新時期檔案的數(shù)字化管理

白玉艷

（黑龍江省鶴大公路管理處 黑龍江 雞西 158100）

一、檔案管理數(shù)字化是未來時期檔案管理的主要發(fā)展方向

檔案，其實質(zhì)是指在機關(guān)部門、企事業(yè)單位中所記錄和保存的，具有一定利用價值的文字、圖表、錄影等以各種類型的載體形式所保存下來數(shù)據(jù)、信息資源。因此，可以這么說，檔案其實就是由信息和其載體共同組成的一份歷史資料，且這份資料中所記載和記錄的信息都是已經(jīng)發(fā)生過的信息。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于其科學(xué)技術(shù)和電子設(shè)備的不發(fā)達，造成了檔案的管理對象多是紙質(zhì)文件、磁帶、光盤等主要的信息載體，檔案工作人員在對其信息進行保存和整理時，往往需要花費大量的時間和精力。而隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷引進和應(yīng)用，21世紀(jì)的檔案管理模式和管理理論逐漸變得成熟，數(shù)字化管理模式的引進更是為檔案管理人員省去大量不必要的管理事務(wù)，也在整體上提高了檔案的管理水平。

在高新科技如此發(fā)達與普及的今天，計算機用它強大的內(nèi)部功能贏得了人們的喜愛和贊賞，甚至將其應(yīng)用中的管理功能結(jié)合到檔案事業(yè)中，利用計算機軟件系統(tǒng)對檔案信息資料進行搜集、整理、存儲以及檢索、提供利用等多方面的數(shù)字化處理，在保證了傳統(tǒng)檔案管理的真實性、豐富性以及可利用性的基礎(chǔ)之上，徹底提高了檔案管理的管理水平，實現(xiàn)了檔案資源的在線共享。在信息化技術(shù)發(fā)展如此快速的今天，傳統(tǒng)的手工化檔案管理模式已經(jīng)不能再滿足時代的需求，新時期下的數(shù)字化檔案管理必將成為未來檔案管理的主要發(fā)展方向。

二、檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的必要性

傳統(tǒng)的手工化檔案管理模式在我國盛行了很久，而且在當(dāng)下的不少企事業(yè)單位或其他機關(guān)部門中，還可以看見手工化檔案管理的影子。從利益的角度來說，傳統(tǒng)的手工化管理存在著較多的缺點，如檔案管理工作的效率極其低下；保密工作不到位，導(dǎo)致信息的保密性較差；檔案信息的查找以及提供利用時，所需要花費的時間太長，工作量太大等等，這樣的管理模式使得檔案管理工作完全無法正常、有效的開展，其管理水平與其他國家相比，也一直處于落后階段。然而，當(dāng)計算機軟件技術(shù)引入之后，檔案管理工作的工作效率得到了大大的提高，尤其是在信息的檢索、查詢方面，計算機所具有的自動搜索功能為工作人員省去了大量的不必要事務(wù)，不僅縮短了信息的查詢時間，還增加和豐富了所查詢資料的內(nèi)容量，為檔案利用者提供了更為可靠的檔案資料，并增大了檔案信息資源的利用率。檔案管理數(shù)字化所具備的具體功能如下：

1、提高企業(yè)的經(jīng)濟效益

社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人雖和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使企業(yè)成本大幅增加。而數(shù)字化檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2、提高檔案的利用率

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案利用效率。

3、提高管理工作的辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對象繁多.且具有很強的流動性，如職工人廠、退休、調(diào)動等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查詢。通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況，同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。

三、檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

1、文書處理過程和歸檔實現(xiàn)數(shù)字化管理

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定伺詞時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程亭會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。

2、建設(shè)系統(tǒng)工程

檔案電子化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。由于日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲，高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶雙備份的解決方案。

3、建立信息技術(shù)支撐系統(tǒng)

（1）系統(tǒng)應(yīng)具有良好的平滑升級能力

通過光纖連接磁盤陣列，保證系統(tǒng)的高性能。通過增加擴展模塊提高系統(tǒng)的存儲容量。存儲系統(tǒng)(包括磁盤陣列)應(yīng)具有較高的可擴展性，可在線擴容，有很好的保護功能。

（2）系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性

所采用的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全是冗余設(shè)計(如陣列控制器、后端2條光纖環(huán)路、電源、風(fēng)扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤等)，不存在單點故障，確保整套系統(tǒng)的安全運行。磁盤陣歹啊采用不同的PAID保護級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。

四、結(jié)束語

數(shù)字化檔案的管理、研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息眼務(wù)職能轉(zhuǎn)變。今后，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的進一步發(fā)展，信息高速公路的進一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會得到更好的發(fā)展。

[1]羅幼明.淺析事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].才智.2009(03).

[2]李亞平.淺析檔案數(shù)字化建設(shè)[J].漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報.2007(04).