現階段電子檔案管理的難題及對策探討

王 爍

（沈陽體育學院檔案室 遼寧 沈陽 110102）

現代信息技術的發展，一方面為檔案管理工作帶來了變革；另一方面也帶來了諸多的挑戰。就電子檔案管理而言，由于現代信息技術所帶來的安全問題、管理標準化等一些列問題都有待我們解決。基于此，筆者結合工作實踐，就現階段電子檔案管理中存在的難題及如何解決，作以下分析與探討。

一、電子檔案的特點

隨著現代信息技術的發展，在檔案管理領域提出了“電子檔案”的概念。它是指人們在社會活動中形成的、以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。相比傳統的紙質檔案來說，現代電子檔案主要有著以下幾個顯著特點：①在使用方式上，需要借助現代辦公設備，而不是傳統的單一的紙質形式；②電子檔案能實現數據的共享與傳輸，因而能突破地域限制；③電子檔案在存放環境方面有著特定的條件，因而相對傳統紙質檔案保管有更高要求。

二、現階段電子檔案管理工作中面臨的難題

盡管檔案管理信息化已成為21世紀檔案管理工作的趨勢，目前也取得了一定的成績。但受諸多因素的影響，現階段電子檔案管理工作中還存在著諸多亟需解決的難題。現將這些問題歸納如下：

1.真實性問題

由于電子檔案是隨社會發展而出現的新鮮事物，因而在電子檔案建立過程中，如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程，如果出現差錯，就可能導致電子檔案失真問題。同時，電子檔案在儲存、傳輸、利用過程中，如果出現失誤，同樣可能導致檔案信息失真。因此，電子檔案的維護與管理難度上遠遠高于傳統檔案。一旦發生丟失或者被篡改的現象，都有可能是不知不覺發生的。

2.原始性問題

相對傳統紙質檔案而言，由于可以從一些相關資料來核實其原始性問題，因此其原始性較為容易考究。而電子檔案的原始性則不易判斷和確認。因為電子檔案的數據往往是一種虛態的檔案，這些數據信息在生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，因此，難以區分其原始還是復制的問題。

3.完整性問題

從電子檔案的利用情況來看，由于電子文件結構復雜，儲存方式多樣，因此其內容完整性管理起來難度很高。而且電子文件是在一定的技術條件下形成的，伴隨著現代信息技術的進入與發展，由此帶來的一些文件上的變化問題，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.信息安全問題

電子檔案的管理，必然是存在于一定的網絡之中。盡管可以通過局域網等方式來最大限度地提高檔案的安全性，但其開放性任然不可避免。因此必然會由于這種開放新帶來的一些信息安全問題，比如黑客的入侵、病毒傳染、信息的非法竊取等，這使得電子檔案信息安全問題十分突出。

三、完善電子檔案管理的對策與建議

針對上述幾個主要問題，筆者認為，要化解這些難題主要從技術和管理兩個角度入手。只有嚴格的、規范的管理制度，才能使電子檔案得到更好的保存和利用；同時也只有從技術層面獲得支持，才能更好地使電子檔案得以發展。具體來說，可以從以下幾個方面來開展工作：

1.管理措施

（1）建立和完善電子檔案的管理制度。電子檔案管理的多數問題，可以從管理層面予以解決。因此建立和完善電子檔案管理制度，有著重要的現實意義。應通過建立起一些列的制度來規范電子檔案管理行為，將電子檔案的管理工作嚴格化、制度化。比如在對電子檔案的建立時間、利用次數、修改情況等應該有詳細的記錄，最大限度地避免電子檔案被惡意篡改的問題。電子檔案的數據共享和利用的重要前提，就是要保證其規范使用與管理。

（2）建立統一的電子文件管理標準。首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

2.技術措施

（1）延長電子檔案的使用期限。由于現代信息技術發展迅速，檔案文件的載體也在不斷地更新和升級，因此電子檔案文件可能面臨著使用期限的問題。必須采取技術措施來延長電子檔案的使用期限，解決好新舊技術交替所帶來的不利影響。保證電子檔案文件能夠在新的技術、新的軟件、新的更新下還能繼續使用，繼續發揮其作用。

（2）加強電子檔案的安全控制管理。信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。對電子檔案信息的保護要從入口、傳輸、使用三方面入手。簽署技術、加密技術、身份驗證、設置防火墻、安裝殺毒軟件等都是常用的保護信息安全的技術方法，在確保電子文件的真實性和權威性、保證電子文件在保存、傳輸中的安全和防止對電子文件的惡意刪改起到了關鍵的作用，不斷改進信息安全技術，是加強信息保護的重要措施。不僅如此，還應從加強安全意識，從多途徑、多方式來提高電子檔案的安全控制管理。

（3）做好硬件的更新維護。由于現代信息技術發展十分迅速，必然就涉及到技術變革，設備更新換代等問題。電子檔案所依賴的技術，同樣會隨技術的進步而作出相應的調整。這就要求我們在管理實踐中，做好更新維護工作，必須保證電子檔案在“遷移”、“復制”等過程中能保持其原始性和完整性等問題。在進行數據的轉化和更新過程中，要避免由于這種變化所帶來的負面影響，避免給電子檔案帶來損失。

四、結束語

綜上所述，在檔案管理信息化建設的趨勢下，電子檔案的應用越來越廣泛，對電子檔案的管理要求越來越高。限于當前的技術及管理水平，現階段電子檔案管理中還存在著一些有待改善的問題。因此，仍需對改進電子檔案的管理進行更深入的研究，以實現更好地對電子檔案的利用與管理。

[1]鐘瑛.淺議電子文件管理系統的功能要素[J].檔案學通訊.2006(06).

[2]蔡娜.我國電子文件標準制定現狀探討[J].科技檔案.2006，(01).