合同制工人養老保險檔案管理的問題及建議

張少輝

（定州市社會保險事業管理所 河北 定州 073000）

隨著社會經濟的不斷發展，合同制工人養老保險的檔案管理在企業中發揮著越來越重要的作用，是一項具有重大責任的社會保險流程。但目前仍存在一些問題，有待相關人員的進一步改進。

一、合同制工人養老保險檔案管理存在的問題

1、缺乏檔案管理的意識。社會保障制度相關體系的完善，使得相關部門加強了對合同制工人養老保險相關工作的認識，加大了資金和人員的投入力度。但我國很多企業大多重視養老保險業務的工作，忽略了對其檔案管理的重要性，缺乏一定的宣傳，從而導致對合同制工人養老保險檔案進行管理的意識仍然薄弱。再加上我國目前企業缺乏專門的保險管理部門，管理人員也缺乏一定的專業知識，沒有全面掌握養老保險檔案管理的相關知識和技能，對檔案管理的質量和工作效率造成了嚴重的影響。

2、管理方法和手段較為滯后。目前合同制養老保險檔案管理中面臨的最大難題就是多頭管理。多頭管理的形成主要是由于檔案管理涉及內容較為繁雜，環節較多，例如：合同制工人的養老保險資料保存在多個部門中，工人要想全面查詢自己檔案信息，必須查找多個部門，非常麻煩。再加上我國現在企業保險部門大多采用紙質來管理檔案，這樣使檔案查詢工作更加困難。近些年來，隨著計算機技術的不斷發展，電子化的計算機檔案管理系統越來越受到相關機構的青睞，但目前由于專業技術人員和設備的短缺，在實際工作中仍無法充分發揮出現代化技術的優勢。

3、管理工作人員整體素質不高。檔案管理人員整體素質的高低直接影響著檔案信息的質量，目前很多企業為了節約成本，很少聘用具有較高專業技能的管理人才。很多檔案管理人員往往身兼數職，一方面缺乏足夠的檔案管理知識，沒有熟練保險業務；另一方面企業對合同制工人養老保險管理的投入力度不夠，無法及時整理和歸檔工人的保險資料，從而很大程度上損害了工人的利益，并大大降低了企業檔案管理的整體水平。

4、執行力度不足，缺乏制約。一是由于保險經辦部門沒有投足足夠的力度來管理檔案，落實不力。一些控制制度逐漸趨于形式化，僅為了應付相關部門的抽查，當遇到實際問題時無法靈活、有效地解決。與此同時，企業內部監管部門受多方面因素的影響，無法充分發揮其重要職能，所以使內部控制制度更加流于形式化。

二、幾點建議

1、健全完善制度，樹立牢固的檔案意識。養老保險在我國經過多年發展，已積累了大量的業務資料，例如參保職工的個人賬戶、參保企業的歷年繳費資料等，這些資料不僅表現了合同制工人養老保險的發展過程，還是用于處理各種保險關系的現實依據和歷史依據，直接影響著參保職工、參保單位等的切身利益。因此，無論是企業的領導還是普通工作人員，都應重視檔案管理的工作，并將其納入企業全體員工的崗位職責和全局工作計劃的范圍內

2、更新管理觀念。在對合同制工人的養老保險檔案信息進行收集過程中，要拋棄傳統陳舊、單一的被動觀念，主動與相關渠道建立聯系，全面、真實、準確地對工人各項信息進行記錄。

3、科學歸檔，理清條理，提高檔案質量的整體水平。對合同制工人的養老保險檔案進行管理時，必須注意其條理性。由于企業養老保險檔案管理信息眾多，管理工作較為復雜，所以必須確保分門別類工作的科學性，并據此來進行歸檔，以便于為日后利用和管理工作提供更多便利。

4、提高管理人員的整體素質。由于養老保險內容具有較高的變動性、廣泛性、規范性及權益性的特征，所以對管理人員提出了更高的要求。所以，企業必須加強對已有員工的培養和提升，高度重視企業人才的引進。可以參照一下幾點：一是建立完善用人機制，聘用專業技能強的檔案管理員工；二是加強對已有員工的培訓力度，從而為提高企業工作效率和質量提供更多便利；三是提高檔案管理員工的職業道德，從而培養他們愛崗敬業、樂于奉獻的工作精神，從而為參保員工提供更加優質的服務。如果管理人員具有精湛的業務又掌握計算機技術，那么會使檔案管理工作更加智能化。

5、運用科學化的管理手段。隨著社會信息化和科技化的不斷發展，企業檔案管理動態化、數字化及網絡化的實現勢在必行，也是社會發展對企業提出的要求。企業養老保險檔案管理硬件設施環境的改善，計算機先進設備的引進及專業管理人員對程序軟件的開發，使養老保險檔案管理工作更加信息化和科學化。而檔案庫的建立，使管理人員能夠利用計算機軟件歸檔參保人的資料，從而為準確查找資料信息提供了更多便利，可隨時將變動后的參保人信息歸入檔案中。并且該管理手段的運用能夠使各級養老保險的管理機構和相關企業逐漸實現聯網目標，從而很大程度上節省了時間，提高整體工作效率。

6、加強內部基金財務的管理。加強企業內部保險經辦部門管理的關鍵工作就是建立完善企業基金財務管理。企業內部保險經辦部門的管理工作需要內部相關制度的保障，該制度應讓所有參與工作的人員遵守。必須以職務的分享原則、審批業務經辦的分享原則、資金財務的分離原則為基礎，來明確財務工作人員的具體責任。有關基金財務管理的決策應由全體工作人員來做出，嚴格根據職責權限進行分級審核，完善授權批準的手續，杜絕各種越權行為的出現。

7、加強企業內部組織結構的管理。加強企業內部組織結構的管理使企業層次順序足夠明確，協調及合作體系足夠有效。企業辦理養老保險的部門根據養老保險的業務流程、企業內職能部門的實際情況、內控管理的基本要求設計出相應的組織體系，劃分出合理的管理層次，從而為企業監督管理工作提供了更多便利。

結語

綜上所述，我們可以得出，目前我國企業合同制工人養老保險檔案管理仍存在很多問題，我們只有不斷努力加強完善力度，切實做好養老保險的檔案管理工作，尋求新的管理方式，從而使檔案管理工作更加制度化、科學化及規范化，才能為人民和社會提供更多便利。

[1]張雅娜,提高社會養老保險檔案管理的途徑[J].檔案天地，2010(9).