醫(yī)院設備檔案管理探析

肖鵬岐

（牡丹江市婦女兒童醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

醫(yī)療設備是醫(yī)院現(xiàn)代化程度的重要標志，是醫(yī)療、科研、教研、教學工作最基本要素，也是不斷提高醫(yī)學科學技術水平的基本條件。目前，臨床學科的發(fā)展在很大程度上取決于醫(yī)療設備的發(fā)展，甚至起決定性作用。醫(yī)療設備檔案管理是設備管理的基礎，是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，其管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質量和技術水平，所以加強醫(yī)療設備檔案管理是非常重要的。

一、設備檔案管理的基本內(nèi)容

（一）建立并不斷完善管理組織

成立由主管副院長直接領導的設備檔案管理小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡。設備部門應確定一人分管設備檔案工作，并配備兼職檔案員，明確工作管理目標和職責，負責設備文件材料的收集、積累、整理、立卷、歸檔移交工作。醫(yī)院應將設備檔案管理工作作為醫(yī)院目標管理責任制的一部分，加強管理。

（二）確定設備檔案的歸檔范圍

要結合醫(yī)院實際情況，根據(jù)設備檔案的相關管理要求，明確醫(yī)療設備檔案管理的歸檔內(nèi)容。歸檔內(nèi)容如下：

1.申購過程中形成的資料包括申請報告(表)、論證表、審批報告與批復文件；招標、評標記錄或采購談判記錄、產(chǎn)品生產(chǎn)注冊證、銷售商品的經(jīng)營許可證、訂貨合同、到貨驗收報告、發(fā)票復印件(原件保存在財務檔案中)、協(xié)議書、裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告、索賠記錄等。享受國家免稅政策的進口設備，除了上述材料外，還應包括電機設備進口證明、海關免稅證明、報關單、外貿(mào)合同、質量保證書、發(fā)票復印件、商檢報告等。

2.設備技術資料產(chǎn)品樣本、使用和維修手冊、線路圖及其他有關資料。

3.管理資料操作規(guī)程、維護保養(yǎng)制度、應用質量檢測、計量信息、使用維修記錄、可疑不良事件的報告及調(diào)劑、報廢處理記錄等。

（三）廣泛收集設備材料

每一種醫(yī)療設備從申購到報廢都經(jīng)過購置、安裝、轉移、報廢4個階段，設備檔案管理工作應隨著設備的變化而進行跟蹤收集相關資料，認真把關。

1.設備開箱驗收時，檔案管理人員應參與設備的開箱驗收，并將有關資料收集整理好。

2.設備的安裝和調(diào)試階段，隨時收集資料，如操作人員需參考操作手冊，應當場編碼編頁，并隨時辦理借閱手續(xù)。

3.根據(jù)各部門、各階段設備文件的形成規(guī)律及各自的歸檔范圍，有效的進行收集。

4.將收集來的資料逐一進行分類、編目、登記和編制檢索工具，以方便利用。設備文件材料一般歸檔一份，重要和經(jīng)常使用的應酌情增加副本。

二、設備檔案管理的要求

醫(yī)院對醫(yī)療設備應堅持集中統(tǒng)一管理的原則，全面反映設備管理和儀器設備項目從立項申購到改造處置的全過程，確保儀器設備檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全。

（一）真實性

檔案資料收集的應是原始資料。在醫(yī)療設備管理的各個環(huán)節(jié)中，應隨時收集各種原始資料。如因客觀原因只能得到復印件時，則必須驗證復印件的真實性和注明復印件的提供者，以備查證。

（二）完整性

檔案資料必須根據(jù)內(nèi)容要求進行收集、整理并裝訂成完整的檔案資料。檔案目錄與實際檔案資料內(nèi)容、數(shù)量必須相符，不能缺少。一般情況下原始資料不能外借，而應以復印件方式借出。當原始資料必須借出時，應嚴格手續(xù)，限期歸還，防止流失。

（三）動態(tài)管理

醫(yī)療設備在整個應用周期中，隨時會有新的資料產(chǎn)生，如設備維修、檢測、計量記錄、各種保修合同等。因此應該注意檔案內(nèi)容動態(tài)更新，檔案文件目錄中的內(nèi)容均要求及時更新。設備檔案的保管期限分為長期和與設備共存兩種。此外，對需調(diào)撥出醫(yī)院或報廢的設備，相應設備檔案由醫(yī)院檔案室與設備管理部門、設備保管使用部門共同組成的鑒定小組鑒定后，進行銷毀或隨機調(diào)出。

三、醫(yī)療設備檔案工作的重要性

醫(yī)療設備檔案是醫(yī)院對固定資產(chǎn)管理的重要憑證。醫(yī)療設備在一定的時間內(nèi)，從開始購置到正常運行，直至最終報廢，有一個循環(huán)周期的使用過程。醫(yī)療設備檔案是指所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種技術性和非技術性的載體資料。醫(yī)療設備檔案的主要價值，有著促進醫(yī)療水平可持續(xù)的發(fā)展，提高醫(yī)院的綜合管理優(yōu)勢的作用。例如，在設備使用規(guī)劃中，醫(yī)療設備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫(yī)院主管領導的決策，合理配置醫(yī)療資源，防止貴重儀器閑置浪費、杜絕盲目引進和重復購置。在設備采購及售后服務中，醫(yī)療設備檔案能夠提供具有法律依據(jù)的“合同書”，根據(jù)合同條款的約定，保障醫(yī)院的合法權益不受損害。在醫(yī)療設備日常運行中，醫(yī)療設備檔案能夠提供詳細的技術資料，為日常維護和故障檢修工作帶來極大的幫助，保證醫(yī)療設備的安全和穩(wěn)定運行。在醫(yī)療設備報廢審核中，醫(yī)療設備檔案能夠提供真實的原始資料，發(fā)揮其功用，合理報廢資產(chǎn)，防止醫(yī)療資源浪費。真正把醫(yī)療設備的立項采購、基本情況、監(jiān)測檢查、故障維修、日常維護、大型維修、報廢等情況真實地反映在設備檔案中。

所以，建立完整的醫(yī)療設備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發(fā)揮醫(yī)療設備檔案在醫(yī)療、教學、科研中的作用。為了保證醫(yī)療設備的正常運作，管好用好設備，在設備檔案具體管理中，要把醫(yī)療設備檔案視為晴雨表。使其真正融入監(jiān)督醫(yī)療設備管理、跟蹤醫(yī)療設備服務、維護、維修醫(yī)療設備正常運轉的整個環(huán)節(jié)和全過程中。

總之，檔案管理人員應努力保證設備檔案內(nèi)在質量的穩(wěn)定性，防止檔案形成部門和個人隨意操縱的短期行為。要以主動、積極、周到的服務來保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案在設備管理工作中的重要作用，使醫(yī)院各種設備的技能得到充分發(fā)揮，促進醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

[1]尤玉玲.淺談醫(yī)療設備的檔案管理[J].醫(yī)療裝備，2012（03）.

[2]章碧君.縣級醫(yī)院設備檔案管理探索與思考[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2012（06）.