淺談檔案對企業發展的重要作用

王冬梅

（哈爾濱民政工業總公司）

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是人類在社會實踐活動中直接形成的原始的歷史記錄，是蘊藏著豐富歷史信息資源的知識寶庫。熟知的各種記載為后人研究古代歷史、推進現代文明提供了捷徑，而在現代企業，檔案的作用更是不容忽視。它反映企業生產技術活動和經營活動全過程的各種原始記錄，是企業的一種有形資產，同時，新時期賦予檔案新的意義，即它可以體現企業的無形價值，是企業的一種無形資產。有形與無形的結合，使企業檔案的價值和地位與日俱增，使檔案對企業發展起著十分重要的作用。

一、檔案在企業發展中的重要作用

提起檔案，我們并不陌生，它就在我們的生活中，而且與我們息息相關。如：我們的養老保險記錄、婚姻記錄、存款記錄、房產記錄等，這樣都屬于檔案范疇，但只是檔案中的幾種。就一個企業來說，檔案包括的范圍也很大，有文書檔案、人事檔案、財務檔案、科技檔案、聲像檔案和電子檔案等。但它們倒底有什么作用呢？作為檔案管理人員，我常聽到周圍有人這樣說過：把不用的東西放到檔案室，反正那里很大。說明什么呢，一方面只能說明很多人對檔案有著錯誤的認識，認為檔案和廢紙的作用差不多。另一方面也說明檔案的作用和價值未被人們認可。其實，檔案在企業的作用是很大的。

（一）它是企業日常管理的依據。企業檔案是企業知識水平和管理經驗的長期積累，有著較強的連續性，作為企業管理工作的基礎和條件，同時也是企業經營、發展和提高的重要資源和保障信息。比如：有兩家公司，是由一家公司分立而成，因原屬同一公司，所以，曾經因為貸款問題而相互擔保，而且資產方面界定不清。后來，一家越干越大，一家維持經營，因銀行要求維持經營企業限期償還貸款，但該企業無力償還，而訴之法院，另一家企業因此而承擔了連帶責任，而且因為兩家資產歸屬問題不清晰而造成越干越大的企業最后承擔了全部責任。其實很多人還不知道檔案在企業中的作用，因此，對檔案管理也就未引起重視，一些單位甚至出現過檔案失竊、失密的現象，給企業的正常工作造成不可換回的損失。

（二）它是企業改制及改制后再發展的護身符。企業檔案在改制中起到了不可估量的作用，作為真實的歷史資料，為企業的改制提供了真實可靠的數據，也保證了國有資產的不流失。與此同時，也保證了改制后民營企業的合法權益。

一是保證被改制企業和員工的利益。企業改制前的關于廠房、經營、土地使用等檔案資料，可以使改制有據可查，有法可依，從而企業改制得以順利進行。有這樣一個例子，有一個企業過去效益好時，職工按效益開工資，比起同行業中的其他企業，職工的收入是很高的。后來，企業效益逐年下滑，甚至最后只能靠房租收入維持，企業決定減發職工工資，僅發放最低標準。財務人員在做工資表時，由于疏忽沒有體現出原應發工資和減發工資兩項，只把實發工資一項體現出來，企業和職工都沒有發覺什么問題。幾年后，企業面臨改制，當有關部門來審定時，只能把實發工資一項作為經濟補償金標準，因減發工資在工資表中沒有體現，因此，既不能做為職工內欠，又不能計算至經濟補償金中。至此，企業和職工都悔之晚已。

二是保護改制后民營企業合法權益。改制后和改制中的企業檔案都是企業資產權益的具有法律效益的原始憑證。一些改制后的企業由于采用先進工作管理方式突飛猛進的發展，不斷產生新的債權和債務，要保護好自己企業的既得利益和應享受的合法權益，及時解決好債權問題和債務問題，以及企業和企業之間的經濟糾紛，還有企業與職工之間的勞動糾紛等問題，就必須把檔案管理工作做到最好，使這個憑證得以長期的保存并保證準確性和真實性，保證改投制后民營企業的合法權益。

（三）它是無形資產的體現。什么是無形資產呢？有個有趣的例子，記得莫言剛剛獲得諾貝爾文學獎后，山東一個不知名的酒廠生產名為莫言醉的酒突然出名了，當然是借著名人效應，但當大家都夸著廠家是預言莫言能獲獎才為酒如此命名時，廠家坦言，這是酒名是從個人手中買來，而那個人是在幾年前只用一千元進行的商標注冊，并取得了專利，誰想到莫言一獲獎，這個專利價格陡然上漲，廠家也是相中這個效應才肯花大價錢買來的。通過以上的例子，大家對無形資產都有了一個了解，無形資產指的是商標注冊權、專利權、企業的商譽和形象等，而這些摸不著、看不到的東西都可以通過摸得著、看得到的檔案表現出來。

二、保護企業檔案的有效手段

（一）做好企業檔案保管工作。一是檔案保護技術工作要貫徹“以防為主，防治結合”的原則，與相關學科相互借鑒的原則，不斷探索追求創新的原則。其中，防的技術是防止和減緩各種不利因素對檔案制成材料的破壞作用，改善檔案的保管條件，如庫房溫濕度的控制與調節、防光、防塵、火、有害氣體、有害微生物；建造符合國家標準要求的庫房。治的技術是對已經損壞或存在不利永久保存因素的檔案進行技術處理，修復已被損壞的檔案，最大限度地恢復其歷史原貌，增強抵抗外不利因素的能力。如去污、酸、加固、修裱及字跡、影像、聲音的恢復技術。二是對檔案管理人員提出要求。比如：檔案管理人員要有一定的職業道德、愛崗敬業、腳踏實地、嚴守機密、精益求精及相應的業務知識，能夠勝任本職工作。三是做好基礎工作，為檔案的保管和利用提供便利條件。比如引起領導對檔案工作的重視，加大對檔案工作的資金投入，使檔案工作逐步走向現代化，對檔案管理人員可按其對企業貢獻大小進行獎勵，以鼓勵他們的工作熱情。利用這些舉措使檔案工作在“有形”上取得顯著成效。

（二）做好企業檔案開發和利用工作。在做好基礎工作的同時，要重視檔案作為無形資產給企業帶來的價值。應該做到以下幾點：一是創品牌，提高無形資產價值。“莫言醉”出名只是個巧合，而企業應該從中悟出一個道理，品牌會使無形資產的價值提高。二是做好無形資產的宣傳。要利用媒體等各形式加大產品的宣傳力度，讓產品有聲有名，家喻戶曉。三是做好無形資產的保護。一個企業要站穩市場，就要有一個叫得想的品牌，而這個品牌也必須受到法律保護。娃哈哈集團在商標注冊時，將“娃哈哈”“哈哈娃”“哈娃哈”等全部注冊，防止有不良企業的冒牌沖擊。四是做好無形資產的價值提升。三聚睛氨、蘇丹紅、地溝油……，用這些觸目驚心的東西加工的產品雖然讓企業在近期獲得了一些利益，但也讓消費者對這些生產企業失去了信心，長遠看來，這些企業必須會失去消費市場。所以，注重企業信譽，維護企業形象，才能用真誠換得消費者對企業產品的支持，無形資產價值也會大幅提升。。

由此看來，企業檔案可謂是廣大職工勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的忠實記錄和客觀評價，有成功的經驗總結，也有失誤的教訓歸納。毫無疑問，它是知識、財富、資產，是企業文化的重要組成部分，具有不容忽視的價值和使用價值。