如何實現檔案規范化管理思路探析

黃 雪

（黑龍江工程學院 黑龍江 哈爾濱 150050）

一、提高全員檔案意識是實現檔案規范化的前提

（一）檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。伴隨高等教育事業的發展,對檔案建設和管理工作提出了更高的要求強化檔案意識意義重大,在新形勢下實現現代化的檔案管理是高校檔案工作的最終目標。同樣，一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色,常常可以從檔案中反映出來。實現檔案管理的科學化、現代化，是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務。

（二）加大宣傳力度，提高全員檔案意識。首先，提高學校領導及檔案管理部門人員對檔案工作重要性的認識，進一步解放思想，更新觀念，適應新形勢，以開放、前瞻性的視角，在更高的層面上來籌劃學校檔案工作的建設方略，積極尋找檔案工作與學校中心工作的結合點，實實在在地幫助解決檔案工作中存在的問題和困難，使學校檔案工作適應學?？焖侔l展的需要。其次，強化師生員工的檔案意識。廣大師生員工是學校檔案的直接形成者，他們的檔案意識是保證學校檔案完整的基礎。學校應充分利用宣傳欄、板報、櫥窗、校報、廣播、校園網、知識競賽等載體形式，加強宣傳教育，提高大家對檔案和檔案工作重要性的認識，形成人人關心檔案、人人支持檔案工作的良好氛圍。

二、建立科學的管理體系是檔案規范化的保證

（一）明確歸檔制度。學院的檔案屬于學院所有，每個教職員工都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。相關人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。

（二）用標準化強化企業質量檔案動態管理。標準化是實現規范化、制度化和信息化的基礎和前提。堅持基礎工作標準化，就是要以標準化的要求來強化企業質量檔案的動態管理工作。經過多年的努力，各地的企業質量檔案基本已建立，目前主要是加強企業質量檔案的動態管理。要注意通過進一步統一登記軟件來統一數據標準，提高數據質量，提供高質量的統計分析；統一檔案管理標準，確保登記檔案完整、規范。要繼續通過自查和交叉檢查的方法，補充、完善解決歷史遺留問題，逐步實現企業質量檔案計算機管理；準確劃分企業類型，推行經營范圍用語標準化。

三、完善健全的規章制度是檔案規范化的源泉

（一）建立健全檔案管理制度。檔案工作規范化、標準化，是實現檔案管理的保證，建立健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。規章制度是檔案工作實現管理現代化的行為準則?！毒C合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。在工作中堅持照章辦事，才能確保檔案的質量。要根據擋案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行，建立健全各項規章制度，真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。并在實踐中逐步的加以完善，使檔案管理更具規范化、標準化、科學化。

（二）要規范檔案管理操作流程。嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質量。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以。同時，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都要嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。

四、創新檔案規范化管理方式

（一）服務經濟，積極開發檔案信息資源。檔案工作要服從和服務于經濟建設，就必須適應新形勢，經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，檔案工作要在經濟建設中發揮作用，關鍵在于開發檔案信息資源。通過開發檔案信息服務，使檔案工作的使用價值和作用充分體現出來，才能顯示出檔案工作的活力和生氣，我們要扭轉重保管，輕利用的觀念，以提價檔案信息服務取得的社會效益和經濟效益來衡量檔案工作。

（二）建立文檔一體化管理系統。實現辦公自動化環境下的文檔一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件和檔案工作的要求一同嵌人管理系統，實現前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案管理軟件所設置的OA接口，與高校文書部門連接，實現文檔一體化管理，確保電子公文及時高效、安全保密地運行，使文書部門文件整理與歸檔工作一次完成，避免重復勞動以提高工作效率，實現高校檔案為教學、科研、招生就業、評估與文化傳遞提供集約的便捷的服務。

五、結束語

做好高校檔案管理工作，有效地為學校的教學、科研等各項管理工作的建設和發展服務，這是學校檔案工作者義不容辭的職責。因此，學校檔案管理人員應積極探索新形勢下檔案管理的新模式，以提高檔案實體質量，為檔案實施規范化管理打下牢固的工作基礎。