怎樣做好改制企業(yè)檔案管理工作

劉 靜

（哈爾濱投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立，企業(yè)的改制工作日漸深入。在企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制、政府轉(zhuǎn)變職能、我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制逐步向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)過渡的形勢(shì)下，企業(yè)人事制度的改革，也使企業(yè)人事檔案的管理相應(yīng)地遇到了一些新問題。這就要求我們面對(duì)現(xiàn)實(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案工作觀念，積極探索市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下國(guó)有企業(yè)檔案建設(shè)和檔案管理的新構(gòu)架和運(yùn)行方式，搞好企業(yè)檔案工作的改革，以全新的格局與之相適應(yīng)，順應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展的總趨勢(shì)。

一、正確認(rèn)識(shí)檔案在企業(yè)改制中的價(jià)值和作用

企業(yè)檔案作為企業(yè)的一種信息資源，已成為人們的共識(shí)。隨著企業(yè)管理體制的創(chuàng)新，單純的檔案資源已不能全面揭示企業(yè)檔案在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中的地位和作用，必須對(duì)其余理新認(rèn)識(shí)，樹立企業(yè)檔案資產(chǎn)的新觀念。

企業(yè)檔案作為企業(yè)信息的一種載體，與企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益直接相關(guān)，它既是企業(yè)廠房、設(shè)備、產(chǎn)品等各種有形資產(chǎn)的真實(shí)記錄和依據(jù)，又是企業(yè)專利權(quán)、非專利技術(shù)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、租賃權(quán)、商譽(yù)等無形資產(chǎn)的直接載體和憑證，企業(yè)檔案本身就是一種無形資產(chǎn)。它具有無形資產(chǎn)的特征和作用，是企業(yè)資產(chǎn)的一個(gè)組成部分，這在傳統(tǒng)檔案理論中從未明確過。

在建立以產(chǎn)權(quán)清晰為基礎(chǔ)的現(xiàn)代企業(yè)制度中，企業(yè)檔案在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評(píng)估、理順產(chǎn)權(quán)關(guān)系和防止國(guó)有資產(chǎn)流失等許多方面，起到了憑證、依據(jù)和參考作用，充分顯示了企業(yè)檔案在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中不可替代的作用。

因此，在對(duì)企業(yè)資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估的同時(shí)，必須認(rèn)清檔案在企業(yè)資產(chǎn)構(gòu)成中獨(dú)特的地位和作用，全面、準(zhǔn)確、科學(xué)地評(píng)估國(guó)有企業(yè)的信息資產(chǎn)，在企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)重組和企業(yè)股份制改造時(shí)，更應(yīng)對(duì)檔案資產(chǎn)做出公正合理的評(píng)估，防止國(guó)有資產(chǎn)，特別是檔案信息等無形資產(chǎn)的隱性流失。

作為企業(yè)法人，應(yīng)牢固樹立檔案資產(chǎn)的觀念，把檔案同其他無形資產(chǎn)放在同等重要的位置上加以重視，防止在產(chǎn)權(quán)變更、工作銜接、人員變動(dòng)中造成資產(chǎn)流失現(xiàn)象，確保企業(yè)資產(chǎn)的全面保值增值。

二、企業(yè)改制中檔案管理存在的問題

1、檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不規(guī)范

在企業(yè)改制中，存在著對(duì)檔案管理重視不夠的問題，突出表現(xiàn)為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)混亂和檔案資產(chǎn)的流失。第一，改制方案中，沒有涉及檔案管理的內(nèi)容，或者對(duì)檔案處置的規(guī)定不具體、不明確，可操作性不高。第二，改制過程中，對(duì)檔案資料的基本情況不做認(rèn)真調(diào)查，家底不清，心中無數(shù)。第三，針對(duì)企業(yè)改制中和改制后的檔案管理規(guī)章制度不健全，不按規(guī)定與程序移交檔案。第四，不同種類、不同要求、不同保管期限的檔案沒有區(qū)分；卷內(nèi)材料的種類不全或者順序不符合要求，沒有案卷目錄、卷內(nèi)目錄，或者目錄不規(guī)范；檔案管理?xiàng)l件達(dá)不到要求等。第五，未經(jīng)申報(bào)評(píng)估，就將國(guó)有和集體檔案資產(chǎn)無償轉(zhuǎn)讓，或者雖經(jīng)評(píng)估，但評(píng)估方法不合理，低估了檔案的價(jià)值等。

2、檔案權(quán)屬不明、流向混亂

企業(yè)改制使其所有制性質(zhì)發(fā)生了變化，檔案的所有權(quán)也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)移。但是，企業(yè)改制后，檔案的所有權(quán)空間歸誰享用，無論在理論研究中，還是在實(shí)踐層面上都有存在著明顯分歧。比如，有學(xué)者認(rèn)為，企業(yè)改制導(dǎo)致其檔案作為一個(gè)整體結(jié)束了運(yùn)動(dòng)，應(yīng)移交檔案館保管；另有學(xué)者認(rèn)為，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一部分，應(yīng)隨著企業(yè)資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移交給新的企業(yè)。檔案所有權(quán)的界定，關(guān)系到檔案安全和國(guó)有資產(chǎn)的流失問題。由于目前檔案法律法規(guī)在改制企業(yè)檔案界定問題上還沒有制定出非常細(xì)化的規(guī)范，導(dǎo)致在實(shí)踐中的各種差異。這一給檔案資產(chǎn)的管理留下了漏洞，另一方面也給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成了負(fù)面的影響。

