淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

丁志榮

（黑龍江省鶴大公路管理處 黑龍江 雞西 158100）

在我國經濟社會不斷發展的今天，事業單位的規模、管理理念以及管理方式等都發生了巨大的變化，在這個變化過程中，檔案管理工作為保證其單位健康、積極發展發揮了巨大的作用。

一、當前我國事業單位檔案管理的現狀

結合我國事業單位檔案管理的實際情況來看，其多數事業單位在檔案管理活動中所存在的問題主要包括以下幾個方面：

1、檔案管理人員的素質參差不齊

在不同的事業單位，其單位領導者對檔案管理部門人員的配備和管理體系的設置各不相同，但從整體上來看，我國事業單位檔案管理人員普遍存在著對檔案管理的專業知識掌握不全，業務素質不高的問題，甚至有的事業單位領導還會給檔案管理人員分配更多的、不屬于其工作范圍內的任務，這便導致了檔案管理人員身兼數職，沒有足夠的時間和精力來從事檔案的管理工作，更沒有多余的時間去參加相關的業務培訓和學習，以便補回所自己缺失的業務能力。另外，還有一些事業單位的檔案管理人員所掌握和熟知的管理理論都是陳舊的、傳統的管理模式下的管理知識，而這些陳舊的管理知識和相關的管理手段已經不能再滿足于現代化形勢下的檔案管理，將傳統的管理手段運用到新型的管理體系中時，不但不會收獲良好的工作效益，甚至還會導致檔案管理工作效益低下，甚至出現重大失誤和差錯等問題。

2、事業單位領導者對檔案工作的重視度不夠

在生活中有一個詞叫“上行下效”，其主要是講上級領導或上層階級的人怎么做，下級工作者便跟著他們怎么做。且不說這個詞用在本文中是對還是錯，但是結合具體的生活來看，事業單位的檔案管理工作要想獲得更佳的工作效益，發揮其最大的社會服務功能，其初始工作便只能是先得到單位領導的重視和關注，只有事業單位的主要負責人和領導者對其工作產生重視，并下達相關的指標了，下級部門的工作人員才會服從上級命令并認真的執行。然而目前，我國事業單位領導者正是缺乏了這樣一種對檔案管理工作的重視，才導致其管理工作無法順利地開展。

3、檔案管理硬件條件不好

很多事業單位的檔案管理工作開展不順利不是因為其管理手段和管理理論的陳舊，也不是因為其管理人員的素質不高，更不是因為單位領導者的不重視……這些事業單位具備了所有的主觀條件，但唯獨缺少了客觀條件，即檔案管理硬件設施的配備。在這一類型的事業單位中，往往因為其單位的資金不足或者其他客觀因素導致其檔案管理無法實現科學化和規范化，既沒有配備相應的打印機、復印機以及電腦等最基本的硬件設備，也沒有現代化技術手段作支撐，更有甚者連最基本的檔案室都不具備。以上所述原因均是導致相關事業單位檔案管理工作無法正常、順利開展和進行的主要原因。

4、檔案信息的檢索效率不高

除了上面所提到的三種情況，還有另外一種情況導致了事業單位檔案管理工作的不順，即檔案信息的檢索效率不高。到目前為止，檔案的檢索方式一般有兩種，一是檔案人員進行手工檢索，二時利用計算機網絡系統進行自動檢索，但在實際操作中，事業單位的檔案信息檢索方式仍然以手工檢索居多。手工化的信息檢索不但會浪費檔案管理人員大量的工作時間，而且其檢索的速度和準確率都不高。比起計算機檢索來，手工檢索不僅獲得的信息量小，還費時費力，對檔案信息的利用功能造成了嚴重影響。

二、相應的解決對策和創新[1]

1、真正提高思想認識，切實加強組織領導

事業單位領導特別是主要領導一定要高度重視檔案管理工作.把它放在單位事業全局的高度來看待，并將其納入到單位黨委和班子會議議事日程。要建立檔案管理領導小組，由主要領導任組長，相關成員任成員，以加強領導，便于處理協調檔案管理中遇到的一系列問題。要定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，如果發現問題要及時解決，不要留下隱患。

2、加強培訓教育手段，提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員是連接檔案與利用者的重要橋梁，檔案人員的素質的高低，直接影響到檔案的利用在企業人心目中的形象好壞，也影響到本單位事業發展的快慢。所以，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵所在[2]。

3、加強檔案工作的基礎建設和硬件建設

檔案管理部門要積極爭取本單位主要領導的支持與幫助，做好檔案管理設施特別是關鍵設備的更新與維護，特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、OA辦公軟件等。要建立堅固的防火、防潮、防盜等專用檔案庫房，要配置鐵質檔案柜，同時抓好密碼使用和管理。

4、不斷建立、健全檔案管理規章制度，以求長效管理機制[3]

各個事業單位，要堅持規章制度的合理性、科學性和規范性，從本單位檔案管理工作的實際需求出發，研究制定相應的制度，避免人治，實現制度管理。要堅持“實用、簡明、高效率、可操作”的原則，實現規章制度的較好的操作性、方便實用性。要堅持獎罰分明，無論是管理者還是執行人，要堅持公平性、嚴肅性和平衡性，力求有過必懲、有功必獎。

5、認真做好事業單位檔案保密工作，防止失密、泄密

在基礎設施建設上，要在檔案管理房選址和建造等方面遵照國家的相關規定，做到檔案庫房、辦公室、閱覽室分開；庫房的管理上，要實現專人負責、專人看管；在人員隊伍建設上，檔案工作是一項政策性、業務性和技術都較強的工作，集服務性、保密性、科學性于一身，一定要選擇政治可靠、作風正派、責任心強、業務熟練的共產黨員從事干部檔案工作。

三、結束語

總之，檔案管理工作在事業單位是非常重要的，它記錄著本單位的重大事件和重要信息，承載著本單位發展的歷史，應當在人力、管理、制度、軟件和硬件等方面給予高度關注和支持，實現檔案管理的更好更快發展。

[1]張兵.淺析事業單位檔案管理現狀及創新對策[J].才智.2011(18)

[2]張萍.對檔案管理現狀及對策的幾點思考[J].孝感學院學報.2006(04).