(zhì)和實物保存方法的占地面積大，不如將檔案儲存在硬盤中保險與輕便。這種數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)換不僅可以節(jié)省人力成本，而且還可優(yōu)化工作效率。作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，信息化的檔案管理可令人不受空間與時間的限制進行信息上傳和檔案查閱。高校檔案管理的信息化與數(shù)字化在最大限度上開放了個人檔案的查閱、收集、編撰、搜索等網(wǎng)絡(luò)通道，更有利于檔案查閱工作的高效運作。

（二）有利于高校檔案管理工作的規(guī)范化。高校檔案管理工作作為高校行政事務(wù)的主體，在學(xué)校管理中處于重要位置。檔案管理的高效與否直接決定著學(xué)校管理秩序的正常運行。信息化與數(shù)字化的檔案管理模式可以促使高校檔案管理工作的規(guī)范化和高效化。不僅可令檔案管理員及時將檔案信息進行歸處理，還能將各類基礎(chǔ)文檔進行及時上傳與歸檔。通過信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)文檔管理的權(quán)限設(shè)置，建立領(lǐng)導(dǎo)處理意見的通知與下達以及個人的權(quán)限查閱。至年終歸檔中可在數(shù)據(jù)庫中下載檔案信息的清單，然后在系統(tǒng)中完成整個檔案信息的盤查工作。上傳檔案管理數(shù)據(jù)到信息化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，直接就可完成檔案信息的錄入。分檔處理與編號整理等信息化管理程序也都是數(shù)字信息化的高效運用。如此一來不僅實現(xiàn)管理管理的高效運行，也能夠使不同部門之間的工作得到溝通和協(xié)調(diào)，促使高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案工作標準化、規(guī)范化缺乏。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式根深蒂固。如今建設(shè)信息化的檔案管理平臺可能會遇到標準缺失等技術(shù)問題。雖然檔案管理軟件五花八門，但是具有實用性的軟件卻十分鮮有。我國在信息化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中缺乏實用型與應(yīng)用型的軟件開發(fā)和自主創(chuàng)新。檔案管理軟件往往漏洞百出，在實際管理過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準。譬如檔案管理軟件的型號與質(zhì)量具有很大差異，可見我國高校不重視信息化檔案管理平臺的建設(shè)，不僅未引進科學(xué)的硬件設(shè)施，而且未建立檔案管理系統(tǒng)中規(guī)范的編碼與標準。

（二）檔案信息資源的開發(fā)手段落后。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式體現(xiàn)于紙質(zhì)與實物管理，這樣的模式存在諸多弊端。紙質(zhì)容易混亂和丟損，而且還需要留置空間。分檔與查閱起來非常不便。而其他檔案的載體形式，譬如聲像檔案最終也會被無形態(tài)無空間無人工的電子檔案所代替。檔案信息資源的開發(fā)其實是多載體與全方位的信息資源轉(zhuǎn)換。高校檔案管理工作不能只限于檔案的歸檔與記錄，更要對分檔后的檔案信息內(nèi)容進行熟悉和掌控。只有時刻跟進收集、下載、查閱、銷毀等管理程序的更新，才能促進高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)與開發(fā)。在實際的操作過程之中，因為制度缺乏創(chuàng)新或者遭到抵制，不少檔案資源開發(fā)的技術(shù)推廣效果欠佳。

（三）缺乏復(fù)合型人才。高校檔案的信息化管理需要兼顧檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才。檔案管理的信息化不僅是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)管理平臺應(yīng)用，更是檔案管理中實現(xiàn)信息化與數(shù)字化的資源整合。管理人員必須經(jīng)過系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)課程，對自動化與網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺的技術(shù)應(yīng)用進行統(tǒng)一的學(xué)習(xí)與實踐。如果信息化檔案管理人員的專業(yè)知識與個人素質(zhì)偏低，就會影響檔案管理平臺的正常運作以及績效達成。高校內(nèi)也普遍存在不重視檔案管理工作，應(yīng)聘者大多屬于知識單一和技能不足的社會人員。由于缺乏信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理知識，所以管理員根本達不到發(fā)展信息化檔案管理平臺的建設(shè)要求與發(fā)展?jié)撡|(zhì)。特別是當(dāng)前不少高校檔案管理人員存在著年齡結(jié)構(gòu)偏大，知識結(jié)構(gòu)陳舊，思想保守等一系列的問題，對于檔案服務(wù)工作產(chǎn)生了很多消極影響。

（四）存在安全隱患。高校檔案的信息化管理主要表現(xiàn)為應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理知識。所以很容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題。在管理檔案信息的過程中尤為應(yīng)該重視檔案信息安全。針對這種現(xiàn)象我國高校應(yīng)該設(shè)置檔案管理平臺的安全技術(shù)顧問。時刻對本單位的檔案管理平臺進行安全技術(shù)的更新與維護。時刻低檔外來網(wǎng)絡(luò)的不法侵害與內(nèi)部信息調(diào)閱的違規(guī)操作。信息安全部要組織專業(yè)人員防止檔案管理系統(tǒng)遭到非法入侵。還要保障檔案信息的合法調(diào)閱與下載，保持安全網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新維護，在建設(shè)檔案信息化管理平臺的過程中維護檔案信息的保密性與隱私性。