3、檔案行政部門的監(jiān)督不夠

國(guó)家檔案局曾會(huì)同有關(guān)部門聯(lián)合下發(fā)了《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》，用以規(guī)范企業(yè)改制中的檔案管理工作。但是，這只是一個(gè)行政法規(guī)，而企業(yè)改制是一個(gè)司法過程，整個(gè)改制過程由相關(guān)部門主持，但這些部門對(duì)檔案管理并不熟悉，對(duì)檔案法律法規(guī)不了解，所以往往不能知檔案行政管理部門，使得檔案行政管理部門不能主持改制的部門，更不能按照法規(guī)對(duì)改制企業(yè)的檔案處置進(jìn)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)。同時(shí)，檔案行政管理部門本身也存在著缺乏責(zé)任心和使命感，不主動(dòng)、積極、及時(shí)介入企業(yè)改制工作，不愿意面對(duì)矛盾，不去搶抓改制企業(yè)檔案管理最佳時(shí)機(jī)的問題。

三、加強(qiáng)改制企業(yè)人事檔案管理的舉措

1、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，最終還是人才的競(jìng)爭(zhēng)。一個(gè)不重視加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的的企業(yè)，一個(gè)對(duì)人事檔案所蘊(yùn)藏的豐富的人才資源沒有充分認(rèn)識(shí)的經(jīng)營(yíng)者，怎么能發(fā)現(xiàn)人才、使用人才？又怎么能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中保持不敗？因此，作為一名優(yōu)秀的企業(yè)決策者，應(yīng)自覺提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，牢固樹立依法治檔的意識(shí)，把人事檔案工作作為企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作擺上位置，納入日程，規(guī)范管理，使改制企業(yè)人事檔案管理做到材料齊全、歸檔及時(shí)、規(guī)范有序。

2、嚴(yán)格制度，規(guī)范企業(yè)人事檔案管理。企業(yè)應(yīng)遵循國(guó)家制定的有關(guān)企業(yè)人事檔案管理的各項(xiàng)條例、規(guī)定，明確企業(yè)人事檔案管理權(quán)限，建立完善本企業(yè)人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，如企業(yè)人事檔案的移交和轉(zhuǎn)遞制度、索要制度、檢查核對(duì)制度、登記制度、保管制度等，按規(guī)定及時(shí)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做到權(quán)限明晰，避免產(chǎn)生“無頭檔案”。同時(shí)，要對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)的查閱、借用制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，以清除管理上的漏洞。

3、強(qiáng)化收集，豐富企業(yè)人事檔案內(nèi)容。為了適應(yīng)新形勢(shì)下人力資源開發(fā)的需要，應(yīng)積極、有計(jì)劃地把反映業(yè)務(wù)水平、技術(shù)水平、工作業(yè)績(jī)等方面的材料有目的地加以收集補(bǔ)充，不斷充實(shí)、豐富企業(yè)人事檔案內(nèi)容。如反映業(yè)務(wù)和技術(shù)水平、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果的鑒定、評(píng)價(jià)、論著目錄材料；反映成就貢獻(xiàn)、工作實(shí)際的考核、考察材料；反映學(xué)歷、專業(yè)培訓(xùn)方面的材料等，都屬于應(yīng)該收集補(bǔ)充的范圍。

4、做好開發(fā)利用，更好地為企業(yè)人事工作服務(wù)。一家企業(yè)在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，能否構(gòu)建企業(yè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，有效地開發(fā)利用人事檔案信息資源，在一定程度上決定著其成敗。企業(yè)檔案部門應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段，對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行篩選、整理、加工和利用，充分開發(fā)形成完整的企業(yè)人事檔案信息庫(kù)，構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，為企業(yè)管理者提供準(zhǔn)確的人事檔案信息，為企業(yè)管理和人才合理使用保駕護(hù)航。

5、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高企業(yè)人事檔案人員的素質(zhì)。人才是事業(yè)的基礎(chǔ)，做好新形勢(shì)下的企業(yè)人事檔案工作，必須擁有一支綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平過得硬的復(fù)合型企業(yè)人事檔案工作隊(duì)伍。企業(yè)人事檔案人員要淡泊名利，忠于職守，踏實(shí)工作，增強(qiáng)為企業(yè)人事檔案事業(yè)建功的責(zé)任心，要具有吃苦耐勞的精神，有較高的政治素質(zhì)和較強(qiáng)的服務(wù)觀念。同時(shí)，業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識(shí)也是不可缺少的。要努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握企業(yè)人事檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用等信息化科學(xué)知識(shí)，以適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作發(fā)展的需要。