淺談企業檔案的收集歸檔和整理

顧玉妮

（臨沂市蘭山區檔案局 山東 臨沂 276000）

企業檔案是記錄和反映企業各項生產活動和歷史面貌的第一手材料，是生產、經營、管理和科研生產等各項工作的依據和參考，也是企業的寶貴財富。筆者從企業檔案收集的現狀出發，提出了如何更好的收集企業檔案的途徑，以及如何搞好企業檔案歸檔整理，談談自己的認識和體會。

一、企業檔案的收集

企業檔案的收集，就是指企業檔案管理部門按照檔案整理有關要求對企業內部各部門應歸檔的文件材料進行收集，并且根據企業生產經營活動的需要，向有關方征集對本企業有用的文獻資料的一項工作。收集工作是檔案工作的工作起點和基礎，也是檔案整理的首要環節。這項工作做得好與壞會直接影響到檔案整理歸檔得水平。所以，在整理歸檔工作之前，一定要先做好此項工作。

1、收集工作的要求

大部分的企業只注重產品的收益，并沒有真正認識到檔案工作的重要性，致使檔案意識不強。在整理歸檔時，檔案資料收集不全，比如只重視對現企業辦公室內材料的收集，而忽視了生產經營中形成的各種統計報表、市場信息、其他部門的工作計劃、總結、調研材料;只注重收集文書歸檔材料，而忽視其它類型的材料，如實物、照片等，從而導致檔案門類不全，內容不完整。

1.1 收集企業檔案的途徑

檔案收集的完整、齊全、系統，對檔案整理歸檔工作的影響很大。如果收集不齊全，就會有很多具有價值的檔案資料沒有歸檔，勢必造成檔案資料的遺失。在利用方面，想查閱時查不到，給利用帶來眾多不便。可見，做好檔案材料收集工作，是企業檔案工作整體建設的基礎和保證。筆者認為可以從以下幾個方面來完善企業檔案的收集工作。

1.1.1 完善檔案歸檔制度，其中所講的歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，企業應該制定自己的歸檔制度，明確歸檔范圍、時間和要求，把立檔單位形成的各種門類檔案應全部納入收集范圍，做到完整無缺。同時還應加強文件材料的管理，制定收發文登記制度，做好各項發文和收文登記。

1.1.2 加強宣傳，提高檔案專（兼職）人員的檔案意識。從檔案人員本身來說，只有認識到檔案工作的重要性，才能立足本職，積極做好服務工作。檔案部門應通過各種渠道，進行《檔案法》的普法宣傳教育，普及檔案基本常識，用具體實例闡述檔案的性質、地位和作用，使人們充分認識到檔案企業發展過程中的重要作用。

1.1.3 加強對企業檔案人員的業務培訓。通過培訓，使工作人員熟悉檔案整理流程，增加檔案意識，自覺遵守檔案管理的各項規章制度。其中加強檔案的組織管理是檔案收集工作的組織保證。

二、企業檔案的歸檔整理

檔案收集工作的目的在于提供利用，只有及時、廣泛地提供利用，才能鞏固收集成果，使得這一項工作形成良性循環，以利于檔案其它方面工作進一步開展。檔案收集上來以后，要及時對文件材料加以整理。通常情況下，收上來的文件材料往往零散，不系統，如果不及時整理就會零亂不堪，看不出其全貌和整體構成情況。把不同時期收上來的不同材料分門別類地加以整理，就可以看出問題，有些材料內容不全，需要充實，缺失的部分要及時補充全，以免時間長了修補困難。

對于收集到的檔案，首先應該進行科學分類、合理組合、排列、編目，使檔案從無序變為有序，去粗存精，達到有目可查，有規可循。立卷過程中，要充分考慮文件來源、時間、內容和形式上保持歷史的內在聯系，堅持一個具體事件、一次會議、來文與復文、請示與批復放在一起，轉發文件與被轉發文件放在一起、性質相同的文件組在一起，保持文件材料的完整性。其次，文檔的整理工作又能促進收集工作，在整理中發現有請示無批復、有打印稿無底本，可以有的放失地進行收集，對文件資料進行科學分類，合理組合能促進檔案工作各環節良性運作。那么怎樣歸檔整理更能適應現在企業的需要。八十年代，企業檔案整理方法和機關一致。1993年，山東省檔案局、省標準計量局頒發了企業檔案分類方案和檔案編制方法，把企業檔案分為A黨群工作類B行政管理類C經營管理類D生產技術管理類E產品類F科研類G基本建設類H設備儀器類I會計類J職工檔案，檔號采取了類號、年度和盒號（案卷號）。給企業檔案制定了明確的框框和標準，近20年來為企業檔案標準化和規范化建設起到了重大作用。現在，隨著辦公自動化，檔案整理組合的方式為了適應現在的需要，也要改變和提高。2000年國家檔案局頒發了《中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）在整理細則中，明確檔案按件整理，按件進行整理便于進行檔案歸檔，簡化了整理手段，為檔案工作者帶來了福音和解放。對企業檔案的整理辦法沒做明確細致的規定。筆者認為，企業檔案也可跟隨機關檔案的整理方法，按件進行整理。那么企業檔案按件進行整理有幾個問題需要明確一下：企業檔案的歸檔章內容和機關的不完全一樣，應設置檔號、件號、頁數、期限等主要內容，這樣編制檔號時就基本和原來的檔案銜接起來，并且能全面、準確地揭示出檔案的檢索要點，為檔案利用、著錄工作夯實了基礎。另外檔案的排列仍和過去一樣，按類、年度進行排列，只是過去卷和卷進行排列，現在是件和件進行排列。企業檔案按件進行整理，歸檔文件目錄的項目也要有檔號、件號、責任者、文號、文號、題日期、頁數、保管期限、備注等，就不需要擬寫案卷標題了，這樣不僅節省了整理費用，也適應了企業信息化建設的需要。

[1]龐旭升;應當注意對無編號文件的收集歸檔工作[J];浙江檔案;1983年Z1期

[2]郭騰飛;《科技檔案工作信息》為收集工作增添了活力[J];四川檔案;1985年03期

[3]劉福曉;;應重視收集的幾類文件材料[J];檔案;1985年05期.