三、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

高校檔案管理的信息化與數(shù)字化建立在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理理念的基礎(chǔ)上，即為數(shù)字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數(shù)字化的系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。高校利用檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可實現(xiàn)信息載體的革新，還可實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的建立。優(yōu)化資源建設(shè)，規(guī)避物理載體儲存信息的弊端。全部以數(shù)字形式記錄于磁盤等計算機信息存儲器中的處理辦法，更有利于院校構(gòu)建數(shù)字化校園體系。其中數(shù)字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現(xiàn)代化的規(guī)章制度。

（一）加強檔案的標準化、規(guī)范化建設(shè)。高校檔案管理的信息化建設(shè)必須摒除傳統(tǒng)檔案管理中的實物收集。將實物保管轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字儲存，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺的上傳與共享，并采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行資源建設(shè)。建立標準化和規(guī)范化的檔案管理工作體系，將收集、查閱、上傳、下載、權(quán)限等管理項目實施一體化的管理模式，以保證檔案信息的數(shù)字化與完整性。譬如文本圖形與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及運行系統(tǒng)和軟件應(yīng)用等一體化管理方面的規(guī)范，還包括元數(shù)據(jù)和檔案處理等對數(shù)字化文檔的處理。實現(xiàn)脫機保存的信息化管理。基于標準的系統(tǒng)運行建立互通共享的數(shù)字化管理制度。促使檔案管理工作的數(shù)字化和規(guī)范化，將檔案的收集與整理都確保在電子化中完成。實現(xiàn)信息化管理還要借助信息錄入軟件與數(shù)據(jù)庫的維護，實施電子化檔案管理，嚴格備份以防丟失現(xiàn)象。

（二）建立有效的安全保障機制和評估督導(dǎo)機制。高校檔案管理的信息化建設(shè)必須建立數(shù)字化的檔案系統(tǒng)。所以需制定現(xiàn)代化檔案管理的規(guī)章制度。將電子化檔案管理的工作準則與操作流程，歸入檔案一體化管理制度之中。它包括歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、權(quán)限制度、安全制度等。建立安全保障制度和評估督導(dǎo)制度。在保密性中實現(xiàn)檔案信息的嚴格管理和有效監(jiān)控。促使檔案管理員掌握檔案管理的安全性知識，更要學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等計算機操作技能。在日常管理制度中加入評估制度，考核管理員的工作表現(xiàn)和業(yè)績達成，借助評估體系提升管理員的檔案管理水平。對評估制度進行細化，并將評估結(jié)果和管理人員的工資、獎金、晉升等掛鉤，提高管理人員工作的積極性和主動性。

（三）建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料資源共享。高校檔案管理的信息化建設(shè)必須建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)自動化的欄目編制與資源共享，做好后臺數(shù)據(jù)維護和檔案歸檔處理。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與信息化，實現(xiàn)檔案信息儲存的網(wǎng)絡(luò)化和自動化。推進高校檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新與資源共享，實現(xiàn)檔案信息的互動。高校應(yīng)在全校各部建立內(nèi)部信息與外部信息的分離，處理上傳程序，確保檔案信息的及時溝通，促進高校信息的有效收集。還應(yīng)利用信息技術(shù)發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺的穩(wěn)定性與便利性，促進全校范圍的信息集成與共享。設(shè)定管理平臺的系統(tǒng)開發(fā)與維護，保證檔案的儲存與管理以及網(wǎng)絡(luò)安全的穩(wěn)定運行。

（四）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設(shè)。高校檔案管理的信息化就要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才，招聘具有檔案管理知識和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的綜合性人才。高校領(lǐng)導(dǎo)還要建立檔案管理員的培訓(xùn)機制，對檔案管理員進行專業(yè)化與現(xiàn)代化的檔案管理培訓(xùn)課程，培養(yǎng)高素質(zhì)和高水平的管理員，堅持崗位再教育，實現(xiàn)高校檔案管理專業(yè)人才的職稱評聘與晉升機制。可以采取校內(nèi)定期培訓(xùn)和校外交流合作的方式。校內(nèi)的培訓(xùn)可以聘請相關(guān)的專家學(xué)者來校授課，或者采取校內(nèi)檔案人員定期交流的方式進行，當(dāng)然，還應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，采取網(wǎng)絡(luò)授課等形式。校外交流的方式主要是和兄弟院校進行交流與合作，可以采取實地考察等形式。

結(jié)語

高校檔案數(shù)字化能夠提高工作效率，節(jié)約人力資本，提高服務(wù)水平。當(dāng)數(shù)字信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，高校檔案工作應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，創(chuàng)新工作和服務(wù)方式，進一步提高數(shù)字化建設(shè)水平，更好的為高校正常的教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)。

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