中等專業學校檔案管理的創新思考

楊 江

（綏化市衛生學校 黑龍江 綏化 152199）

中等專業學校學生檔案管理必須適應新形勢、新要求、新任務的需求，創新思想理念，創新管理服務，滿足學生畢業就業需要，學校能夠提供有效的服務，貴在創新。

一、管理思想創新

新思想、新觀念、新思維、新思路、新舉措，必須導致新的變革。變革就是改變傳統或舊有的模式，變革就是為了適應新的發展的要求。思想觀念的轉變、思維慣式的調整決定實踐。

檔案管理，尤其是中等專業學校學生檔案管理思想創新是為了能夠提供有效的服務為出發點和目標方向的。失去了服務的思想創新，談不上什么創新。創新就是生命力，創新就是動力，創新就是發展。傳統的管理思想、管理模式已不能適應新的發展要求。新的發展要求思想就是增強學生檔案的有用性，為學生畢業就業、擇業需要提供有效服務。一是為能夠滿足學生個體需要服務，為學生就業、擇業服務；二是為能滿足有關部門需求服務。因為，用人單位對畢業生的了解，初始都是依據學生檔案的。學生檔案既代表一個學校對學生管理與負責的程度，又代表一個學生在校培養、教育、成長的履歷情況。在一定程度上來說，對學生畢業走上社會、走上工作崗均起到一定的基礎性作用。因此，樹立全新的思想理念，適應變化發展要求，意義重大而深遠。由此看來，做好檔案管理工作，并非他人看來一件十分容易的事，如只限于表面，并非復雜。要適新應變，確有許多開拓性、創造性的工作要做。

堅持思想創新，理念創新，調整工作思想，改變工作方式方法手段，走別人沒有走過的路，且適合發展需要的路。只要有這種思想和敢于擔當的責任意識，就一定能做好學生檔案創新管理工作。

二、管理服務創新

管理服務主要指三個方面：一是在校期間的檔案管理，具體包括四個方面，即指學生基本情況信息、填檔、資料信息歸檔、檔案材料存貯的科學管理。二是畢業學生檔案管理，具體為學生本人、用人單位提供服務。三是學生畢業離校，走上社會或畢業后的后續服務，這方面如何實現創新、科學管理服務，是一個新的課題，需要積極探討，勇于實踐。針對現代社會發展變化的新現實，創新學生檔案服務利用管理是一個新領域，值得實踐嘗試。

管理服務創新，簡言之，就是如何提高學生檔案的有用性，方便學生本人，方便用人單位。否則，即失去了應有之義。所謂方便學生本人，無非就是學生畢業就業使用檔案，便于隨即提取；所謂的方便用人單位，就是用人單位能夠通過學生檔案提供的真實、準確、全面、有效的信息，用人單位能夠對學生有個總體的初步了解與把握。信息不全，缺乏代表性，會影響用人單位對學生本人在校期間學業、成長的了解，無疑對學生就業產生一定的影響。創新管理服務，就是要填補這方面的缺漏，體現出特點，顯現出特色。

做好學生檔案服務利用創新管理，要搭建好“三個平臺”，并發揮作用。

一是在校管理平臺。學生檔案在校管理應采取兩步推進的方法，其一是建立好紙介質平臺，建好學生紙介質檔案平臺庫；其二是電子介質檔案平臺庫。兩個平臺各有其優勢，建好這兩個平臺，能相互彌補各自的不足。如紙介質檔案信息更便于讀取，更有利于個人信息保護，但不便于即時的遠程任選讀取，這方面，電子介質檔案就可以彌補。當然了，電子介質檔案有時易造成信息失密，有時不便于個人信息保護。個人信息在當下乃至未來，既是資源，又是財富，極具其社會意義。

由此看來，搭建好這兩個平臺，無疑于提高檔案使用的便捷性、有效性，對畢業生和用人單位都有利，可以從多方面打破時空界限，隨即提供有效的服務需求。

二是就業使用平臺。學生檔案管理根本的無非就是為畢業生就業提供服務，也為以后成長發展提供基礎性依據，如何更好地為畢業生就業提供便捷、及時、有效的服務，無疑成為當前中等學校學生檔案實現科學創新管理的重中之重，也是最新領域，需要適應形勢發展需要和畢業生本人就業需要為工作創新目標，需要大膽探索，創新嘗試，敢于走他人沒有走過的路，推陳出新，打破傳統慣例，打破時間階段性限期，創新實施“延長管理時段”。

所謂的延長管理時段，即是指“學生在校時3年制中專或2年制中專學習，學生畢業離校后，檔案也隨即轉出學校，轉到人事部門或用人單位。如轉到用人單位，即畢業后學生就直接就業，這不是延長管理時效。延長時效，就是主要針對學生畢業后不能即刻或在一定時期都不能夠找到工作，需要一段時間，這段時間可長可短，一年、二年或三年、五年，學生和學習學校屬于同地的好辦，特別是異地，或農村的畢業生，檔案隨人走，就有諸多不便。在這種情況下，學生畢業后，其檔案不必隨學生畢業離校而轉出或帶走，那么，可否建立學校“托管”一至五年，實行延時托管機制。這樣，對于學生檔案，甚至戶籍關系，待學生就業再一并遷出，豈不更為有利。因為，目前或將來，就業的隨意性非常強，就業早已打破地域空間，特別是經濟欠發達地區的畢業生，本地就業的空間有限，尤其是中等專業學校畢業生異地就業的比例不斷加大，就業的不穩定性，就業的隨意性，不可能檔案隨人即走。就是目前已有的托管機構，也即增加畢業生的負擔，因為沒有不需要費用的托管，也沒有無償的托管。因此，學校可與人事部門及有關方面溝通協調，政府及有關方面出臺政策，千方百計為學生畢業就業創造條件，延長學生檔案在校管理時間，為畢業生就業提供便利，創造條件，這將是個一定有利于學生本人，有利于學生家庭，有利于學生就讀學校，有利于社會的“創舉”。由此，也更好地解決了畢業生畢業后、就業前檔案管理存放的后顧之憂。這既可以說是如何打造好政府為畢業生就業提供有效的服務平臺，也可以說是如何打造好學生就讀學校為畢業生提供后續有效的服務平臺，需要各方面共同努力。